Voor tips en informatie over thuiswerken, klik hier.

Microsoft Office 365 versus Google G Suite

De clash tussen de titanen

Microsoft Office 365 versus G Suite, beide office pakketten, maar welke je nu moet kiezen is een lastige keuze. Het bedrijfsleven maakt massaal de overstap naar de cloud en moet daarbij kiezen tussen deze twee grote aanbieders.

Als er een onderwerp is waar op dit moment veel onderzoek naar gedaan wordt, is het wel het verschil tussen deze twee. Ondanks dat er wat andere partijen zijn die ook kantoorautomatisering aanbieden, blijkt in de praktijk het meestal wel te gaan tussen Office 365 en G Suite.

We vertellen je hier alle verschillen van de twee pakketten, tot in de details zodat jij een goede beslissing kunt maken welk pakket het beste bij jullie bedrijf past. En mochten er daarna nog vragen zijn of wil je even sparren; schroom niet om ons te contacten!

Wat gaan we je allemaal vertellen?

Tussen de Office omgeving van Microsoft en Google zijn er een aantal overeenkomsten maar ook een aantal grote verschillen. We nemen je mee in de verschillen en de overeenkomsten tussen de twee om je zo in de gelegenheid te stellen een verstandige keuze te maken in jouw overstap naar de cloud.

We hebben het over hoe de IT voorheen was, de implementatie in een draaiende organisaties, veiligheid, privacy en beheer. Als laatste kijken we hoe andere bedrijven het aanpakken. Zo ontstaat er een compleet beeld van alle belangrijke factoren in het beslissingsproces.

Gemakkelijk klikken

Heb je op een aantal onderwerpen al antwoord en wil je direct door naar de andere onderwerpen? We maken het graag makkelijk voor je en geven je de mogelijkheid om direct door te klikken naar het onderwerp waar jij meer over wilt lezen.

Waarom zijn dit de grote namen in kwestie?
Hoe is het tot nu toe altijd gegaan?
Vergelijken: Hoe zien de twee office pakketten er eigenlijk uit?
Kan ik het ergens testen?
Is het veilig?
Is het stabiel?
Hoe is de privacy geregeld?
Hoe doen anderen het
Hoe ziet de toekomst eruit
De prijsvergelijking
De keuze voor Microsoft Office 365
De keuze voor Google G Suite
Concluderend: wat is wijsheid?

Waarom zijn dit de grote namen in kwestie?

Microsoft Office is tot op heden de meest gebruikte Office omgeving in het bedrijfsleven en is bekend bij vrijwel iedereen. Google is vanuit een ander uitgangspunt in de ring gestapt met een alternatief: webbased werken, waarbij het volledig focust op digitaal samenwerken.

Microsoft Office is 25 jaar oud en Google G Suite 10 jaar. Maar waar Microsoft vooral de focus had op de IT die de meeste kennen, is G Suite direct webbased gegaan en loopt dus een flink aantal jaren voor op Microsoft op dit gebied.

Steeds meer grote namen stappen over

Steeds meer grote namen maken de keuze om van Microsoft Office over te stappen naar Google G Suite. Denk hierbij aan bedrijven zoals:

  • Randstad
  • Coolblue
  • PWC
  • Schiphol
  • booking.com
  • Boeing (US)
  • Carrefour (FR)
  • Decathlon (FR)
  • Spotify (SE)
  • Netflix (US)
  • Twitter (US)

Deze bedrijven werken al jarenlang met Google G Suite. De lijst toont aan dat G Suite wordt gebruikt door “the best of the best”. Dit zijn geen bedrijven die over een nacht ijs zijn gegaan, ze hebben grondig hun onderzoek gedaan naar zowel Office 365 als G Suite waarbij een winnaar naar voren is gekomen. G Suite stelt hen beter in staat die moderne webbased omgeving te hebben waarbij samenwerken cruciaal is.

Presis - wat is G Suite - Netflix

Presis - Microsoft office 365 versus Google - Spotify

Presis - Microsoft office 365 versus Google - Randstad

Presis - Microsoft office 365 versus Google - Schiphol

Presis - Microsoft office 365 versus Google - Twitter

Presis-G-Suite-Microsoft-office-365-versus-Google-G-Suite-Coolblue


Hoe is het tot nu toe altijd gegaan?

Microsoft is jarenlang heer en meester geweest in de kantoorautomatisering. Omdat iedereen het gebruikte, was het lange tijd de vanzelfsprekende keus. Er hoefde niet nagedacht te worden omdat Microsoft Office de enige optie was.

De Nokia telefoon

Deze gewoonte heeft grote overeenkomsten met de mobiele telefoon aanbieder Nokia. Tot ongeveer 15 jaar geleden had vrijwel iedereen een Nokia telefoon. Wanneer deze aan vervanging toe was koos je weer een Nokia zonder daar lang over na te hoeven denken. Misschien dat je een ander model of een andere kleur koos, maar een ander merk was uit den boze.

Webapplicaties

Ongeveer 10 jaar geleden is de ontwikkeling van intelligente webapplicaties goed op stoom gekomen. De web- en internet-technologie was toen voldoende ontwikkeld om daar applicaties voor te ontwikkelen. Misschien heb je er nooit bij stilgestaan maar;

  • Gmail is bijvoorbeeld al meer dan 10 jaar oud
  • De iPad viert dit jaar zijn 10e verjaardag
  • De iPhone wordt dit jaar 13 jaar oud.

In de afgelopen 10 jaar zijn er meer technologische veranderingen geweest dan in de 40 jaar daarvoor.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Coderen en ontwikkeling

De kern van het verschil

Tussen Microsoft en Google zit een duidelijk verschil in uitgangspunt. Waar de Microsoft oplossing vast blijft houden aan de desktop heeft Google ervoor gekozen om desktop-onafhankelijk te zijn en geheel in een webbrowser te werken. Dit is de kern van het verschil in het uitgangspunt van de twee grote namen, waar beide invullingen specifieke voor- en nadelen hebben.

De desktop als uitgangspunt van Microsoft Office 365

Met een desktop wordt een computer bedoeld waarop een besturingssysteem draait en je programma’s eerst moet installeren voor je deze kunt gebruiken. Dit kan bijvoorbeeld een laptop zijn, maar ook een desktop of een virtuele desktop, de zogenaamde terminal of citrix server. Tot op heden is het werken met een desktop waar de meeste mensen aan gewend zijn.

De opkomst van webbased werken

Omdat de web-technologie de afgelopen 10 jaar sterk ontwikkeld is, is het nu mogelijk om webbased te werken. Dat wil zeggen dat de applicaties in een webbrowser draaien. Grote webapplicaties in de vorm van bijvoorbeeld boekhoudpakketten zoals Exact Online hebben aangetoond dat er geen grens is aan de complexiteit van applicaties die in een webbrowser kunnen draaien.

Het grote voordeel van webbased werken is dat je niet meer afhankelijk bent van een vaste computer. Je kunt werken op ieder apparaat met een webbrowser, wat enorm veel vrijheid en gebruiksgemak geeft. Het maakt ook niet uit op welk besturingssysteem de computer draait. Of het nu Windows, MacOS, Linux of ChromeOS is, je kunt er op dezelfde manier op werken. Omdat er niets meer lokaal nodig is, op de webbrowser na, wordt de computer ook een stuk minder belast dan bij het werken met desktop applicaties. Hierdoor blijft hij sneller.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Apparaten onafhankelijk

Microsoft is ook begonnen, Google ligt voor

Microsoft is inmiddels ook begonnen aan de verdere ontwikkeling van webbased software en applicaties. De desktop applicaties van Microsoft zijn heel ver ontwikkeld maar in de webapplicaties wereld ligt Google duidelijk voor op Microsoft. Een voorbeeld hiervan zijn de laadtijden en real-time synchronisatie bij het samenwerken in G Suite. Bij Microsoft valt er op deze onderwerpen nog winst te behalen.

Online samenwerking

Een belangrijk verschil tussen desktop werken en webbased werken zijn de mogelijkheden op het gebied van samenwerken. Wanneer je werkt met een desktop applicaties zoals Word zie je al gauw dat er verschillende versies van een document zijn.

Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Word meerdere versies

Onhandig, maar het is technisch niet mogelijk met Word als desktop applicatie om met twee desktops tegelijk in hetzelfde document te werken. Wanneer je dat probeert krijgt de ander de ‘is al in gebruik’ melding te zien.

Bij het werken met web-documenten is dit wel mogelijk. Wanneer je dit niet gewend bent klinkt het nog een beetje onwennig, maar zodra je er een paar keer mee hebt gewerkt wil je niets anders meer. Geen versiebeheer meer en realtime updates van je documenten. Het digitaal (realtime) samenwerken wordt steeds geliefder en verder ontwikkeld.


Vergelijken: Hoe zien de twee office pakketten er eigenlijk uit?

Outlook versus Gmail
Microsoft Word versus Google Documenten
Microsoft Excel versus Google Spreadsheets
Microsoft Powerpoint versus Google Presentaties
Microsoft fileserver versus Google Drive
Google Drive versus Microsoft OneDrive
Microsoft Skype for Business vs Google Hangouts Meet

Outlook versus Gmail

Outlook is het programma dat voor de meeste mensen het bekendst zal zijn, met een vertrouwde interface die vrijwel onveranderd is gebleven in de laatste 20 jaar. De laatste grote verandering was dat het ‘dropdown menu’ vervangen is door een ‘lint’.

Gmail kenmerkt zich door eenvoud. Het streven van Google is om het scherm zo rustig mogelijk te krijgen. Dus als het geen zin heeft om iets te laten zien, zal Gmail dat ook niet doen. Door die filosofie rigoureus te hanteren heeft Google een schone en overzichtelijke inbox gebouwd.

Presis Outlook versus Gmail - Outlook

Microsoft Outlook

Presis Outlook versus Gmail - Gmail

Google Gmail

Google heeft het zoeken uitgevonden

Een ander voordeel is dat Gmail niet op de desktop draait en dat komt het ‘zoeken’ ten goede. Door middel van de krachtige zoekfunctie van Google kan iedere e-mail nog gewoon snel en eenvoudig teruggevonden worden als het opgeslagen of gearchiveerd is. Dit bespaart zeeën van tijd en energie. Google heeft het zoeken uitgevonden en deze kracht vind je ook terug bij het gebruik van Gmail.


Microsoft Word versus Google Documenten

Microsoft Word zal voor de meeste mensen weinig toelichting nodig hebben. Google Documenten ziet er eigenlijk uit als Word, alleen dan met een dropdown menu en een stuk frisser en schoner.

Het grootste verschil met het werken van beide tekstverwerkers is dat je in Word iets meer opmaakmogelijkheden hebt en in Google Documenten je optimaal real-time kunt samenwerken met meerdere mensen tegelijk.

Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Word

Microsoft Word

Microsoft Office 365 versus Google G Suite - google docs voorbeeld

Google Documenten

Samenwerken

Nu is het realtime samenwerken ook mogelijk met de webbased versie van Microsoft Word. In de praktijk blijkt dat er wel verschil tussen beiden zit in de snelheid van synchroniseren bij aanpassingen, wat het gebruiksgemak aanzienlijk vermindert. Zodra je geavanceerdere functies nodig hebt dan zul je moeten schakelen naar de desktop applicatie.

Presis thuiswerken COVID 19 - samenwerken in bestanden

Presis thuiswerken COVID 19 - samenwerken in bestanden

Samengevat
Microsoft Word heeft meer opmaakmogelijkheden en je zult versiebeheer van documenten moeten bijhouden, Google Documenten is gemaakt om samen te werken in één document.


Microsoft Excel versus Google Spreadsheets

De verschillen tussen Microsoft Excel en Google Spreadsheets zijn van een andere orde. Qua functies ligt Google Spreadsheets al ruimschoots voor op Excel en ook de mogelijkheden voor externe koppelingen en analyse zijn beter ontwikkeld in Google Spreadsheets.

Verder heeft Google Spreadsheets ongeveer 150 functies meer dan Excel waarbij er ongeveer 25 functies in Excel zitten die nog niet in Google Spreadsheets zitten. Als webapplicatie ligt de grens voor het aantal cellen in Google Spreadsheets op 400.000. Bij de desktop versie van Excel ligt deze grens hoger.

Microsoft Excel voorbeeld

Microsoft Excel

Google Spreadsheets voorbeeld

Google Spreadsheets

Samengevat
Voor 95% van het gebruik van Microsoft Excel zal er geen verschil ervaren worden met Google Spreadsheets. Het is wel zo dat sommige functies in de twee applicaties anders genoemd zijn. Gelukkig zijn deze verschillende namen gedocumenteerd, waardoor je met een snelle zoek in google direct geholpen bent.


Microsoft Powerpoint versus Google Presentaties

De laatste is het presentatieprogramma. Ook hier zijn er in het verleden alternatieven voor ontwikkeld zoals Prezi, maar die hebben het uiteindelijk niet gered. Het model van Powerpoint is de standaard.

Het verschil tussen Microsoft Powerpoint en Google Presentaties is verwaarloosbaar. Dit zijn visueel ook nog eens de applicaties die het meeste op elkaar lijken. Als je beiden opent dan moet je twee keer kijken om te zien in welke je zit te werken.

Microsoft Powerpoint voorbeeld

Microsoft Powerpoint

Google Presentaties voorbeeld

Google Presentaties

Het is overigens mogelijk om je Google Presentaties slides offline te zetten in het geval dat je ergens moet presenteren waar je niet over internet beschikt. Niet dat dat tegenwoordig veel voorkomt, maar het is wel fijn om te weten dat het mogelijk is.


Microsoft fileserver versus Google Drive

Het laatste grote onderdeel is de opslag van bestanden. Je zult begrijpen dat beide programma’s goed uitgerust zijn om naadloos met hun desbetreffende pakket te kunnen werken.

Microsoft OneDrive voorbeeld - Microsoft Office 365 versus Google G Suite

Microsoft OneDrive

Google Drive voorbeeld - Microsoft Office 365 versus Google G Suite

Google Drive

Opslag bij Google: Google Drive

Google Drive is de ‘Dropbox’ van Google. Het werkt in grote lijnen hetzelfde: je hebt een stukje schijfruimte op het internet die je kunt synchroniseren met je desktop. Uiteraard is het ook mogelijk om geheel webbased te werken in je Google Drive. De bekende menu-boom zoals die in Windows gebruikt wordt is ook terug te vinden in Google Drive.

De hoeveelheid bestanden die een bedrijf opslaat neemt exponentieel toe. Om het juiste bestand terug te vinden wordt het belang van een goede zoekfunctie steeds groter. Zoals eerder gezegd heeft Google het zoeken uitgevonden en ook hier weer ondervind je de voordelen. De zoekfunctie van Google Drive is dan ook ongeëvenaard en zorgt ervoor dat je uit een enorme hoeveelheid bestanden snel het juiste bestand kunt vinden.

Microsoft Office 365 versus Google G Suite drive file stream voorbeeld

Opslag bij Microsoft: Sharepoint & OneDrive

Microsoft Sharepoint

Microsoft heeft twee oplossingen voor de file-server. De eerste is Sharepoint en de tweede is OneDrive. OneDrive is de ‘Dropbox’ invulling van Microsoft, waar Sharepoint meer is bedoeld als centrale plek om informatie te delen. Met betrekking tot het gemak en gebruiksvriendelijkheid van Sharepoint zijn de meningen verdeeld. Het is wel de oplossing die geïntegreerd is in de Microsoft Office 365 omgeving.

Microsoft OneDrive

Microsoft heeft als storage oplossing OneDrive geïntroduceerd. Deze zit in dezelfde lijn als Dropbox en Google Drive. Het is een ‘harddisk’ in de cloud die je via een lokale client kunt koppelen aan je desktop.

Google Drive versus Microsoft OneDrive

Niet alleen in naam maar ook in functie lijken deze twee applicaties behoorlijk op elkaar. Er zijn slechts een paar kleine verschillen te ontdekken.

  • Google Drive is beter in zoeken
  • Microsoft OneDrive is beter in het synchroniseren van grote bestanden

Beiden hebben een lokale en een web interface, mobiele apps en de mogelijkheid om bestanden via deelbare links met andere mensen te delen. In de kern is het een ‘harddisk op het internet’ die gekoppeld wordt aan je computer, met als doel om bestanden op te slaan. Het wordt niet veel spannender dan dat.

Opslagcapaciteit

Er is wel op een ander vlak een verschil tussen de opslag oplossingen van Microsoft en Google. Google biedt namelijk unlimited storage versus Microsoft met 1 TB per user. Je moet aan twee voorwaarden voldoen:

Dan wordt het opslaglimiet van je Google Drive gezet op unlimited. Deze optie wordt niet geboden door Microsoft OneDrive of Sharepoint.

Samengevat

Beide oplossingen hebben een file-server die in staat is om de traditionele lokale fileserver te vervangen. Beide kunnen ook als een “harde schijf” met een letter gekoppeld worden en zijn web based te benaderen. In praktisch gebruik zijn er verschillen in gebruiksgemak, zoals de geoptimaliseerde zoekfunctie van Google Drive.

 

Microsoft Skype en Teams versus Google Hangouts Meet

Microsoft Skype versus Google Hangouts Meet

Microsoft Skype

Microsoft Skype versus Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet

Microsoft heeft drie oplossingen voor video meetings:

  • Microsoft Skype for Business
  • Skype Premium
  • Microsoft Teams

Microsoft Skype for Business
Skype is bij de meeste mensen wel bekend. Skype heeft voor de grote doorbraak gezorgd in het videobellen. Een aantal jaar geleden is Skype gekocht door Microsoft, waarna het is opgenomen in de Office omgeving.

Skype Premium
Deze versie van Skype is alleen voor Office 365 Premium beschikbaar. De komende tijd zal Skype uitgefaseerd worden door Microsoft en wordt vervangen door Microsoft Teams. Om gebruik te maken van Skype moeten alle deelnemers de applicatie geïnstalleerd hebben, daarnaast heeft iedereen een Skype-account nodig.

Microsoft Teams
Het andere pakket van Microsoft om te videovergaderen is Microsoft Teams. Hiermee is er vanuit de chat een videovergadering op te zetten.

Google Video Meetings

Hangouts Meet

De videovergader tool van Google heet Hangouts Meet. In alle versies van G Suite zit Hangouts Meet inbegrepen, daarnaast kun je met een G Suite Enterprise licentie ook video vergaderingen opnemen.

Om deel te nemen aan een Hangouts Meet heb je alleen een webbrowser nodig. Een Google account is optioneel maar niet strikt noodzakelijk. Indien je met een telefoon of tablet deel wilt nemen, heb je een Gmail account nodig. Dan kun je vervolgens via de Meet app meedoen. Iedere Android gebruiker heeft overigens een Gmail account, aangezien dat voor het gebruik van het apparaat al verplicht is.


Onderlinge compatibiliteit

Omdat niet iedereen met hetzelfde pakket werkt, komt het voor dat je vanuit G Suite met een Microsoft Office document moet werken of andersom. Hoe dit werkt wordt hieronder uitgelegd.

Microsoft bestanden bewerken in G Suite

De bestanden die gemaakt zijn in Microsoft Office kunnen bewerkt worden in de online editor van Google G Suite. Dit geldt voor zowel Word, Excel als Powerpoint bestanden. Hier hoef je niets voor te downloaden, clonen of installeren. Heel gemakkelijk dus!

G Suite bestanden bewerken in Microsoft

Er zijn twee manieren om Google Documenten om te zetten naar Microsoft Word documenten. De eerste manier is dat je ieder Google Document kunt ‘Opslaan als’ een Word document. Je cloned het document dus eigenlijk. Op deze manier maak je een permanent Word bestand van je Google Document. Als dit document dan bewerkt terugkomt, heb je twee versie van hetzelfde document. Precies zoals dat nu ook vaak gaat met Microsoft Office documenten. Wees voorzichtig, want het jongleren van verschillende versies kan vaak verkeerd gaan.

Een tweede, wellicht handigere manier is dat je het webbased Google Document eenvoudigweg deelt met de ontvanger. Je kunt Google Documenten namelijk met iedereen delen. De ontvanger heeft geen Google pakket nodig om het gedeelde document te kunnen inzien, bewerken of uitprinten. De ontvanger heeft alleen toegang nodig. Met deze tweede manier vervalt de noodzaak dus om überhaupt Word te gebruiken.


Kan ik het ergens testen?

In de praktijk is het belangrijk om een omgeving uitgebreid te kunnen testen voordat je een beslissing neemt. Als pakket moet het je kunnen ondersteunen in de dagelijkse gang van zaken, niks schetst daarin een beter beeld dan een proefperiode of een testomgeving. Beide pakketten kun je eenvoudig testen.

Testen Microsoft Office

Je gaat naar outlook.com en je logt in met je Microsoft of Hotmail account. Als je deze nog niet hebt dan kun je deze eenvoudig aanmaken. Nadat je ingelogd bent zie je in de OWA (outlook web access) wat de online versie van Outlook is. Met de 9 puntjes linksboven kun je vervolgens naar de andere office toepassingen gaan. Hier kun je overigens alleen de online applicaties testen. Om de desktop programma’s te testen kun je het beste een proefaccount Office 365 aanmaken en deze op een Windows of een Apple computer installeren. Daarna pas kun je de desktop versies van Word, Excel en Powerpoint goed testen.

Testen Google G Suite

Om Google G Suite te proberen moet je ongeveer dezelfde stappen ondernemen. Je gaat in dit geval naar je gmail.com en logt in. Als je een Android telefoon hebt dan heb je sowieso een Google account waarmee je de omgeving kunt testen mocht. Het menu rechts bovenin fungeert als navigatie tussen de verschillende office applicaties zodat je kunt kijken naar de tekstverwerken, het spreadsheet en de presentatie programma. Aangezien alle Google apps volledig webbased zijn hoeft er niets geïnstalleerd te worden.

Proof of Concept

Een Proof of Concept (POC) is de manier die gebruikt wordt als de twee pakketten in je eigen omgeving wilt testen. Met een POC wordt een zakelijk account aangemaakt waar meerdere mensen op kunnen inloggen. Met de POC kun je bijvoorbeeld ook koppelingen naar de applicaties testen die binnen de organisatie gebruikt worden. Je creëert als het ware een separaat eiland waarin je alle testen kan uitvoeren die je wil zonder dat de dagelijkse operatie hierdoor verstoord wordt.

Een Pilot

De mogelijke stap hierna is een Pilot omgeving waarbij een deel van de organisatie met Office 365 of met G Suite werkt en de meerderheid nog met de traditionele oplossing blijft werken. Een pilot omgeving wordt in de regel toegepast bij bedrijven met meer dan 100 medewerkers om op deze manier te ontdekken hoe alles in de ‘echte omgeving’ verloopt als er van de nieuwe oplossing gebruik gemaakt wordt.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Pilot


Is het veilig?

Deze vraag wordt steeds belangrijker. Vrijwel iedereen kent de verhalen van bedrijven, scholen of particulieren die gehacked zijn en waarbij hun data gegijzeld werd in ruil voor bitcoins. Qua veiligheid zit er wel een verschil tussen Office 365 en G Suite. Het inrichten van veiligheid kan op verschillende manieren aangepakt worden. Een uitgangspunt is als volgt:

Presis - Hoe beveilig je een werkomgeving goed - Zeg je wie je bent dat je bent?

Hoe de zorgt voor een optimale veiligheid, ongeacht welk pakket, leggen we op deze pagina aan je uit:

Zo maak je het echt veilig


Is het stabiel?

Tegenwoordig gaat iedereen ervan uit dat alles ‘gewoon’ werkt. Niet zo heel lang geleden, toen ieder bedrijf nog zijn eigen serverpark had, was dat minder vanzelfsprekend. Volgens de wet van Murphy knalt een systeem er alleen uit nét voordat je die belangrijke presentatie hebt of die belangrijke e-mail wilt versturen.

Het goede nieuws is dat in algemene zin de clouddiensten van de grote aanbieders veel stabieler zijn dan de servers die een organisatie in eigen beheer heeft. Op de website allestoringen.nl kun je precies zien wanneer er voor het laatst storingen zijn opgetreden.

Het is tegenwoordig echter een heel stuk lastiger om alles up and running te houden in vergelijk met 15 jaar geleden. De hoeveelheid apparaten die zijn aangesloten op de gemiddelde IT omgeving in combinatie met de afhankelijkheid ervan schroeft de druk aanzienlijk omhoog.

De bottle neck is vaak de internetverbinding. Daarbij stellen wij nog wel eens de vraag aan onze klanten: ‘wanneer was de laatste keer dat het internet niet werkte?’. In het zeldzame geval dat de wifi eruit ligt is het tegenwoordig heel eenvoudig om verder te werken via de hotspot van je telefoon totdat de problemen verholpen zijn.


Hoe is de privacy geregeld?

Met privacy wordt ongewenste toegang tot je persoonlijke informatie bedoeld. Kort gezegd: Dat iemand beschikking heeft tot jouw bestanden of informatie. Zowel Microsoft als Google hebben natuurlijk veel aandacht aan het onderwerp privacy geschonken. Dit is ook mede ingegeven door de steeds strengere eisen van overkoepelende regelgeving zoals die binnen de de EU.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - GDPR

Microsoft Office 365 en privacy

Microsoft heeft zijn privacy geregeld in de SLA van het product. Deze is te vinden op de Microsoft website. Deze SLA heeft betrekking op de zakelijke suite van Microsoft, de Office 365 varianten.

Eigen Microsoft Servers en Office 365

Wanneer een bedrijf nog zijn eigen Microsoft servers beheerd of laat beheren, dan geldt op het gebied van de privacy nog een toevoeging ten opzichte van deze SLA. Het is namelijk technisch mogelijk bij lokale of uitbestede servers (private cloud) dat een system administrator zich toegang verschaft tot een e-mailbox of een bestandsfolder zonder dat daarvoor de toestemming nodig is van de eindgebruiker. De eindgebruiker wordt hier ook niet van op de hoogte gesteld. In de praktijk gebeurt dit vanuit “gebruiksgemak” regelmatig, terwijl het ontzettend glad ijs is.

Google G Suite en privacy

Google heeft twee verschillende typen accounts: Een privé-account (Gmail) en een zakelijk account (G Suite). De inrichting van de privacy van deze twee is niet hetzelfde, de security wel.

Als iets gratis is, zoals Gmail, dan ligt er een ander verdienmodel aan ten grondslag. Hetzelfde geld bijvoorbeeld ook met Facebook of Hotmail: Het gebruik is gratis, maar je betaalt indirect wel door bepaalde data en gegevens te verschaffen.

Nu is het niet zo dat er bij Google mensen in je e-mail zitten, maar wel dat algoritmen je e-mail indexeren. Dat doen ze zodat jij alles sneller kunt vinden, maar ook om je op maat gemaakte advertenties te tonen. En dat laatste valt onder het onderwerp privacy.

Wanneer je dit als onprettig ervaart dan kun je ook als privé persoon overstappen naar de zakelijke variant van Gmail: G Suite. Het is namelijk zo dat Google geen onderscheid maakt tussen een G Suite account met 1 gebruiker of met 10.000 gebruikers. Je hebt letterlijk dezelfde SLA en dezelfde privacy.

Dus of je nu Randstad, Ahold, Boeing, IBM, PWC, Pon, politie.nl of Presis bent; je hebt allemaal exact hetzelfde product met dezelfde privacy, security en dienstverlening. Dus jouw data staat letterlijk op dezelfde servers als waar PWC de jaarrekeningen van zijn klanten bewaard. Voel je net zo veilig als een één-mans enterprise onderneming.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Veiligheid en security


Hoe doen anderen het?

Ter illustratie is het goed om te kijken naar hoe andere bedrijven het hebben ingericht. Waar alle organisaties vroeger unaniem met Microsoft Office werkten, is er nu een duidelijke trendbreuk waar te nemen. Met name bedrijven in de top van hun respectievelijke branche zijn in veel gevallen naar G Suite gemigreerd. In Amerika zit 70% van de Forbes 500 bedrijven al op G Suite.

Nederland is hierin wat behoudender, maar ook in ons land is er verandering gaande. Bekende voorbeelden van bedrijven die op G Suite zitten zijn:

  • Pon
  • Rituals
  • De politie
  • KLM
  • Dept agency
  • Coolblue
  • Randstad
  • ING
  • PWC

En wat voorbeelden van grote namen in het buitenland zijn:

  • Carrefour (FR)
  • IBM (US)
  • Boeing (US)
  • Colgate-Palmolive (US)

Dit zijn allemaal organisaties met stuk voor stuk meer dan 10.000 G Suite accounts. In het geval van Colgate-Palmolive, hebben ze door een soepele overstap naar G Suite nu 57.000 uur aan Hangouts Meet videosessies per maand.

Het is nog steeds zo dat de meerderheid van bedrijven op Microsoft zit. Velen hiervan ontdekken wel de voordelen van webbased werken en gaan gestaag over van eigen servers naar Microsoft Office 365. Hierbij vinden ze vooral het ‘vertrouwde’ gevoel belangrijk. Zowel G Suite als Office 365 slepen links en rechts organisaties de 21ste eeuw in, waarbij het niet meer vanzelfsprekend is om automatisch voor laatste Microsoft Office desktop versie te kiezen.


Hoe ziet de toekomst eruit?

Op het gebied van IT omgevingen zijn er duidelijke trends in opmars die in de komende 20 jaar het toneel betreden. Als succesvol bedrijf is het natuurlijk belangrijk om een helder toekomstbeeld te schetsen. Los van de keus voor Office 365 of G Suite zijn er overkoepelende thema’s van belang, die worden hieronder toegelicht.

Zakelijk volgt privé

De eerste trend die steeds duidelijker zichtbaar wordt is dat de zakelijke wereld het privé gedrag nabootst. Al een aantal jaar is de voornaamste manier van privé communiceren van e-mail overgegaan naar chat platformen zoals WhatsApp en Messenger. Ook zakelijk zijn de chatprogramma’s sterk in opkomst.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Chatten

Van desktop naar web

Een tweede grote trend is dat steeds meer applicaties webbased worden. Deze trend wordt nu ook aangevuld met webbased gamen en videobellen. De verwachting is dat de desktop de langste tijd gehad heeft en stap voor stap vervangen wordt door webbased applicaties.

Groter gebruiksgemak

Een derde grote trend is dat de applicaties steeds eenvoudiger worden in gebruik. En deze trend wordt ook versterkt door het gebruik van Machine Learning (ML) en Artificial Intelligence (AI). Waar je vroeger drie dagen op cursus moest om een nieuwe applicatie te leren kennen, is dit in veel gevallen teruggebracht tot een (automatische) onboarding van hooguit 1 of 2 uur. In algemene zin kan er dus gesteld worden dat de nieuwe generatie software gemakkelijker in het gebruik is dan ooit tevoren.

De veranderingen volgen elkaar sneller op

Waar er vroeger iedere 3 jaar een nieuw Officepakket uit kwam (Office 2010, Office 2013, Office 2017) worden er nu maandelijks nieuwe functies aan de bestaande applicaties toegevoegd. Wat 2 maanden geleden nog niet kon, kan nu gemakkelijk zonder dat daarvoor een nieuw pakket geïnstalleerd hoeft te worden.

Mobiel wordt steeds belangrijker

We doen steeds meer met de telefoon en tablet. Het is daarmee van belang dat het officepakket naadloos en probleemloos werkt op alle vormen van draagbare apparaten. De naadloze integratie hiermee is vooral belangrijk in flexibele bedrijfsculturen en werkomgevingen, denk aan thuiswerken.

Meer digitaal samenwerken

We werken steeds vaker samen maar zitten steeds minder op hetzelfde kantoor. In de toekomst is de vrijheid om altijd en overal te kunnen werken steeds meer van belang. Het is aan het bedrijf om dit te faciliteren op een manier die als toegankelijk en prettig ervaren wordt.

Voorbereiden op de groei van morgen

Een ander onderwerp van belang voor succesvolle bedrijven is de schaalbaarheid van de gekozen oplossing. Een explosieve bedrijfsgroei moet door je IT omgeving bijgehouden kunnen worden. Daarnaast kun je ook te maken krijgen met piekbelastingen die opgevangen moeten worden. Flexibiliteit en schaalbaarheid nemen steeds meer in waarde toe en een juiste keuze hierin ontneemt een organisatie deze zorgen.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Groeien

De acceptatie van de senior managers en medewerkers

Het grootste voordeel voor senior medewerkers is dat de nieuwe ontwikkelingen ervoor zorgen dat het digitale leven makkelijker wordt in plaats van moeilijker. Moest je in de jaren ‘80 en ‘90 nog een training van meerdere dagen volgen, tegenwoordig ben je met een online workshop binnen twee uur op weg geholpen om aan de nieuwe situatie gewend te zijn.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - Acceptatie

iPad opleiding

Het is steeds meer zoals de iPad. Mensen hebben ook geen opleiding gevolgd om een iPad te kunnen bedienen. Het geheim is dat het apparaat is ontworpen voor de gebruiker in plaats van naar het wereldbeeld van de techneut zelf. Het is dus gemakkelijker voor senior medewerkers om bij te blijven met de nieuwe technologische ontwikkelingen.

Hoe je it omgeving moet werken

Houd een app simpel!

Wat gaan systeembeheerders dan nog doen?

Als er geen systemen (servers) meer zijn om te beheren, wat gaan systeembeheerders dan nog doen? Naar ervaring hebben wij ondervonden dat de rol van systeembeheerder inhoudelijk verandert.

Andere invulling van de rol van systeembeheerder

Het is niet zo dat de systeembeheerder overbodig wordt, maar het takenpakket van een systeembeheerder verschuift wel. Waar in het verleden systemen en werkstations onderhouden moesten worden, is het nu van belang dat de juiste cloud applicaties gekozen wordt. De systeembeheerder heeft minder routinematig werk aan het onderhoud van het IT systeem.

Wel wordt het steeds belangrijker dat nieuwe cloud applicaties met elkaar kunnen communiceren, dat ze voldoen aan de AVG/GDPR en dat de leveringszekerheid onderzocht is. De vernieuwde rol van een systeembeheerder gaat hiermee de richting van een Application Broker op. Iemand die de strategische keuze voor de juiste webapplicaties maakt om het beste aan te sluiten bij de bedrijfsvoering.

Presis - Microsoft Office 365 versus Google G Suite - IT beheerder

Het beheren van Office 365

Office 365 heeft een beheeromgeving waarin de beheerder zijn of haar werk kan doen. Deze beheeromgeving is gebaseerd op de traditionele beheeromgeving van een desktoppakket. Het voordeel hiervan is dat de beheerders vrij eenvoudig de overstap kunnen maken van de traditionele eigen servers naar de Office 365 omgeving.

Het beheren van G Suite

Het uitgangspunt van G Suite is dat IT beheer niet per se gecentraliseerd moet zijn. Oftewel: Iedereen moet zijn eigen IT kunnen snappen en beheren. Om dit te faciliteren heeft Google twee zaken ingericht. De eerste zijn ‘beheerrollen’. Dit zijn rechten waarmee elke gebruiker uit te breiden is naar de rol van ‘beheerder’, waarmee die persoon extra functionaliteiten krijgt.

Het tweede is dat de beheeromgeving van Google zo toegankelijk gemaakt is om onderhouds- en uitbreidingstaken uit te kunnen voeren. Hierdoor wordt het voor veel meer mensen mogelijk om (gedeeltelijk) beheer van een G Suite omgeving zelf uit te voeren.


Wanneer maak je welke keuze?

De prijsvergelijking

Een belangrijk onderdeel van de vergelijking is het kostenverschil tussen de twee office pakketten. Zowel Microsoft als Google hebben drie verschillende versies van hun office omgevingen om goed aan te kunnen sluiten op de verschillende behoeftes van bedrijven.

Office 365 versies

 

Office 365 Business Essentials Office 365 Business Office 365 Business Premium
€ 4,20 per maand (bij een jaarabonnement)

€ 5,10 bij maandelijks

€ 8,80 per maand (bij een jaarabonnement

€ 10,60 bij maandelijks

€ 10,50 per maand (bij een jaarabonnement

€ 12,60 bij maandelijks

Webapps

Geen Word, Excel en Powerpoint

Geen Teams

E-mail server

1TB opslag

Webapps

Word, Excel en Powerpoint

Geen Teams

Geen E-mail server

1TB opslag

Webapps

Word, Excel en Powerpoint

Teams

E-mail server

1TB opslag

G Suite versies

 

G Suite Basis G Suite Business G Suite Enterprise
€ 5,20 per maand

Bij maandelijks en bij jaarlijks

€ 10,40 per maand

Bij maandelijks en bij jaarlijks

€ 23 per maand

Bij maandelijks en bij jaarlijks

30GB Storage per user Unlimited Storage

Drive Teams

Unlimited Storage

Enterprise auditing

De twee meest verkochte versies van de twee aanbieders zijn:

  • Microsoft Office 365 Business Premium
    • € 10,50 per maand bij een jaarabonnement (€12,60 bij maandelijks abonnement)
  • Google G Suite Business
    • € 10,40 per maand voor zowel een maandelijks als een jaarlijks abonnement

De keuze voor Microsoft Office

Wanneer je voor Microsoft kiest krijg je een product waarmee je vertrouwd bent. Microsoft houdt nog wel sterk vast aan de desktop dus wanneer je kiest voor Microsoft zul je ook in de regel met een desktop moeten werken en deze moeten onderhouden.

Het kan ook nog zijn dat je oude applicaties hebt draaien die geïntegreerd zijn met de Office Suite waarmee rekening gehouden moet worden. Het is vertrouwd maar aan de andere kant wel wat duurder in gebruik en onderhoud.

Blijf dus op Microsoft wanneer je niet van een desktop-bedrijfsstructuur durft of wil. Of wanneer je afhankelijk van externe applicaties bent. In dit geval is het wellicht technisch niet eens mogelijk om een overstap te maken.

De keuze voor Google G Suite

Wanneer het uitgangspunt van Google (Gezamenlijk werken, delen, gemak en snelheid) bij je bedrijf past, is dit vermoedelijk de betere keuze. Google richt zich op flexibele bedrijven die graag gebruik willen maken van de nieuwste ontwikkelingen.

Een nadeel bij de overstap naar Google is dat het voor sommige mensen wennen zal zijn. Het is allemaal net iets anders en veranderen kost wat tijd. Een voordeel is dat je meelift op de innovatie van Google als bedrijf en het sluit goed aan bij de nieuwe manier van denken en werken.

Wanneer je bedrijfsgroei in het vooruitzicht hebt, flexibiliteit en productiviteit top prioriteit zijn en daarbij ook het digitaal samenwerken wilt omarmen, dan past G Suite het best bij die bedrijfsbehoefte.


Concluderend: wat is wijsheid?

Geen bedrijf is hetzelfde en daarmee is het dus niet mogelijk om een algemeen advies te geven. Wat wel voor ieder bedrijf hetzelfde is, is dat de aansluiting bij de ene keuze beter past dan bij de andere keuze. De valkuil is om ‘automatisch’ te kiezen voor dat wat je gewend bent. Als je dat zou doen dan had iedereen in je bedrijf nu met de nieuwste Blackberry rondgelopen. Dat is een goed toestel, alleen worden er tegenwoordig andere dingen van een telefoon gevraagd.

Uiteindelijk is de keuze die het beste bij je aansluit voor de verwachte toekomst. Zo ben je tot de tanden bewapend voor wat er in het verschiet ligt.

Ontvang de beste updates & tips
We wijzen je op onze privacy verklaring