Hoe kom ik van e-mail af?

De beste manier om een probleem op te lossen is zorgen dat het niet ontstaat. Inmiddels mailen wij bij Presis intern nauwelijks meer. Iedereen binnen Presis vindt e-mail een achterhaald medium. Tijdrovend, traag en niet effectief. Tot voor kort was ik zeker twee uur per dag bezig met het verwerken van mijn e-mail. De meeste interne e-mails bestaan uit vragen of het feit dat iemand een collega van iets op de hoogte wil brengen. Zelden staat er echt waardevolle informatie in.

De keuze van je communicatiemiddel

Toen ik nog manager bij een groot IT bedrijf was, stond ik regelmatig in de cc van een e-mail. Als bewijslast denk ik dan. Wat een energie gaat er met deze interne bedrijfstrijd verloren. Terug naar het onderwerp. Soms heb je een kleine vraag waar je eigenlijk direct antwoord op zou willen hebben, maar die betreffende persoon bevindt zich niet in dezelfde kamer. Wij chatten dan. Je kan zien of iemand online is en de eenvoudige vraag is zo beantwoord. Als het niet in een paar regels gaat dan bellen wij. Dit werkt erg snel en effectief. Dat kost geld. Maar dat verdient zich snel terug door de uren die een werknemer niet bezig hoeft te zijn met het beantwoorden van e-mails.

Digitaal koffiepraat

Als de collega’s onderling weten wat ze aan het doen zijn, vergroot dat het onderling begrip en vertrouwen. Dus iedereen zegt waar die mee bezig is of welke algemene vraag een persoon heeft. Koffiepraat dus. Misschien had je het al geraden, wij gebruiken Twitter intern als communicatiemiddel. Als ik een dag ben weggeweest kijk ik bij terugkomst op de interne Twitter wat iedereen gedaan heeft. Een nieuwe site opgeleverd, welke klant heeft gebeld of de mededeling dat morgen iemand iets later begint. Met twee minuten ben ik op de hoogte van alles. Als iemand wil weten wat ik de hele dag doe, dan kan die mij elektronisch volgen.

Maak informatie doorzoekbaar

Om samen te werken is het noodzakelijk dat er zaken op schrift vastgelegd worden. Van een procedure, notulen tot een project document. Wij gebruiken binnen Presis geen Word. Losse elektronische documenten is een decentralisatie van informatie, slecht doorzoekbaar, het is achter rechtengroepen te verbergen waardoor degene die er wel toegang toe heeft macht verkrijgt en dus samenwerking in de weg staat. Daarnaast is het slecht te organiseren: “moet ik dit projectdocument nu in de map ‘projecten’ of in de map ‘klant’ opbergen?” En tenslotte wordt iedere keer het wiel opnieuw uitgevonden. Iedere keer wordt bijvoorbeeld opnieuw een procedure verzonnen omdat je niet slim kunt ‘jatten’ van een andere procedure. Hoe wij dat hebben opgelost? Wij gebruiken intern een Wiki. Dat is een soort kopie van Wikipedia, maar dan met ‘artikelen’ die betrekking hebben op (interne) projecten. Ieder onderwerp heeft een eigen pagina en je kunt probleemloos pagina’s naar elkaar verwijzen. Zo vervalt de noodzaak om hetzelfde nog een keer te beschrijven. Iedere pagina is van

Open chat
1
💬 klik hier om te chatten
Hallo 👋
Hoe kan ik je helpen?