Voor tips en informatie over thuiswerken, klik hier.

Hoe video meetings Jack en Sam flinke kosten besparen

De ervaring van een van onze klanten

Nu kunnen wij wel vertellen hoe goed video meetings zijn, maar soms werkt het beter om de situatie en oplossing van een van onze klanten uit te werken. Hiermee willen we jullie de toegevoegde waarde die onze producten en diensten kunnen bieden laten zien.

Zo werken we hier het verhaal, het probleem en de oplossing uit van Jack en zijn collega Sam en hun problemen met reizen voor hun werk.

Reizen voor je werk; leuk maar ook uitdagend

Jack is Afdelingsmanager bij een bedrijf dat zorgt voor de bekabeling van gebouwen. Een uitdagende baan die al gauw meer dan 40 uur per week in beslag neemt. Dat is niet erg, want de uitdaging en voldoening na de oplevering van een gebouw zijn de uren meer dan waard.

Voor deze projecten werkt het bedrijf op projectbasis en met uitzendkrachten. Deze uitzendkrachten hebben bepaalde kennis en vaardigheden nodig, anders kunnen zij het werk niet opleveren met de kwaliteit die Jack en Sam willen bieden.

De wensen nastreven van klanten is voor ieder bedrijf belangrijk, zo ook in de branche van Jack. Als een gebouw af is, is het klaar. Daar komt geen nieuwe opdracht binnen op datzelfde gebouw. Maar er kunnen wel nieuwe opdrachten komen van de projectmanager die is aangenomen voor een nieuw gebouw. Heel belangrijk dus om de klant en opdrachtgever tevreden te houden.

Om de kennis en vaardigheden te testen van de uitzendkrachten, gaat Jack samen met Sam regelmatig naar Litouwen, Bulgarije, Roemenië en Tsjechië om daar sollicitaties te houden en tests af te leggen om de kennis en kunde van sollicitanten met eigen ogen te beoordelen.

Presis - Meeting Room - Tijdbesparen videomeetings - business case - tijdbesparing

Kostenplaatje

Om de reizen zo efficiënt mogelijk te houden reizen ze in één week naar twee landen af. De gemiddelde kosten van zo’n reis voor twee personen zijn;

Vluchten: € 480
Taxi’s: € 310
Eten: € 225
Hotel: € 810
Totaal: € 1.825

Deze kosten vallen mee, want zo’n reis is toch behoorlijk waardevol en ze weten zeker dat ze goed personeel aannemen. Helemaal mee eens. Maar bedenk dat dit niet de enige reis is. Jack en Sam maken per jaar minstens twaalf keer deze reis.

Dus dan is het € 1.825 x 12 = € 21.900.

En deze kosten zijn niet mis.

Impact persoonlijk leven

We zien dus; zo’n reis kost het bedrijf best wat. Waar we dan nog niet naar gekeken hebben, is wat de impact van zo’n reis heeft op het persoonlijk leven van Jack.

Jack zijn persoonlijke leven;

  • Vader van twee kinderen
  • Getrouwd met zijn vrouw
  • Zijn sociale leven is goed
  • Hij traint 4 keer per week in de sportschool met een duidelijk doel

Wanneer hij een week op zakelijke reis gaat heeft dit veel impact op zijn persoonlijke leven en alles en iedereen daarin.

Zijn kinderen zien papa regelmatig een week niet (hij ook in de weekenden weg, extra balen!). Zijn vrouw moet alles alleen regelen; school, sporten en afspraken voor de kinderen, haar eigen werk, het huishouden, de boodschappen, het koken, enzovoorts.

Afspraken met vrienden en familie kunnen niet doorgaan wanneer hij op reis is en ook het 4 keer per week sporten gaat dan niet meer. Zo’n reis kost dus niet alleen geld, maar het vergt persoonlijk ook aardig wat van hem.

Presis - Meeting Room - Tijdbesparen videomeetings - business case - reizen

Zou dit ook anders kunnen?

Het is nodig om de sollicitaties en tests zelf af te nemen met de uitzendkrachten, daar kunnen zij niet omheen. Ook is het goed om partners in het buitenland zo af en toe te bezoeken om de banden warm te houden. Face-to-face meetings zijn hier vaak de beste manier voor, zo wordt het ervaren.

Maar is het nodig om dit alles fysiek te doen? Moet je per se 12 keer per jaar zulke reizen maken? Zou dit niet efficiënter kunnen qua tijd en zonder dat het persoonlijk leven van Jack en Sam hier last van heeft?

Ja. Dat kan.

We zijn ondertussen in 2020 aangekomen en technologie is in dit geval onze grote vriend. Je wilt wel de lusten maar niet de lasten van face-to-face meetings? Dan kun je nu je geluk op.

Hoe? Video meetings.

Video meetings geven je alle voordelen;

  • Geen reistijden meer
  • Geen weken weg van huis
  • Het gezin hoeft papa niet meer te missen
  • Sporten kan gewoon doorgaan
  • Het sociale leven wordt niet ontregeld
  • De kosten gaan omlaag voor het bedrijf
  • Jack en Sam houden meer tijd over voor andere zaken
  • Sollicitaties en tests kunnen nog steeds goed uitgevoerd worden
  • De face-to-face ervaring blijft goed

Presis - Meeting Room - Tijdbesparen videomeetings - business case - video meeting

“Ja, maar het is toch niet zoals in het echt he..”

Een van de vooroordelen die mensen al gauw hebben is dat het toch niet goed genoeg is. Het is toch niet zo goed als in persoon erheen gaan. We begrijpen dat mensen dit zeggen, vooral omdat ze het misschien één keer proberen (als ze het überhaupt al proberen) en trekken daarbij de conclusie. En vaak proberen ze het dan niet met de beste technologie, maar met oude, achterhaalde systemen.

Maar één keer naar de sportschool gaan maakt je geen bodybuilder. Eén keer een cursus programmeurs maakt je geen expert. Je leerde het fietsen ook niet in één keer. Video meetings kunnen onwijs effectief zijn, als de wil er maar is. Als jullie maar willen innoveren en beter willen omgaan met tijd en hier meer uit willen halen.

Zo gaan video meetings nou in het echt

We helpen jullie om een correct beeld te vormen van video meetings;

  1. In Google Agenda maak je de afspraak met de andere locatie *
    * De locatie waar je de sollicitanten ontvangt
  2. Je gaat naar de ruimte waar de video hardware staat
  3. Op het paneel staat jouw afspraak, deze hoef je enkel nog aan te klikken
  4. Jij klikt, de meeting opent en de camera gaat aan. De meeting wordt gestart
  5. Aan de andere kant wordt hetzelfde gedaan en je ziet je partner en/of sollicitant verschijnen
  6. Je ziet hetzelfde op het scherm als dat je ziet wanneer je tegenover elkaar zit
  7. Je kunt het gesprek houden en de tests afleggen
  8. Na een tijd zijn de sollicitaties afgelopen en tests afgenomen, het zit erop
  9. Je kunt nog even napraten met je partner daar
  10. Beiden gaan jullie weer verder met jullie eigen werk
  11. Aan het einde van de werkdag ga je lekker naar huis toe

En nee, dit is niet in de meest ideale situatie zo. Dit IS zo. Zo gaan video meetings wanneer jullie de juiste apparatuur hebben. Veel van de reizen zijn niet nodig, al die keren dat het persoonlijk leven gepauzeerd wordt; dat is voorbij.

Hoe je Hangouts Meet kunt gebruiken leggen we hier stap voor stap uit. Zo kunnen jullie het eens uittesten.

Uitleg bekijken

Een leuker kostenplaatje

En dan maken we graag een nieuw kostenplaatje. Weten jullie die € 1.825 nog voor één reis? En die € 21.900 voor twaalf reizen?

Hoe klinkt het dat deze kosten voortaan;

Eenmalig: € 3.048 aanschaf apparatuur
Jaarlijks: € 240 licentiekosten

Totaal: € 3.288

Besparing: € 18.612
Dat klinkt beter, toch?

Presis - Meeting Room - Tijdbesparen videomeetings - business case - kostenbesparing

Ons doel

Ons doel is om jullie een breder beeld te geven over de mogelijkheden. Misschien zijn jullie al zo vooruitstrevend en innoverend en hoeven we helemaal niet te vertellen hoe goed video vergaderen is. Maar het kan ook zijn dat er nog niet eerder nagedacht is over video meetings en dat jullie misschien niet doorhebben hoe goed het kan zijn. Hoeveel tijdwinst er te behalen valt en hoe het de kosten kan drukken.

We hopen dat jullie dankzij Jack zijn verhaal een goed en kloppend beeld kunt vormen.


Hoe wij verder kunnen helpen

Naast dit inzicht geven kunnen we ook helpen met de juiste video meeting apparatuur en de opstart hiermee. Soms kan starten wat lastig zijn en om juist dat onderdeel zo soepel mogelijk te laten verlopen helpen we graag.

Willen jullie een keer een demo video meeting met ons houden? Dan nodigen we jullie uit, jullie doet mee vanaf waar jullie zijn en zien hoe goed de apparatuur is en kunnen het zo zelf ervaren. Of jullie komen bij ons langs en dan demonstreren we het zo.


Hardware impressie

We geven ook graag een impressie van de video hardware. Deze zijn hier te bekijken. Hier we een kleine greep van het assortiment:

Presis - Meeting Room - Acer

Acer Chromebase CA24V2

De handige enkele set-up van Acer, perfect voor één op één video meetings. Alles wat jullie nodig hebben voor een goede video meeting en dat gemakkelijk in één apparaat.

Bekijken

Presis - Meeting Room - Hangouts Meet hardware kit Large Room

Meet hardware

Achtergrondgeluiden worden teruggedrongen en is er zuiver beeld dankzij de mechanical PTZ camera die feilloos meeschaalt naar het aantal mensen in de kamer.

Bekijken

Presis - Meeting Room - Logitech Hangouts Meet – Middelgrote Ruimte - scherp

Logitech Meet

Tegenlicht wordt verholpen en de microfoon en speaker box geven zuiver geluid aan beide kanten. Logitech heeft hiermee de video hardware krachtig en stijlvol vormgeven.

Bekijken

 

WhatsApp ons
1
WhatsApp Nu!
Waarmee mogen we je helpen?