Voor tips en informatie over thuiswerken, klik hier.

Het coronavirus en thuiswerken, hoe doe je dat optimaal?

Wij hebben de antwoorden

Met de uitbraak van COVID 19 is het thuiswerken plots ineens nodig i.p.v. een luxe. Maar niet alle bedrijven zijn al ingesteld om het thuiswerken te faciliteren. Wat komt er allemaal bij kijken, waar te beginnen? Zoek niet verder. Op deze pagina’s vind je de antwoorden op de vragen:

  • Ik heb nog nooit thuis moeten werken. Help?
  • Wat zijn de essentiële benodigdheden om een bedrijf vol thuiswerkers te ondersteunen?
  • Ik heb G Suite. Wat nu?
  • Hoe gebruik ik Hangouts Meet om te videovergaderen?
  • Hoe ben ik als werkgever nog beter voorbereid op thuiswerken in de toekomst?

Als Google Cloud Partner en reseller van hard- en software voor het verbeteren van de flexibiliteit en samenwerking voelen we ons geroepen om ons actief en informatief op te stellen in deze bijzondere tijden. “We’re all in this together”.

Thuiswerken; zo doe je dat

Met het huidige thuiswerk protocol van kracht, staan heel veel bedrijven in Nederland opeens met de broek op de enkels. “Zo veel mogelijk thuiswerken”, daar zijn sommigen helemaal niet op voorbereid. Om organisaties van alle soorten en maten op weg te helpen, hebben we een assortiment van tips, ervaringen, instructies en aanbiedingen samengesteld. Zo kunnen werknemers weer “back to business” terwijl ze rekening houden met hun gezondheid en die van anderen.

Om deze crisis te overleven heb je als bedrijf een paar dingen nodig:

  • De mogelijkheid voor werknemers om vanuit huis te werken.
    • Dit betekent toegang tot alle bestanden, samenwerken op afstand en vooral videovergaderen.
  • Werknemers die zelf voorbereid zijn om thuis te werken.
    • Soms is het moeilijk om thuis of elders een werkplek in te richten. Andere werknemers zijn nog niet zo begaan met tools zoals videovergaderen en werken in de cloud.
  • Een concreet plan om bovenstaande punten aan te pakken.

G Suite als oplossing

Als Google Cloud Partner zijn wij volledig op de hoogte van alle functionaliteiten die G Suite te bieden heeft. Klanten van ons die dit lezen hebben de sprong ook gewaagd en zijn dus ook al half klaar. Voor de rest volgt hier een korte uitleg.

G Suite is de office suite van Google. Of ook wel het totale pakket van Gmail, Google Drive, Google Documenten, Google Kalender etc. voor het zakelijke gebruik. Als alternatief voor Microsoft Office heeft G Suite één heel groot voordeel in de huidige situatie: het is volledig in de cloud.

Presis - G Suite - Gmail
Presis - G Suite - Agenda
Presis - G Suite - hangouts chat
Presis - G Suite - Google Hangouts Meet
Presis G Suite Google Voice logo
Presis - G Suite - Drive
Presis - G Suite - Documenten
Presis - G Suite - Google Spreadsheets
Presis - G Suite - Google Presentaties
Presis - G Suite - Google formulieren
Presi - G Suite - Google Jamboard app logo
Presis - G Suite - Google Sites
Presis - G Suite - Google Keep
Presis - G Suite - Google Tasks
Presis - G Suite - Google Photos

Dat klinkt leuk, maar wat voegt het toe?

Opslag van bestanden

Het eerste punt wat G Suite tackelt is de opslag van bestanden. Doordat alle bedrijfsbestanden in Google Drive staan kunnen alle werknemers met hun wachtwoord overal bij deze documenten. Thuiswerkers lopen nooit meer vast op het missen van informatie of bestanden.

Op ieder apparaat kunnen werken

Het argument “laptop vergeten” houdt overigens ook geen stand omdat er op alle apparaten ingelogd kan worden (huis pc, tablet, telefoon etc.). Door de beveiligingsstandaarden van Google kun je er ook zeker van zijn dat je gegevens hoog en droog staan, daar in de cloud.

Samenwerken en één overzichtelijke versie

Door het werken in de cloud worden alle bestanden automatisch opgeslagen. Er hoeft geen batterij aan “final_doc(v1)”, “final-doc(v2)”, “final-doc(met plaatjes)” etc. doorgestuurd te worden, waardoor het overzicht ook bewaard blijft in een situatie waar je niet eventjes naar je collega toe kan lopen. Meerdere mensen die in hetzelfde bestand moeten zijn kunnen daar ook tegelijkertijd in werken, ze hebben alleen een internetverbinding nodig.

Presis thuiswerken COVID 19 - samenwerken in bestanden

Presis thuiswerken COVID 19 - samenwerken in bestanden

Last but not least: videovergaderen

Alle G Suite gebruikers hebben de mogelijkheid om van Hangouts Meet gebruik te maken. Dat is het video vergader platform van Google. Als equivalent aan bijvoorbeeld Skype is dit programma zakelijk ingericht en ontzettend gebruiksvriendelijk.

Er hoeft niets gedownload, geïnstalleerd of geüpdatet te worden om er gebruik van te kunnen maken. Dit is ideaal voor de thuiswerker, die met elk apparaat met een internetverbinding nu mee kan overleggen met collega’s. Alles wat je kan met Hangouts Meet wordt straks compleet en overzichtelijk uitgelegd.

Presis thuiswerken tijdens coronavirus tips - Videovergaderen Hangouts Meet

Overstappen in een oogwenk

Heel fijn allemaal, maar wat doet dat nú voor mijn bedrijf? De problemen van het coronavirus en het thuiswerk protocol liggen nu op iedereens bord. Een overstap naar een ander IT systeem klinkt als een langetermijnplan. Maar niets is minder waar. Via Presis kan een migratie naar G Suite op zeer korte termijn in actie gezet worden.

Wij zijn experts in het snel én soepel overzetten van bedrijven, waardoor er geen enkel moment stil gezeten hoeft te worden. Jullie werk ondervindt geen hinder van de migratie. Een overstap kan volledig op afstand geregeld worden, waarbij er niemand langs hoeft te komen en iedereen die al thuis werkt dat ook prima kan blijven doen.

Wil je meer informatie over de voordelen van G Suite via Presis als erkende Google Cloud Partner, klik dan hier:

De voordelen van G Suite via Presis

 

Hoe wij zo flexibel meebewegen met het coronavirus

Er zijn maar weinig bedrijven die geen gevolgen ondervinden aan het coronavirus. Ook wij bij Presis merken dat we wat veranderingen moeten doorvoeren en wat anders moeten werken dan normaal. Gelukkig zijn wij erg flexibel ingericht en kan onze IT dat aan.

Wij hebben een flexibele IT omgeving omdat wij werken met G Suite, de office omgeving van Google. Wij kunnen thuiswerken zonder enig probleem en blijven toegang houden tot al onze bestanden in Google Drive, waardoor ons werk niet stil komt te liggen en we onze klanten kunnen blijven helpen.

Zowel onze onderlinge communicatie als communicatie met klanten hoeft niet te leiden onder het thuiswerk protocol. G Suite heeft vele tools die het (samen)werken nog beter maken, één van die tools is Hangouts Meet. Daarmee kunnen wij heel laagdrempelige, maar kwalitatief goede video meetings houden.

Alle informatie nu kan nuttig zijn voor jullie manier van werken. Daarom vertellen we hoe wij onszelf niet alleen met IT maar ook met de juiste mindset in staat stellen om probleemloos over te schakelen naar thuiswerken, zonder dat ons werk hierdoor stroever verloopt. En alles wat wij doen, kunnen jullie ook. Ook jullie bedrijf kan net zo flexibel werken in deze tijden zoals wij dat doen. Druk op de onderstaande knop om verder te lezen over de haken en ogen aan het implementeren van een thuiswerk cultuur.

Presis vs Corona: Team Thuiswerkers is voorbereid

Presis thuiswerken - Daimy

Videovergaderen met Hangouts Meet

(Aan alle G Suite gebruikers én G Suite gebruikers to-be)

Zoals hiervoor aangegeven ligt de sleutel tot succesvol thuiswerken in het goed kunnen blijven communiceren met collega’s. In andere woorden: videovergaderen. Deze sleutel ligt voor elke G Suite gebruiker recht voor het oprapen in Hangouts Meet.

Om direct van start te gaan hebben we een video waarin stapsgewijs wordt uitgelegd hoe je je eerste Hangouts Meet sessie start en deelnemers toevoegt:

Wil je liever zelf een Hangouts Meet ervaren? We laten het graag aan je zien! Klik op de knop om met ons een Hangouts Meet sessie te boeken op een moment wat voor jou goed uitkomt (geheel gratis natuurlijk).

Video Vergaderen Proberen

 

Tijdelijk extra functies

Het normale verdienmodel van Hangouts Meet is tot juli door Google aan de kant geschoven, om bedrijven en onderwijsinstellingen tegemoet te komen. Hierdoor kunnen alle G Suite gebruikers (ongeacht licentie niveau) van de volledige functies gebruik maken.

Inhoudelijk betekent dat:

  • Tot en met 250 man in dezelfde Hangouts Meet
  • Hangouts Meet sessies kunnen opgenomen worden, wanneer dit aangezet is komen opnames direct in jullie Google Drive
  • Er kan intern een livestream (uitzending) voor max. 100.000 man gehouden worden
    • Deze functie is vooral handig ter vervanging van grote bijeenkomsten of het geven van online lessen voor onderwijsinstellingen

Ondanks dat Hangouts Meet door Google al zo gebruiksvriendelijk en intuïtief mogelijk is gemaakt, hebben we de vrijheid genomen om alle functies stap voor stap in instructies te laten zien aan je. Via onderstaande knoppen wordt aan alles aandacht geschonken.

  • Op pagina 1 (links) worden basisinstructies gegeven;
    • Hoe start je een meeting
    • Hoe doe je mee?
    • Nodig je iemand uit?
  • Op pagina 2 (rechts) worden verdere functies haarfijn uitgelegd:
    • Scherm delen (presenteren)
    • Ondertiteling aanzetten
    • Opnames maken
    • Livestreamen

Nog een stap verder: Video Meeting Hardware Kits

Er komt het een en ander bij kijken om als bedrijf volledig voorbereid te zijn op het flexibele thuiswerken. G Suite en Hangouts Meet zijn daarin goed als eerste oplossing, maar er is meer beschikbaar voor een krachtige thuiswerk cultuur.

Een nadeel van thuiswerken is een “out of sight, out of mind” mentaliteit onder werknemers. Doordat thuiswerkers “uit het oog” zijn, kunnen ze het gevoel hebben niet meer aangesloten te zijn op dagelijkse zaken. Een tweede valkuil ligt in de verslechtering van communicatie. Op afstand komt communicatie zoals lichaamstaal, gezichtsuitdrukking en intonatie minder goed over, waardoor samenwerken verstard.

In een “normale” situatie zou een bedrijf stapsgewijs overgaan naar een thuiswerk cultuur, waarbij naast het veranderen van de mentaliteit ook professionele video vergader hardware geïnstalleerd wordt. De hardware haalt het videovergaderen naar een hoger niveau waardoor iedereen goed betrokken is en communicatie helder overkomt.

Een Hangouts Meet Hardware Kit heeft een perfecte beeld- en geluidskwaliteit in combinatie met hoge gebruiksvriendelijkheid.

Presis thuiswerken COVID 19 - Video vergader hardware

Doordat de hardware in staat is om een volledige vergadering in één beeld te vangen, geeft dit een beter overzicht voor collega’s die meedoen. Dit maakt vergaderen op afstand zo moeiteloos, dat het lijkt alsof iedereen in dezelfde ruimte zit. Dit tackelt de “out of sight, out of mind” valkuil, waardoor een thuiswerk cultuur volledig kan gedijen.

Hieronder geven we meer informatie over de functionaliteiten en details van onze verschillende Hangouts Meet Hardware Kits, ook is het mogelijk om een gratis proefperiode te regelen.

Bekijk Hangouts Meet Hardware Kits

Improvise, Adapt, Overcome

Of je nu een klein of groot bedrijf hebt, al op G Suite zit of niet, het maakt niet uit. In deze bijzondere tijd is het belangrijk om Nederlandse bedrijven zo goed mogelijk draaiende te houden. Voor Presis betekent dat een steentje bijdragen aan het informeren en helpen met thuiswerken zodat zoveel mogelijk ondernemers weer “back to business” kunnen.

Heb je vragen over G Suite, Hangouts Meet, de Hardware Kits of over een thuiswerk cultuur in het algemeen? Wij staan voor je klaar. Kies hieronder een moment wat voor jouw goed uitkomt, dan plannen we een afspraak in. In een half uur beantwoorden we al je vragen (natuurlijk gratis) via een Hangouts Meet sessie.


Liever anders contact? Stuur ons een chatbericht, geef ons een belletje op 010 – 5928136 of een e-mail.

Sterkte aan een ieder die dit leest, dat de gezondheid van jou en je naaste onaangetast mag blijven door het coronavirus.

Team Presis (Team Thuiswerkers)

Ontvang de beste updates & tips
We wijzen je op onze privacy verklaring
WhatsApp ons
1
WhatsApp Nu!
Waarmee mogen we je helpen?