Je team werkt in Mijn Drive, maar bestanden raken zoek. Of wanneer een collega vertrekt, zijn alle bestanden die hij heeft aangemaakt weg. Tijd om te kijken naar Shared Drive. Want een goede Drive-structuur maakt samenwerken makkelijker, overzichtelijker en veiliger.
Wat is het verschil tussen Mijn Drive en Shared Drive?
We begrijpen dat dit niet direct helder is. Hier leggen we het verschil tussen Mijn Drive en Shared Drive uit.
Mijn Drive is jouw persoonlijk omgeving.
- Eigendom: Bestanden en mappen die je hier plaatst of maakt, zijn jouw eigendom. Jij hebt de volledige controle.
- Perfect voor: Persoonlijke documenten, concepten of bestanden die je individueel beheert voordat je ze breder deelt.
- Delen: Je deelt bestanden en/of mappen één voor één en bepaalt wie wat mag.
- Let op: Als jij vertrekt, kunnen jouw bestanden (indien niet goed overgedragen) verdwijnen voor anderen.
- Als je werkt met externen, kunnen de bestanden die zij bijdragen opeens weg zijn, je hebt geen controle over bestanden van anderen.
Shared Drives is voor teams
- Eigendom: Het team of de organisatie is eigenaar, niet één persoon.
- Perfect voor: Projectbestanden, afdeling documenten en alles waar een team samen aan werkt en toegang toe moet hebben, ook als teamleden wisselen.
- Delen: Leden van de Shared Drive hebben automatisch toegang (afhankelijk van hun rol en toegekende rechten).
- Continuïteit: Bestanden blijven bestaan, ook als individuele leden het team verlaten.
- Externen kunnen bestanden bijdragen die jij blijft behouden, ook als de samenwerking stopt.
Structuur en overzicht
In jouw persoonlijke Google Drive ben jij de enige met beheerrechten (mits je anders hebt ingesteld). Hierdoor is de structuur wat jij ervan maakt en niemand kan daar aan zitten.
Met Shared Drive kun je mappen maken per team of project. Zo houd je grip en voorkom je dat documenten rondslingeren. Je kunt ook versies bijhouden en rechten per map instellen. Dat is vooral handig als je met externe partners werkt.
Stel een vaste mappenstructuur op, zodat iedereen weet waar hij moet zoeken. Bijvoorbeeld een map ‘Klanten’ met daarin submappen per klant. Of een map ‘Projecten’ die je per team groepeert.
Prullenbak
Nog een voordeel van Shared Drives is de gedeelde prullenbak. In een persoonlijke Mijn Drive verdwijnt een verwijderd bestand in de prullenbak van die specifieke gebruiker en alleen diegene kan het herstellen.
In Shared Drives werkt dit anders: verwijderde bestanden belanden in de prullenbak van de gedeelde Drive. Zo behoudt de beheerder overzicht en kan die ingrijpen als er per ongeluk iets belangrijks is verwijderd.
Beheer en veiligheid
Als beheerder in Shared Drive kun je rechten instellen per drive. Wie mag alleen lezen? Wie mag bewerken of delen? En wie mag helemaal niks zien? Je kunt zelfs instellen dat bestanden niet doorgestuurd of gedownload mogen worden.
Met meldingen en logboeken houd je bij wie wat heeft gedaan. Dat geeft rust én controle.
Conclusie: Mijn Drive of Shared Drive?
Mijn Drive is perfect voor individueel werk en ZZP’ers. Je hebt volledig eigendom en controle over alle bestanden die jij aanmaakt. Jij bepaalt wat ermee gebeurt, wie de bestanden kan inzien en wie kan bewerken.
Het biedt de vrijheid en tools die nodig zijn om productief en georganiseerd te blijven, zonder de complexiteit van systemen die zijn ontworpen voor grotere teams.
Voor teams komt Shared Drive als winnaar uit de bus. In Shared Drive blijven bestanden altijd beschikbaar voor het team. Dat voorkomt een hoop gedoe als iemand ziek is, met vakantie gaat of het bedrijf verlaat.
In Mijn Drive is de eigenaar altijd een persoon. In Shared Drive is het bedrijf of team de eigenaar. Dat betekent dat jij als beheerder de touwtjes in handen houdt.
