Zenphi klantcase
Moeiteloze onboarding,
gelukkige nieuwe medewerkers
Hoe een slimme automatisering de frustratie van HR wegnam en
zorgde voor een vlekkeloze start voor elke nieuwe medewerker.
Een haperende start vol handmatig werk
Voor een klant van Zenphi, een groeiend technologiebedrijf met 500 medewerkers, was het verwelkomen van nieuwe teamleden een bron van zowel opwinding als hoofdpijn.
Sarah, de HR-manager, had de verantwoordelijkheid om te zorgen dat nieuwe medewerkers op hun eerste dag alles hadden om succesvol te zijn.
Dit betekende: een werkend e-mailaccount, toegang tot diverse IT-systemen, een laptop, een toegangspas voor het gebouw en soms een zakelijke creditcard.
Het proces was echter verre van soepel. Zodra een nieuwe medewerker in het HR-systeem was geregistreerd, informeerde HR de IT-afdeling handmatig door een agenda afspraak te maken voor de startdatum.
Daarna volgde een reeks handmatige taken en communicatie:
-
E-mailaccount
IT moest controleren of een gewenste e-mailadres beschikbaar was in Google Workspace en deze vervolgens aanmaken. -
Systeem toegang
Voor systemen die niet met Google SSO werkten, moesten aparte accounts worden aangemaakt. -
Hardware
Er moest een laptop worden besteld, geïnstalleerd en klaargemaakt. -
Toegangspas
Een toegangspas moest handmatig worden aangevraagd bij Facilitaire Zaken. -
Financiën
Indien nodig moest een zakelijke creditcard worden aangevraagd bij de financiële afdeling.
Achter de feiten aanlopen
Dit alles leidde tot veel heen-en-weer communicatie, gemiste stappen en erger nog: nieuwe medewerkers die op hun eerste dag voor een gesloten deur stonden: geen laptop, geen e-mail, geen toegang.
Dit zorgde voor een slechte eerste indruk en vertraagde hun productiviteit. Sarah was gefrustreerd door de constante controles en het ‘achter de feiten aanlopen’.
De frustratie bereikt een kookpunt
De druppel viel toen een nieuwe senior manager op haar eerste dag arriveerde zonder werkende laptop. Haar e-mailadres was nog niet actief en haar toegangspas lag niet klaar, waardoor ze niet zelfstandig het kantoor in kon.
Ze moest de eerste halve dag besteden aan wachten en formulieren invullen, in plaats van aan boord te komen en haar team te ontmoeten.
Dit incident kostte niet alleen waardevolle tijd, maar schaadde ook de reputatie van het bedrijf.
Sarah realiseerde zich dat het handmatige proces simpelweg niet langer houdbaar was. Ze had een automatische oplossing nodig die ervoor zou zorgen dat elke nieuwe medewerker een vlekkeloze start had.
De oplossing?
Een geautomatiseerde onboarding-stroom
Sarah nam contact op met IT om een geautomatiseerd onboardingproces te ontwerpen. Ze wilden een systeem dat direct na de HR-registratie in actie zou komen. De oplossing omvatte de volgende stappen:
-
Trigger vanuit HR
Zodra een nieuwe medewerker wordt geregistreerd in het HR-systeem met een startdatum, start dit automatisch de onboarding-workflow. -
Uniek e-mailadres
De automatisering controleert zelfstandig de beschikbaarheid van een uniek e-mailadres in Google Workspace. Als het bezet is, probeert het systeem alternatieven en maakt het account direct aan. -
Systeem toegang
Het systeem creëert automatisch gebruikersaccounts voor andere IT-systemen die niet via Google SSO werken, met standaard rechten die passen bij de functie. -
Hardware aanvraag
Er wordt automatisch een aanvraag ingediend bij de IT-afdeling voor een bedrijfslaptop. -
Aanvraag toegangspas
De workflow stuurt een automatische aanvraag naar Facilitaire Zaken om een toegangspas te programmeren en klaar te leggen. -
Financiële aanvraag
Indien de functie dit vereist, stuurt de automatisering een aanvraag voor een zakelijke creditcard naar de financiële afdeling.
Hiervoor kwamen ze uit op Zenphi. Nu gebeurt dit allemaal zonder enige handmatige tussenkomst van HR of IT na de initiële registratie.
“Sinds we de onboarding geautomatiseerd hebben, zijn mijn werkdagen verbeterd.
Nieuwe medewerkers starten zonder gedoe en ik kan me eindelijk focussen op al mijn andere werkzaamheden, i.p.v. overal achteraan rennen.”
Sarah, HR-manager
De resultaten
Productief vanaf dag één
De implementatie van de geautomatiseerde onboarding-stroom was een gamechanger.
-
Vlekkeloze eerste dag
Nieuwe medewerkers worden nu op hun eerste dag verwelkomd met een werkende laptop, een geactiveerd e-mailadres, een persoonlijke toegangspas en toegang tot alle essentiële systemen.
Ze kunnen direct aan de slag, wat de productiviteit en betrokkenheid vanaf dag één verhoogt. -
Tijdsbesparing en minder fouten
HR, IT en Facilitaire Zaken besparen aanzienlijke tijd die voorheen werd besteed aan handmatige taken, controles en het oplossen van problemen. Het risico op menselijke fouten is drastisch verminderd. -
Verbeterde medewerkers ervaring
De professionele en efficiënte onboarding zorgt voor een positieve eerste indruk, wat bijdraagt aan hogere medewerkerstevredenheid. -
Schaalbaarheid
Het systeem kan gemakkelijk opschalen naarmate het bedrijf groeit, zonder dat de ondersteunende teams overbelast raken.
Sarah is nu veel minder belast en gestrest. Ze weet dat nieuwe medewerkers een soepele start zullen hebben, waardoor zij zich kan richten op strategische HR-initiatieven.
De samenwerking tussen de afdelingen is verbeterd en er is een gedeeld gevoel van succes.
