Zenphi klantcase
Verwerken van inkoopfacturen
en vrachtbrieven
Hoe een logistieke afdeling met een AI-gedreven no-code tool
zelf de regie over de documentenstroom terupakte.
Verdrinken in vrachtbrieven
Voor de administratie van een internationaal opererend handelsbedrijf was de wekelijkse controle een kritieke maar slopende taak.
Elke week moesten honderden interne opdrachten handmatig worden vergeleken met de vrachtbrieven van transporteurs.
Dit proces was essentieel om te controleren of alles correct was verzonden en om eventuele mankementen of afwijkingen direct te rapporteren.
Recentelijk was het aantal transporten echter drastisch toegenomen. Dit zorgde voor twee grote problemen:
-
Groeiende achterstanden
De afdeling kon het werkvolume niet meer aan. Er ontstonden serieuze achterstanden, waardoor facturatie werd vertraagd en het overzicht verloren ging. -
Personeelstekort
Op de krappe arbeidsmarkt bleek het extreem moeilijk om nieuwe medewerkers te vinden die het nauwkeurige en nauwgezette controlewerk wilden en konden doen. Het hoge verloop maakte de situatie nog erger.
De afdeling stond op een breekpunt. Meer mensen aannemen was geen oplossing, dus moest het proces zelf slimmer.
De achterstand werd onhoudbaar.
De operationeel manager zag de stapels ongecontroleerde documenten groeien en de frustratie bij zijn team toenemen. Een fout in de matching kon leiden tot foute betalingen of onopgemerkte transportschade.
De achterstand was niet langer een administratief probleem, maar een direct risico voor de financiële gezondheid en de reputatie van het bedrijf.
Er moest een structurele oplossing komen die niet afhankelijk was van de beschikbaarheid van personeel.
De oplossing?
Een zelfgebouwd proces, aangedreven door AI
Het bedrijf koos bewust niet voor een groot IT-project, maar voor een no-code tool voor automatisering. Deze tool is Zenphi. De kracht hiervan was dat het team van de administratie zélf de controle kreeg om hun ideale proces te bouwen, versterkt met slimme AI.
Het team ontwierp in Zenphi een nieuwe, digitale workflow:
-
Procesontwerp
Zonder te programmeren, bouwde het team een visueel proces: "Als er een vrachtbrief binnenkomt in deze mailbox, start dan dit proces." -
Inzet van de AI-module
Binnen hun zelfgebouwde workflow voegden ze een krachtige AI-stap toe. Deze stap werd getraind om automatisch de cruciale data van de documenten te lezen en te interpreteren. -
Automatische matching
Een volgende stap in hun workflow vergelijkt de data uit de vrachtbrief met de orderinformatie uit hun eigen systeem. -
Slimme afhandeling
Het team configureerde zelf de regels: "Als er een 100% match is, archiveer de documenten dan direct. Als er een afwijking is, maak dan een taak aan voor een medewerker met alle relevante info erbij."
Het resultaat was een perfect op maat gemaakt proces, gebouwd en beheerd door de mensen die het werk daadwerkelijk doen.
De AI was geen black box, maar een krachtig gereedschap binnen hun eigen workflow.
De resultaten
In recordtijd weer bij en klaar voor de toekomst
De resultaten van deze aanpak waren spectaculair.
-
Proefdraaien en verfijnen
Het team nam 2 maanden de tijd om hun zelfgebouwde proces te testen en de AI-matching steeds slimmer te maken. -
Achterstand ingelopen
Nadat het nieuwe proces live ging, werd de opgebouwde achterstand in slechts 6 weken tijd volledig weggewerkt. -
Empowerment van het team
Medewerkers zijn geen 'vinkjeszetters' meer, maar proceseigenaren. Ze kunnen nu zelf verbeteringen aanbrengen in de workflow, zonder afhankelijk te zijn van IT. Dit leidde tot een enorme boost in motivatie. -
Focus op waarde
De tijd van het team wordt nu besteed aan het oplossen van complexe uitzonderingen, wat veel waardevoller en interessanter is. -
Schaalbaar voor de toekomst
De afdeling is nu klaar voor verdere groei. Een verdubbeling van het aantal transporten wordt moeiteloos opgevangen door hun geautomatiseerde proces.
Door te kiezen voor een no-code platform met AI-capaciteiten, heeft het team niet alleen een operationeel probleem opgelost, maar zijn ze zelf de architecten geworden van hun eigen, efficiënte toekomst.
