Je wilt de veiligheid van jullie bestanden en werkomgeving waarborgen, maar hebt geen it-afdeling in dienst. Veel bedrijven zitten in deze situatie, hoe pak je dat dan aan? Hoe kunnen jullie veilig werken in Google Workspace?
Om Workspace goed in te stellen hoef je gelukkig geen techneut te zijn. Met een paar slimme instellingen en aanpassingen voorkom je dat gevoelige bedrijfsdata op straat belanden. Zeker voor bedrijven die snel schakelen en veel mensen verschillende petten dragen, is overzicht en beveiliging extra belangrijk.
Stel tweestapsverificatie in
Zorg dat alle accounts tweestapsverificatie hebben. Dit is een belangrijke stap om hackers buiten de deur te houden. Zet dit centraal aan in de beheerdersconsole. Je kunt zelfs instellen dat medewerkers alleen kunnen inloggen als ze dit hebben geactiveerd. Wij raden dit zeker aan!
Gebruik daarnaast sterke wachtwoorden en moedig medewerkers aan om deze regelmatig te wijzigen. Via het dashboard kun je eenvoudig controleren welke accounts hier nog niet aan voldoen.
Beperk rechten van medewerkers
Geef medewerkers alleen toegang tot de mappen en bestanden die ze nodig hebben. Gebruik Shared Drive om data centraal en overzichtelijk te houden. In de beheerdersconsole stel je per gebruiker of groep in wie toegang heeft tot welke drive. Zo voorkom je dat een stagiair per ongeluk een belangrijk financieel document verwijdert of downloadt.
Werk je met tijdelijke krachten of externe partijen? Maak dan aparte groepen aan met beperkte rechten, zodat zij alleen toegang krijgen tot wat ze nodig hebben en niets meer.
Wanneer de samenwerking erop zit met deze tijdelijke krachten of externe partijen, verwijder dan ook hun toegang tot deze mappen. Kies iemand uit het team die dit in de gaten houdt en regelt aan het einde van een project. Wanneer jij dit zelf moet doen en je niet met deze samenwerking bezig was, zul je het overzicht al gauw verliezen en blijft de toegang waarschijnlijk voor altijd daar.
Houd apparaten in de gaten
Via de beheerdersconsole kun je zien welke apparaten toegang hebben tot jullie Google Workspace. Zet apparaatbeheer aan en blokkeer toegang bij verlies of diefstal. Zo voorkom je dat iemand via een oud of gestolen apparaat nog steeds toegang heeft tot je data.
Je kunt ook een beleid instellen dat alleen apparaten met een bepaalde beveiligingsstatus toegang krijgen. Denk aan een recente software-update of een actief schermslot.
Veilig werken in Google Workspace zonder zorgen
Met deze basismaatregelen zet je al grote stappen richting veilig werken in Google Workspace. Het draait om bewust keuzes maken en je instellingen slim inzetten. Je hoeft geen IT-afdeling te hebben om grip te houden op je digitale veiligheid.
Wil dat we meekijken naar de veiligheid van jullie werkomgeving? Geef het bij ons aan en dan helpen we je graag met de juiste instellingen.
