Wat is er nieuw in Google Workspace: de updates van april 2024
Google Workspace wordt continu verbeterd en uitgebreid. Om je te helpen bij te blijven, geven wij een overzicht van de updates die in april doorgevoerd zijn, per app of per onderdeel.
Google Drive
1. Verbeterd zoeken in de Google Drive-app op Android-apparaten
De verbeterde mogelijkheden om te zoeken op Google Drive die eerder al beschikbaar waren voor iOS-apparaten, zijn nu ook beschikbaar op Android-apparaten.
Je kunt bestanden op verschillende manieren zoeken:
- via voorgestelde bestanden (opgeslagen in Mijn Drive of in gedeelde Drives / bestanden die met jou zijn gedeeld),
- met zoekchips (zoeken op type, mappen of ‘laatst gewijzigd),
- op de traditionele manier. Je kunt de zoekresultaten ook sorteren en filteren.
Voor wie
Deze functie is al beschikbaar voor Rapid Release-domeinen en wordt nu uitgerold naar Scheduled Release-domeinen. Voor Google Workspace-klanten, Google Workspace Individual-abonnees en gebruikers met persoonlijke Google-accounts.
2. Donkere modus beschikbaar in Google Drive-web
16 april 2024
De donkere modus (dark mode) is nu ook beschikbaar in Drive op internet.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-klanten, Google Workspace Individual-abonnees en gebruikers met persoonlijke Google-accounts.
Hoe
Als je de donkere modus wilt gebruiken, ga je naar ‘Drive | Vormgeving | Donker’.
Wanneer
De geleidelijke uitrol is vanaf 16 april 2024
3. Toegangsrechten voor ‘embedded’ bestanden
13 april 2024
Als je een ‘embedded’ (ingesloten) bestand, zoals een pdf, document of presentatie, vanuit Google Drive aan een Google-website in Google Sites toevoegt, moeten de bewerkers van de site nu rekening houden met de toegangsrechten. Dit zorgt ervoor dat andere medewerkers of kijkers ook toestemming hebben om de ingesloten Drive-inhoud te bewerken of te bekijken wanneer ze werken aan een site.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-klanten, Google Workspace Individual-abonnees en gebruikers met persoonlijke Google-accounts.
Wanneer
Deze functionaliteit wordt nu uitgerold naar Rapid Release-domeinen; voor geplande release-domeinen staat de uitrol gepland voor 25 april 2024.
Google Voice
1. Automatisch registreren van Google Voice-oproepen naar Salesforce-contacten
18 april 2024
Als deze optie is ingeschakeld, worden Google Voice-oproepen automatisch geregistreerd in Salesforce, zodat iedereen een verslag van dat contact kan zien. Bovendien kun je vanuit Google Voice direct naar het Salesforce-gesprekslogboek gaan om notities toe te voegen. Dit voorkomt het switchen tussen meerdere applicaties en het handmatig bijhouden van gegevens, en maakt het gemakkelijker voor andere teamleden om de nieuwste activiteit in Salesforce te zien. Deze integratie bevindt zich nu nog in de bèta-fase; beheerders kunnen toegang tot de bèta aanvragen.
Deze functie is standaard uitgeschakeld en kan worden ingeschakeld op het niveau van de organisatie-eenheid (OU). Om de Google Voice- en Salesforce-integratie in te schakelen, ga je naar ‘Apps | Google Workspace | Google Voice | Beleid | Salesforce-integratie’. Daarna kun je op de Google Voice- en Salesforce-pagina de configuratie voltooien.
Eindgebruikers zien banners in Google Voice wanneer deze integratie is ingeschakeld.
Nadat je vanuit de web- of mobiele app een spraakoproep hebt gedaan naar een Salesforce-contactpersoon, krijg je een melding dat het gesprek in het gesprekslogboek bij Salesforce is geregistreerd. Je kunt op deze melding klikken om Salesforce te openen.
Voor wie
Beschikbaar voor Google Workspace-klanten met Voice Standard of Premier en Salesforce Enterprise, Unlimited of Lightning-versies
Om het maximale uit de integratie te halen, wordt aangeraden de Google Voice Chrome-extensie te installeren.
Wanneer
Google accepteert de komende weken bèta-aanvragen voor deze functie. Binnen twee tot drie werkdagen krijg je antwoord op je bèta-aanvraag.
Google Chat
1. Interoperabiliteit met andere berichtenplatforms
18 april 2024
Google Chat is nu interoperabel met Microsoft Teams en Slack. Dit houdt in dat organisaties die Google Chat en andere berichtenplatforms gebruiken, in staat zijn berichten tussen de verschillende systemen uit te wisselen. Bijvoorbeeld berichten in Slack verschijnen via Mio dan ook in Google Chat. Gebruikers moeten wel betalen voor Mio en Mio’s software installeren op hun apparaat.
Wanneer
Deze functionaliteit is nu beschikbaar voor alle Google Workspace-klanten.
Google Meet
1. Annotaties bij presentaties
16 april 2024
Met de nieuwe annotatietools kun je de inhoud van je presentatie nog beter onder de aandacht brengen en de interactie met je publiek vergroten terwijl je inhoud presenteert. Annotaties kunnen nuttig zijn in verschillende situaties, zoals:
- Het begeleiden van grote groepen gebruikers door content, zoals een softwaretraining
- Informatie in realtime vastleggen, zoals het noteren van brainstormideeën of het voortbouwen op ingebrachte concepten
- Demonstreren van de stappen in een proces.
Je ziet deze functie wanneer je een presentatie start in Google Meet.
Voor wie
Business (Starter, Standard en Plus), Enterprise (Starter, Standard en Plus), Frontline (Starter en Standard), Essentials (Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus), en Individuele abonnees.
Let op:
Android-gebruikers moeten de optie ‘Volledig scherm’ selecteren. iOS-gebruikers kunnen alleen annotaties gebruiken tijdens het presenteren als ze door een webgebruiker als co-annotator zijn aangesteld.
Wanneer
Voor Rapid Release-domeinen is de uitrol op 18 april 2024; voor geplande releasedomeinen is de geleidelijke uitrol vanaf 25 april 2024
2. De FigJam whiteboard-app direct starten
16 april 2024
De FigJam whiteboard-app kan nu rechtstreeks gestart worden vanaf Google Meet Series One Board 65- en Desk 27-apparaten.
Sinds september 2023 kunnen Workspace-gebruikers in Google Meet gebruik maken van FigJam, Figma’s gratis online whiteboard. Nu kun je FigJam zowel binnen als buiten een actief Meet-gesprek direct starten vanaf de Series One Board 65- en Desk 27-apparaten.
De combinatie Board 65- en Desk 27-apparaten met FigJam is een volwaardige oplossing voor on-demand samenwerking, en is een prima vervanging voor het Jamboard, dat dit jaar langzaam uitgefaseerd wordt.
Bestaande Jamboard-bestanden kunnen eenvoudig naar FigJam-bestanden gemigreerd worden via de FigJam-importer.
Hoe
Als de Figma add-on voor de organisatie geïnstalleerd is, hebben gebruikers automatisch toegang tot de app vanaf Board 65- of Desk 27-apparaten.
Wanneer
Deze functionaliteit is nu beschikbaar.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-klanten met Google Meet Board 65- en Desk 27-apparaten.
3. Andere weergave van de status ‘uitgeschreven’ voor hardwareapparaten
9 april 2024
De weergave van de status ‘uitgeschreven’ voor hardwareapparaten is iets gewijzigd.
Om te voorkomen dat ongeautoriseerde gebruikers apparaten opnieuw inschrijven, meld je je als beheerder aan voor handhaving van inschrijvingsrechten door in het menu te kiezen voor ‘Google Meet-hardware & instellingen & service-instellingen’. Daar zet je ‘Inschrijvingsrechten vereisen’ op ‘aan’.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-klanten.
Wanneer
Deze functionaliteit is nu beschikbaar.
4. Add-on AI Meetings and Messaging voor Google Workspace
9 april 2024
Met de nieuwe add-on AI Meetings en Messaging kun je gebruik maken van Google Meet-functies zoals studio-uitstraling, studioverlichting, studiogeluid en het maken van aantekeningen, waardoor vergaderingen nog effectiever en efficiënter worden. In de toekomst zal deze add-on ook toegang geven tot Gemini-functies in Google Chat, zoals on-demand gesprekssamenvattingen en automatische vertaling van berichten. Ook komt er een Screenshare-watermerk in Google Meet om het kopiëren en ongeautoriseerd verspreiden van gedeelde inhoud te ontmoedigen.
Voor wie
Beheerders van Business: Starter, Standard, en Plus. Enterprise: Starter, Standard, en Plus. Frontline: Starter en Standard. Enterprise Essentials, Essentials Plus en Nonprofits.
Wanneer
Sommige Meet- en Chat-functies voor deze add-on zullen later dit jaar beschikbaar komen.
Beheer
Beheerders
1. Maak van leden beheerders met de Google Chat API
18 april 2024
Je kon al chatruimtes, lidmaatschappen, groepschats maken met behulp van de Google Chat API. Nu kun je in de Chat API ook leden van een chatruimte promoveren tot beheerders.
Beheerders kunnen de API-besturingselementen in de beheerdersconsole gebruiken om de toegang tot Google Chat-gegevens te beperken.
Wanneer
Deze functie is nu beschikbaar voor alle Google Workspace-klanten
2. Volg het gebruik van Gemini in de beheerdersconsole
13 april 2024
Het gebruik van Gemini Business-add-on aangekondigd die een subset van generatieve AI-functies biedt, onderhevig aan maandelijkse gebruikslimieten. Gemini Business-klanten kunnen nu de Gemini-limietstatus van een gebruiker controleren in de beheerdersconsole. Voor Gemini Enterprise- en Gemini Business-klanten kunnen beheerders ook de laatste Gemini-gebruiksdatum van hun gebruiker controleren.
3. Meervoudige goedkeuring voor gevoelige beheerdersacties
9 april 2024
Als extra bescherming kun je aangeven dat gevoelige beheerdersacties voortaan door meerdere partijen goedgekeurd moeten worden. Als je deze extra beveiligingslaag toevoegt, moet de ene beheerder dan de volgende gevoelige acties goedkeuren die door een andere beheerder zijn geïnitieerd:
- Tweestapsverificatie
- Accountherstel
- Geavanceerde bescherming
- Google-sessiecontrole
- Inlog-problemen
- Wachtwoordloos inloggen (bèta).
Deze functie is beschikbaar voor Workspace-klanten met meerdere hoofdbeheerdersaccounts.
Dit zorgt er niet alleen voor dat er geen ongeautoriseerde of onbedoelde wijzigingen worden aangebracht, het is ook handiger. Want na goedkeuring wordt de actie automatisch uitgevoerd en hoeft de aanvrager geen aanvullende actie meer te ondernemen.
Een voorbeeld
Wanneer je wijzigingen in de tweestapsverificatie wilt aanbrengen, moet een beheerder de wijziging ter goedkeuring indienen bij een hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder kan deze verzoeken bekijken en er actie op ondernemen. De superbeheerder ontvangt ook een e-mailwaarschuwing.
De beheerders kunnen een goedkeuringsverzoek openen om meer informatie op te vragen, zoals wie door de wijziging wordt beïnvloed, wat de configuratie was vóór de wijziging en wat deze na de wijziging zal zijn.
Voor wie
Beheerders van Enterprise Standard, Enterprise Plus en Cloud Identity Premium.
Hoe
Deze functie is beschikbaar voor in aanmerking komende Workspace-klanten met twee of meer hoofdbeheerdersaccounts. Goedkeuring door meerdere partijen staat standaard uit en kan worden ingeschakeld in de beheerdersconsole.
Wanneer
Voor Rapid Release- en Scheduled Release-domeinen is de uitrol vanaf 9 april 2024
4. Toegang beheren tot de testfuncties van Gemini
9 april 2024
Met een nieuwe instelling in de beheerdersconsole kun je bepalen wie de alfafuncties van Gemini voor Google Workspace kunnen testen voordat ze algemeen beschikbaar worden. Je kunt de alfafuncties inschakelen voor alle Gemini-gebruikers of alleen voor de Gemini-gebruikers in een bepaalde organisatie-eenheid (OU) of groep.
Ga naar ‘Accountinstellingen / Gemini voor Google Workspace’ om de toegang tot Gemini te configureren.
Voor wie
Beheerders en eindgebruikers van Google Workspace met Gemini Enterprise, Gemini Business en de AI Meetings & Messaging-add-on.
Hoe
Deze functie is standaard uitgeschakeld en kan worden ingeschakeld op domein-, OE- of groepsniveau. Houd rekening met het volgende:
- De instelling geldt voor alle alfafuncties van Gemini for Workspace. Het is niet mogelijk om een subset van functies in te schakelen of om een specifieke functie uit te zetten.
- Functies verschijnen in alpha zodra ze beschikbaar zijn, zonder voorafgaande kennisgeving.
- Omdat deze functies nog niet algemeen beschikbaar zijn, biedt Google geen volledige ondersteuning voor deze functies.
- Gebruikers kunnen zich aanmelden voor de alpha-communitypagina van Google Workspace. Hierdoor blijf je op de hoogte van de nieuwste Gemini for Workspace alfafuncties en kun je ook vragen stellen over de functies.
Wanneer
Voor domeinen met snelle en geplande release is de geleidelijke uitrol vanaf 9 april 2024.
5. Automatisch labelen van bestanden met de AI Security-add-on
9 april 2024
Met behulp van de nieuwe AI Security-add-on kunnen IT-teams automatisch en continu gevoelige bestanden in de hele organisatie identificeren, classificeren en labelen in Google Drive. De AI-modellen die hiervoor worden gebruikt, kunnen worden getraind voor de specifieke behoeften van jouw organisatie. Geclassificeerde bestanden kunnen vervolgens worden beschermd met bestaande maatregelen ter voorkoming van gegevensverlies (DLP).
Met Drive labels kun je de activiteiten op gelabelde bestanden nauwlettend in de gaten houden. De uitdaging is dat labels alleen effectief zijn op bestanden die correct zijn geïdentificeerd en gelabeld, en dat het veel werk kost.
Het AI-model wordt getraind op jouw voorbeelden van gegevensclassificatie, en kan dan grote hoeveelheden bestanden labelen met een hoge mate van nauwkeurigheid. Gelabelde gegevens worden vervolgens beschermd door het beveiligingsbeleid van de organisatie.
Voor wie
Beheerders van Business Starter, Standard, en Plus. Enterprise Starter, Standard, en Plus. Frontline Starter en Standard. Enterprise Essentials, Essentials Plus en Nonprofits.
6. Centralisatie van gebruikers en events in de beheerdersconsole
5 april 2024
De informatie over gebruikers en met logboekgebeurtenissen in de beheerdersconsole is gecentraliseerd. Hierdoor kun je als beheerder gebruikersproblemen sneller beoordelen en actie ondernemen.
Op de gegevenspagina van een gebruiker in de beheerdersconsole zie je nu de nieuwe tabbladen ‘Onderzoeken’, ‘Beveiliging’ en ‘Groepen’. Deze tabbladen bevatten alle gebruikersgerelateerde informatie, van beveiligingswaarschuwingen tot auditlogboeken, groepslidmaatschappen en beveiligingsbeleid dat op de gebruiker wordt toegepast.
Met doorklikken zie je meer informatie over een gebeurtenis, en kun je, indien nodig, actie ondernemen.
Voor wie
Voor Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus en Frontline-klanten.
7. Audit- en onderzoeksbevoegdheden per toepassing toewijzen
4 april 2024
De toegangsniveaus voor de Audit- en Onderzoekstool kunnen nu per applicatie beperkt worden (bijvoorbeeld: beheerder, Drive-logboeken enz.). Dit zorgt ervoor dat de toegang niet te breed wordt ingericht en dat gedelegeerde beheerders alleen toegang hebben tot de apps die relevant voor hen zijn. Deze functionaliteit is beschikbaar voor de beheerders bij alle Google Workspace-klanten.
Hoe
Het Helpcentrum bevat meer informatie over beheerdersrechten voor de audit- en onderzoekstool.
Wanneer
Voor Rapid Release- en Scheduled Release-domeinen is de uitrol vanaf 4 april 2024, met een verwachte voltooiing op 30 april 2024.
Ontwikkelaars
1. Google Chat-apps: abonneren op events
18 april 2024
Google Workspace-ontwikkelaars die zijn geregistreerd in het Developer Preview-programma van Google kunnen nu Chat-apps bouwen die Chat-events ontvangen. Dit doen zij met behulp van de Google Workspace Events API.
Events betreffen de volgende soorten wijzigingen in Google Chat:
- Nieuwe lidmaatschappen
- Nieuwe of verwijderde reacties op een bericht
- Nieuwe, bijgewerkte of verwijderde leden in een ruimte
- Wijzigingen in een ruimte, zoals een andere naam of beschrijving van de ruimte
Door je te abonneren op deze meldingen kunnen Chat-apps realtime reageren op belangrijke acties.
Wanneer
De Google Chat API is nu beschikbaar voor alle Google Workspace-klanten.
2. Dialogflow CX in gewone taal
16 april 2024
Met Dialogflow CX kunnen ontwikkelaars chat-apps maken voor specifieke taken. Dialogflow CX begrijpt nu en reageert op natuurlijke taal.
Wanneer
Voor de domeinen van alle Google Workspace-klanten is de geleidelijke uitrol vanaf 16 april 2024.
