Het kan zijn dat je e-mail ineens bij de ontvanger verdwijnt in de spamfolder.
Dan kun je niet alleen lang wachten op een reactie, maar het is ook slecht voor de reputatie van jouw domein. Om te voorkomen dat je e-mail als spam gezien wordt, kun je een aantal maatregelen nemen. In dit artikel hebben we een aantal van deze maatregelen op een rijtje gezet.
Richtlijnen voor verzending
Volg deze richtlijnen om te voorkomen dat je e-mails als spam worden gemarkeerd door Gmail, zodat je de goede reputatie van je domein behoudt:
- Stuur alleen e-mails naar mensen die berichten van je willen krijgen, zodat ze berichten uit jouw domein minder snel markeren als spam en jouw domein een slechte reputatie krijgt.
- Gebruik standaard berichtopmaak om ervoor te zorgen dat je e-mails in de inbox belanden in plaats van in de spammap.
- Verifieer e-mails met SPF en DKIM (zie hieronder voor uitleg over technieken).
- Stuur bij voorkeur alle berichten vanaf hetzelfde IP-adres.
- Stuur berichten naar contacten die in je adresboek staan om spammarkering te minimaliseren. Een betekend adres wordt minder snel gemarkeerd als spam.
1. Wat moet je niet doen?
- Meng geen verschillende soorten content in één bericht, zoals commerciële en informatieve inhoud
- Je zonder toestemming voordoen als een ander domein of afzender
- Markeer interne berichten niet als spam. Dat kan negatieve gevolgen hebben voor de reputatie van jouw domein
- Aanmeldingsformulieren gebruiken die standaard zijn aangevinkt
- Verstuur niet plotseling veel berichten als je dit eerder niet hebt gedaan
- Stuur geen test-phishingberichten of testcampagnes via je domein.
2. Nieuwsbrieven versturen
Als je grote hoeveelheden e-mails (5000 berichten per dag of meer, bijvoorbeeld een nieuwsbrief) verstuurt, volg dan het Spambeleid van Google:
- Verstuur geen ongewenste e-mails,
- Zorg altijd voor een eenvoudige afmeldoptie voor ontvangers,
- Verifieer uitgaande e-mails met SPF, DKIM en DMARC om de bezorging te verbeteren en identiteitsfraude te voorkomen.(laat de beheerder altijd SPF, DKIM en DMARC instellen voor je domeinen om de e-mailbezorging te verbeteren, zie hierna bij ‘De techniek’). Dit beschermt tegen identiteitsfraude en zorgt ervoor dat je mail minder snel wordt geweigerd.
3. Wat kun je verder nog doen?
- Controleer regelmatig of jouw domein niet gemarkeerd is als ‘onveilig’ met Google Safe Browsing. Dit doe je via deze link
- Controleer je domeininstellingen via de Google Admin Toolbox
- Als berichten worden geweigerd, krijg je mogelijk een foutmelding. Aan de hand van deze melding kun je het probleem oplossen.
De techniek
Het is belangrijk dat de instellingen voor alle e-mail versturende diensten goed staan in de DNS instellingen van je domeinnaam:
1. Verificatiemethodieken
SPF (Sender Policy Framework)
Met een SPF record voorkom je dat spammers ongeautoriseerde berichten sturen die afkomstig lijken te zijn van jouw domein. Stel SPF in door een SPF-record te plaatsen in jouw domein dat alle e-mailafzenders van jouw domein bevat.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
Zet DKIM aan voor het domein dat de e-mails stuurt. De ontvangende servers gebruiken DKIM om te verifiëren of de domeinhouder het bericht daadwerkelijk heeft gestuurd.
Let op: je hebt een DKIM-sleutel van 1024 bits of langer nodig om berichten te sturen naar persoonlijke Gmail-accounts.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
Met DMARC laat je ontvangende servers weten wat ze moeten doen met uitgaande berichten van jouw organisatie die niet door de SPF- of DKIM-controle komen. Stel DMARC in door een DMARC-record voor jouw domein te plaatsen.
Met DMARC-rapporten kun je de e-mails die vanuit jouw domein zijn gestuurd controleren en zien of afzenders jouw domein nabootsen.
ARC (Authenticated Received Chain)
ARC controleert de vorige verificatiestatus van doorgestuurde berichten. Als een doorgestuurd bericht door de SPF- of DKIM-verificatie komt, maar ARC aantoont dat het bericht eerder niet kon worden geverifieerd, behandelt Gmail het bericht als niet-geverifieerd. Als je regelmatig e-mails doorstuurt, is ARC-verificatie aan te raden.
2. Configuratie van de infrastructuur
IP-adressen
Het verzend-IP-adres moet een PTR-record (Pointer-record) hebben. Hiermee wordt gecontroleerd of de verzendhostnaam gekoppeld is aan het verzend-IP-adres. Elk IP-adres moet toegewezen zijn aan een hostnaam in het PTR-record. De hostnaam die in de PTR-record staat, moet een doorstuur-DNS bevatten die naar het verzend-IP-adres verwijst.
Belangrijk: Het IP-adres van het verzendadres moet overeenkomen met het IP-adres van de hostnaam die is ingevoerd in de Pointer-record (PTR).
Gebruik Postmaster Tools om informatie te controleren over berichten die vanuit jouw domein naar Gmail-accounts zijn gestuurd.
Hulp nodig?
Als je moeite hebt met het controleren of correct instellen van deze instellingen, kan Presis helpen. We zorgen ervoor dat alles goed staat ingesteld, inclusief:
- Autorisatie van je domeinnaam om e-mails te versturen.
- Digitale ondertekening van e-mails voor authenticiteit.
- Instellen van een DMARC-beleid voor e-mails die niet aan SPF- en DKIM-authenticatie voldoen.
In de controle nemen wij alle e-mailversturende systemen mee die je gebruikt, dus niet alleen Google Workspace, maar ook bijvoorbeeld Mailchimp, Zendesk en het administratiesysteem.
Het goed instellen van de e-mailapp blijft ingewikkeld, maar de specialisten van Presis hebben hier ervaring mee en doen het snel en goed.
Heb je interesse in deze controle?
