Wat is er nieuw in Google Workspace: de updates van januari 2024
Google Workspace wordt continu verbeterd en uitgebreid. Om je te helpen bij te blijven, geven wij een overzicht van de updates die in januari 2024 doorgevoerd zijn. De belangrijkste volgens ons: ‘Het afdwingen van 2FA (tweestapsverificatie) voor alle beheerdersaccounts. 2FA brengt het aantal hacks met 50% terug, en is dus een onmisbare beveiligingsmethode.
1. Beter plannen van afspraken in Google Agenda
30 januari 2024
Sinds vorig jaar kun je je relevante vergaderduur instellen en je agendaweergave afstemmen op je voorkeuren.
Voor wie
Co-hosts, secundaire agenda’s en toegang voor afgevaardigden voor de business-edities Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus.
Controleer Agenda’s op beschikbaarheid is voor alle business-edities, Google Workspace Individual-abonnees en gebruikers met persoonlijke Google-accounts.
Hoe
Vanaf nu kun je:
- Tijdens het installatieproces maximaal 20 co-hosts toevoegen aan je afsprakenschema, zodat je afspraken met anderen kunt hosten.
- Afspraakschema’s op secundaire agenda’s. Dit kan handig zijn wanneer meerdere gebruikers, zoals een team, toegang nodig hebben tot dezelfde set kantooruren. Iedereen met toestemming om de secundaire agenda te gebruiken, kan wijzigingen aanbrengen in de planning, maar het afsprakenschema van de secundaire agenda kan niet de beschikbaarheid controleren van alle gebruikers met toegang tot de secundaire agenda.
- Gemachtigden, zoals een administratief assistent, kunnen nu ook afspraken plannen, bewerken of verwijderen.
- Instelling “Agenda’s controleren op beschikbaarheid”. Als je deze instelling uitschakelt, betekent dit dat zelfs als er een conflict is in een van de agenda’s, gebruikers nog steeds die tijd kunnen boeken. Dit kan handig zijn als je een nieuwe vergadering prioriteit wilt geven boven bestaande vergaderingen.
Wanneer
Voor Rapid Release-domeinen vanaf 30 januari 2024. Voor Geplande releasedomeinen: geleidelijke uitrol vanaf 12 februari 2024
2. Lokale gegevensopslag voor Workspace-gegevens
30 januari 2024
Onder druk van Europese regelgeving, die de opslag van gegevens in de Verenigde Staten verbiedt, komt Google nu met de mogelijkheid je Workspace-gegevens lokaal op te laten slaan. Deze mogelijkheid is er nu nog alleen voor beheerders die zich aangemeld hebben.
Beheerders kunnen de Workspace-gegevens van hun organisatie exporteren naar hun eigen Google Cloud Storage (GCS)-bucket op een geografische locatie naar keuze. Zij voldoen hiermee aan diverse eisen op het gebied van gegevenssoevereiniteit, compliance en archivering.
Deze functionaliteit bevindt zich nu nog in de testfase, maar zal naar verwachting binnenkort voor alle gebruikers beschikbaar komen.
Voor wie
Beheerders.
Hoe
Deze functie is beschikbaar voor Google Workspace Enterprise Plus-gebruikers met de Assured Controls-add-on. In de bètaversie geïnteresseerde beheerders kunnen zich aanmelden met een formulier of mailen naar localdatastorage@google.com.
Als je momenteel niet over de Assured Controls-add-on beschikt, neem dan contact met ons op voor meer informatie.
3. Nieuwe knop voor Lijstweergave in Google Drive
26 januari 2024
De knop om de weergave te wijzigen in Google Drive is vernieuwd. Je kunt hiermee wisselen tussen ‘Lijstweergave’ en ‘Rasterweergave’.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers en gebruikers met een persoonlijk Google-account.
4. Snel naar waar de ander zich bevindt in Google Sites
26 januari 2024
Wanneer je samenwerkt aan een document of presentatie in Google Docs of Presentaties, kun je snel naar de plek in het document of de presentatie gaan waar de ander bezig is, door op zijn of haar avatar in de rechterbovenhoek te klikken.
Een soortgelijke functie is nu ook aan Google Sites toegevoegd. In Google Sites kun je websites aanmaken voor je team of project. Door op de avatar van de ander te klikken, ga je direct naar de plek of pagina waar de ander aan het werk is.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers, en gebruikers met een persoonlijk Google-account.
Wanneer
Deze functionaliteit wordt nu uitgerold naar Rapid Release-domeinen. Voor geplande release-domeinen wordt dit vanaf 12 februari 2024 uitgerold.
5. Veranderingen bij het aanmaken van ruimtes in Google Chat
26 januari 2024
Er zijn twee verandering in het aanmaken van ruimtes in Google Chat:
- het gebruik van dubbele namen wordt voorkomen, en
- ruimtes kunnen geconfigureerd worden voor specifieke gebruiksscenario’s.
Hoe
Als je een nieuwe ruimte binnen het domein van je bedrijf maakt, of als je een bestaande ruimte een andere naam wilt geven, waarvan de naam al bestaat, verschijnt er een foutmelding.
Ook de gebruikersinterface voor het aanmaken van een nieuwe ruimte in Chat is aangepast. Je kunt de ruimte nu aanwijzen voor samenwerking (voor het bespreken van een onderwerp of teamproject) of voor aankondigingen (voor het faciliteren van eenrichtingsverkeer, zoals bedrijfsbrede updates).
Op de bijgewerkte welkomstpagina krijgen gebruikers dan opties te zien die afhankelijk zijn van het geselecteerde ruimtetype. Voor een samenwerkingsruimte krijgen gebruikers de mogelijkheid om leden toe te voegen, bestanden te delen, taken toe te wijzen en een welkomstbericht te maken dat verschijnt wanneer een nieuw lid lid wordt van de ruimte. Je kunt ook ‘Geschiedenis aan’ zetten en suggesties zien voor apps die je aan de ruimte kunt toevoegen. Voor een aankondigingsruimte kunnen gebruikers groepen toevoegen, ruimterechten beheren en richtlijnen toevoegen over het gebruik van de ruimte.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers en abonnees van Google Workspace Individual.
Wanneer
Dubbele ruimtenaam: deze functionaliteit wordt geleidelijk uitgerold vanaf 25 januari 2024. Het configureren voor gebruikscenario’s wordt voor Rapid Release-domeinen geleidelijke uitgerold vanaf 25 januari 2024. Voor Geplande releasedomeinen is dit vanaf 12 februari 2024. Op mobiele apparaten zal deze functionaliteit aan het einde van het eerste kwartaal van 2024 beschikbaar zijn.
6. Nieuwe moderatietool voor gerapporteerde Google Chat-inhoud
22 januari 2024
Er is nu voor beheerders en moderators een centrale locatie waar gerapporteerde Google Chat-inhoud beoordeeld en afgehandeld kan worden, naast de e-mailquarantainetool voor Gmail. Hierin worden een overkoepelend overzicht en detailinformatie van actieve en opgeloste rapporten getoond.
Superbeheerders kunnen gebruikers voortaan ook het recht toekennen tot ‘Chatinhoudrapport modereren’. Dit nieuwe recht moet de last voor hoofdbeheerders verminderen.
Voor wie
Beheerders en aangewezen moderators van voor gebruikers van Google Workspace Enterprise en Enterprise Plus.
Hoe
De moderatietool is toegankelijk in de beheerdersconsole door Apps & Google Workspace & Moderatie te selecteren.
In de moderatietool kun je als beheerder:
- Alle rapporten bekijken die bij het bericht horen (inclusief de rapporten die in het verleden zijn opgelost). Houd er wel rekening mee dat opgeloste rapporten na 180 dagen uit de moderatietool worden verwijderd.
- De bewerkingsgeschiedenis van een bericht en het transcript van een gesprek bekijken, inclusief maximaal vijf berichten die vóór het gerapporteerde bericht zijn geplaatst.
- Na selectie van een gerapporteerd bericht, verschijnt meer informatie, waaronder gespreksdetails en andere rapporten. Met ‘Meer weergeven’ kun je maximaal vijf eerder verzonden berichten bekijken.
- Gespreksdetails bieden informatie over het type gesprek (directe berichten, directe groepsberichten of Spaces) met aantal deelnemers, ruimtebeheerders, richtlijnen, enz.
Beheerders kunnen ervoor kiezen een bericht of een hele ruimte te verwijderen. Ook kunnen zij opmerkingen aan het rapport toevoegen voor het geval de inhoud in de toekomst verdere controle vereist.
Om Chat-inhoud te kunnen bekijken in de moderatietool, moet de inhoudsrapportage voor Google Chat ingeschakeld zijn. Het recht ‘Chatinhoudrapport modereren’ kan ook toegewezen worden aan andere gebruikers in uw organisatie.
De moderatietool bevat ook een tabblad voor het beheren van in quarantaine geplaatste Gmail-berichten.Dit tabblad Gmail is beschikbaar voor alle Google Workspace-gebruikers.
Wanneer
Voor domeinen met snelle en geplande release wordt deze functionaliteit uitgerold vanaf 22 januari 2024.
7. Gemakkelijker afmelden voor e-mails in Gmail
19 januari 2024
Google heeft een paar maanden geleden al nieuwe richtlijnen opgesteld voor bulkafzenders. Nu wordt het ook voor gebruikers makkelijker om je af te melden voor ongewenste e-mails in Gmail op internet en mobiel.
Hoe
- Er is een afmeldknop toegevoegd aan de hover-acties (als je met de muis op een mail gaat staan) op internet. Wanneer je op de afmeldknop klikt, stuurt Gmail een verzoek naar de afzender om het e-mailadres uit hun mailinglijst te verwijderen.
- De afmeldknop is nu beter zichtbaar in de e-mail op Android- en iOS-apparaten, en niet meer verstopt in het menu met de drie puntjes.
- De knoppen voor het afmelden en het melden van een bericht als spam krijgen duidelijkere tekst. Dit moet voorkomen dat het afmelden voor een mail van een legitieme afzenders een negatieve invloed heeft op zijn of haar e-mailreputatie en de afleverbaarheid van toekomstige e-mails beïnvloedt.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers en bezitters van een persoonlijk Google-account.
Wanneer
Voor internet en mobiel wordt deze functionaliteit zo snel mogelijk uitgerold.
8. Berichten een ster geven in Google Chat op mobiel
19 januari 2024
Je kunt berichten in Google Chat nu ook op mobiele Android- en iOS-apparaten een ster toekennen. Hiermee blijf je op de hoogte van de belangrijkste berichten.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers en bezitters van een persoonlijk Google-account.
Hoe
Om een bericht een ster te geven, houd je het bericht lang ingedrukt en klik je op de ster. Je kunt de ster van een bericht uit het oorspronkelijke bericht verwijderen of de ster van berichten uit de snelkoppeling verwijderen.
Je kunt geen ster geven aan een bericht in een verouderde thread.
Wanneer
Voor Android wordt deze functionaliteit uitgerold vanaf 19 januari 2024. Voor iOS vanaf 16 januari 2024.
9. Deelnemen aan vergaderingen op mobiel als gast, zonder Google-account
17 januari 2024
Je kunt nu snel als gast aan een vergadering deelnemen zonder dat je je hoeft aan te melden bij een persoonlijk of zakelijk Google-account of een nieuw Google-account hoeft aan te maken. Dit kon al voor internetvergaderingen, maar kan nu ook op mobiel, zodat je bijvoorbeeld onderweg aan Meet-vergaderingen kunt deelnemen.
Om als gast deel te nemen, moet je op de Agenda-uitnodiging voor de vergadering staan of vooraf de vergaderingscode of vergaderingslink ontvangen hebben. Na je aanmelding kun je meteen tot de vergadering toegelaten worden.
Voor wie
Voor alle Google Workspace-gebruikers, Google Workspace Individual-abonnees en gebruikers met persoonlijke Google-accounts.
Hoe
Het toestaan van vergadergasten kan door de beheerder op domeinniveau worden in- of uitgeschakeld.
Hosts van vergaderingen kunnen het toegangstype voor vergaderingen ook instellen op ‘Open’, wat betekent dat iedereen met een vergaderingslink aan de vergaderingen kan deelnemen.
Wanneer
Voor iOS is deze nieuwe functionaliteit nu al beschikbaar. Voor Android wordt deze geleidelijk uitgerold vanaf 17 januari 2024.
10. Opmerkingen en actiepunten in aan de clientzijde gecodeerde documenten
16 januari 2024
Bij versleuteling worden gegevens gecodeerd ter beveiliging. Alleen gebruikers voor wie de beheerder Workspace-versleuteling aan de clientzijde heeft aangezet en die hun identiteit hebben laten verifiëren, kunnen versleutelde bestanden maken en kopiëren. Gebruikers met wie een versleuteld bestand is gedeeld, kunnen het bestand openen met een versleutelingssleutel die uniek is voor het bestand. Versleuteling aan de clientzijde voegt daarmee een extra beveiligingslaag toe.
Je kunt nu in een aan de clientzijde gecodeerd Google-document opmerkingen toevoegen, bewerken, beantwoorden, filteren of verwijderen. Je kunt ook actiepunten aan jezelf of anderen toewijzen.
Opmerkingen worden opgeslagen wanneer het document automatisch wordt opgeslagen. Als je het document herstelt naar een eerdere versie, worden de opmerkingen die in die versie aan het document zijn toegevoegd, ook hersteld.
Let er op dat je bij het delen van gecodeerde bestanden alleen de machtigingen ‘kijker’ of ‘editor’ kunt toewijzen; de machtiging ‘Alleen commentaar’ wordt niet ondersteund.
Deze functionaliteit komt in de toekomst ook beschikbaar voor Google Spreadsheets en Presentaties.
Voor wie
Voor gebruikers van Google Workspace Enterprise Plus.
Hoe
Beheerders kunnen versleuteling aan de clientzijde inschakelen op domein-, OE- en groepsniveau (Beheerdersconsole & Beveiliging & Toegang en gegevenscontrole & versleuteling aan de clientzijde).
Als versleuteling aan de clientzijde is ingeschakeld door de beheerder, kunnen gebruikers in het Helpcentrum meer informatie vinden over het werken met versleutelde bestanden in Drive, Documenten, Presentaties en Spreadsheets.
Wanneer
Voor Rapid Release-domeinen wordt deze functionaliteit uitgerold vanaf 16 januari 2024. Voor geplande releasedomeinen is dit vanaf 1 februari 2024.
11. Trusted types nu ook in Gmail
12 januari 2024
Trusted types beperken het gebruik van Document Object Model (DOM) API’s. Zij verminderen ook de kans op Document Object Model Cross Site Scripting (DOM XSS), een kritieke bedreiging voor de webbeveiliging: een aanvaller plaatst kwaadaardige code in een webpagina, die vervolgens door de browser van het slachtoffer wordt uitgevoerd. Hierdoor kan de cyberaanvaller cookies stelen, sessies kapen en zelfs de controle over de computer van het slachtoffer overnemen.
Met de uitbreiding van Trusted Types naar Gmail worden gebruikers en gegevens nog beter beschermd.
Voor wie
Ontwikkelaars die DOM API’s wijzigen.
Gmail is beschikbaar voor alle gebruikers van Google Workspace en voor gebruikers met persoonlijke Google-account
Hoe
Om de code Trusted Types-compatibel te maken, geef je aan de browser aan dat de gegevens die worden gebruikt binnen de context van deze DOM API’s betrouwbaar zijn door een speciaal Trusted Type-object te maken.
Er zijn verschillende manieren om aan Trusted Types te voldoen, zoals het verwijderen van foutieve code, het gebruik van een bibliotheek (zoals safevalues of DOMPurify) of het maken van een Trusted Types-beleid. Als de code van Trusted Types niet compatibel wordt gemaakt, kan dit leiden tot functiestoringen in extensies van derden, omdat hun DOM-bewerkingen door de browser worden geblokkeerd.
Wanneer
Deze functionaliteit wordt voor Rapid Release-domeinen vanaf 12 februari 2024 uitgerold; voor Geplande releasedomeinen vanaf 11 maart 2024.
12. Afdwingen van tweestapsverificatie voor alle beheerdersaccounts
Tweestapsverificatie of 2 factor-authenticatie (2FA) vermindert het aantal hacks met meer dan 50%. Daarom is Google begonnen met het afdwingen van tweestapsverificatie voor alle beheerdersaccounts.
Hoe
Wanneer dit voor jouw organisatie van kracht wordt, ontvang je de volgende meldingen:
- 30 dagen van tevoren: superbeheerders ontvangen verschillende e-mail- en in-app-meldingen.
- Als 2FA van kracht wordt: alle beheerders ontvangen gedurende de komende dertig dagen e-mail- en in-app-meldingen wanneer ze zich aanmelden bij hun accounts. Als ze 2FA niet binnen deze periode inschakelen, hebben ze geen toegang meer tot hun account en moeten ze hun beheerdersaccount herstellen.
Wanneer
Vanaf december 2023 is deze wijziging voor sommige klanten al van kracht.
13. Updates van statistieken in Google Drive Apps Reports en Reports API
9 januari 2024
Er zijn enkele verbeteringen doorgevoerd in de Google Drive-statistieken in de apps-rapporten van de beheerdersconsole en de Reports API. Deze verbeteringen bieden meer inzicht in de rapportages en in de trends binnen het domein, zoals:
- Verschuiven van metrische datums van Pacific Daylight Time (PDT) naar Pacific Standard Time (PST).
- Het verplaatsen van bestanden tussen teamdrives en het direct delen van items binnen gedeelde Drives wordt nu opgenomen in de deelstatistieken.
- Het delen van items met ingesloten inhoud wordt nu als één actie geteld in de deelstatistieken, in plaats van twee.
- Statistieken die het aantal toegevoegde of verwijderde items in eigendom berekenen, tellen activiteiten die geen invloed hebben op de mogelijkheid van een gebruiker om toegang te krijgen tot een bestand, niet langer mee.
Voor wie
Beheerders die toegang hebben tot de beheerdersconsole en Reports API.
Hoe
Beheerders met SKU’s waarvoor Drive Audit is ingeschakeld, hebben toegang tot de statistieken in de beheerdersconsole en rapportage- en app-rapporten of via de Reports API.
Wanneer
Deze functies worden geleidelijk uitgerold vanaf 9 januari 2024.
14. Limiet voor dynamische groepen verhoogd naar 500
Het aantal dynamische groepen dat een gebruiker kan hebben, is verhoogd van 100 naar 500. Dynamische groepen zijn groepen waarvan het lidmaatschap automatisch wordt beheerd op basis van specifieke criteria, zoals de afdeling of locatie van een gebruiker. De verhoging van het aantal groepen geeft beheerders meer flexibiliteit en vermindert het aantal handmatige groepsbeheertaken.
Voor wie
Alleen voor gebruikers van Google Workspace Frontline Standard, Enterprise Standard en Enterprise Plus, Enterprise Essentials Plus en Cloud Identity Premium.
Wanneer
Deze mogelijkheid wordt vanaf nu geleidelijk uitgerold naar domeinen met snelle release en geplande release.
15. Updates voor beheerde iOS-apparaten met de release van Chrome 120
3 januari 2024
Er zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd aan Chrome-op-iOS voor beheerders. Deze verbeteringen komen overeen met de geplande release van Chrome 120:
- Het gebruikersbeleid kan nu worden toegepast op iedere gebruiker die zich aanmeldt bij de Chrome-browser met zijn beheerde account. Hiermee wordt het makkelijker gebruikers op een consistente en veilige manier te laten browsen.
- Eindgebruikers krijgen een melding dat hun organisatie het account beheert waarbij zij zich aanmelden. Deze melding houdt gebruikers ook op de hoogte van de beveiligingsmaatregelen die zijn getroffen om hun gegevens te beschermen.
- Beheerders kunnen de beheerdersconsole centraliseren. Hiermee kunnen beheerders het beleid afstemmen op de behoeften van hun organisatie, en een aangepaste en veilige browseromgeving voor alle gebruikers creëren.
Voor wie
Beheerders van iOS-apparaten.
Hoe
Ga in de beheerdersconsole naar Chrome-browser & Instellingen & Chrome op iOS om beleid en voorkeuren toe te passen. google workspace
Wanneer
Deze functie wordt geleidelijke uitrol (tot 15 dagen voor zichtbaarheid van functies) vanaf 24 januari 2024.
