Een paar jaar geleden is het bedrijf overgestapt op Google Workspace. Wim van der Burgh, oprichter van PixelX, vertelt:

Bovendien werd ons in 2021 geadviseerd om naar SharePoint over te gaan. Maar de koppeling met onze Macs liep niet. Ik weet nog steeds niet waar dat nu precies aan lag, maar het werkte voor ons gewoon niet: SharePoint was niet synchroon, de gebruiksinterface sprak mij niet aan, het had veel applicaties en het is best wel traag. 

Daar lag toen best wel een uitdaging, want toen het ook niet lukte met Sharepoint, stonden we voor de vraag: ‘Wat moeten we nu?’.” 

Vlotte gebruikersinterface

“Via-via kwam ik in contact met Presis. En Google Workspace sprak ons eigenlijk gelijk heel erg aan. Nu was ik altijd al gecharmeerd van Google: de Google Workspace-omgeving zag er heel mooi uit. Het heeft een vlotte gebruikersinterface die onze generatie aanspreekt, het werkt gewoon en het doet wat het moet doen.

Dus Google Workspace was voor ons echt een super-oplossing. Wij zijn in één keer heel soepel overgestapt. Alles stond al klaar; alle mails zijn in één keer overgezet. We hadden er helemaal geen omkijken naar. 

Ook het werken in Google Workspace is heel intuïtief. En dat maakt het makkelijker om over te stappen. Je denkt dat de drempel heel hoog is, maar omdat Presis alles uit handen neemt en een hele duidelijke training geeft, is de adoptiedrempel voor gebruikers eigenlijk helemaal niet hoog.” 

Wij doen nu het IT-beheer zelf

“Datzelfde geldt voor de back-end. Vroeger had je allemaal beheerplatforms van Azure enzovoort, en hadden wij iemand die ons hielp met de ICT. En nu doe ik het zelf. Een account maken; onze server en alle videobestanden backuppen in Drive. Het werkt allemaal heel goed en supermakkelijk. Alles waar je vroeger IT-mensen voor nodig had, dat doen we nu zelf. En als ik een vraag heb, bijvoorbeeld welke rechten ik moet koppelen aan een account, dan mail ik even naar support@presis.nl, en dan krijg ik heel snel een reactie terug. De samenwerking met Presis gaat altijd supervlot en helemaal goed. Ze reageren snel en  de communicatie is duidelijk.”

Het heeft ons heel veel rust, professionaliteit en groei gebracht

“Ik denk dat ik namens iedereen hier spreek als ik zeg dat Google Workspace ons heel veel rust, professionaliteit en groei heeft gebracht. Het werkt gewoon zo goed en zo fijn: het synchroon werken in een presentatie, het exporteren naar pdf, je kunt precies zien wie wat heeft gedaan en wie de laatste aanpassingen heeft gedaan, het presenteren… ik kan het echt iedereen aanraden. 

Wij werken nu niet alleen een stuk sneller, maar vooral ook een stuk minder foutgevoelig. Zo doen wij bijvoorbeeld regelmatig mee aan aanbestedingen. Vroeger had je een V1 Word-bestand en een V2, want we werkten met Dropbox. En dan een V3 en dan was die versie nog niet gesynchroniseerd… Nu hebben we gewoon één bestand. ‘One single source of truth’, zoals we dat noemen. Die foutgevoeligheid gaat eraf, omdat je altijd in het actuele bestand zit.

Qua tijdwinst werkt het voor je gevoel sneller, al durf ik daar geen cijfer aan te hangen omdat wij ook zijn gegroeid als bedrijf. Maar ik durf wel concreet te zeggen dat wij Pitch decks, dus pitches voor klanten, nu 30-40% sneller maken. Dat is deels omdat we goede templates hebben staan, maar ook doordat wij er tegelijkertijd in samenwerken. Dus het heeft ons wel veel tijdwinst opgeleverd.” 

Beveiliging 1.0 naar 2.0

“Ook qua beveiliging zijn wij als bedrijf van 1.0 naar 2.0 gegaan. Vroeger deden we alles nog gezamenlijk. Zo hadden we bijvoorbeeld hetzelfde Dropbox-account, zodat iedereen bij de bestanden kon. De data was lokaal opgeslagen, en we hadden allemaal zo’n beetje hetzelfde wachtwoord.

Maar toen we voor de Rijksoverheid gingen werken, stelden zij bepaalde eisen aan de ICT en de beveiliging. Nu hebben we aparte klantmappen, en hebben we een heel erg goed inzicht in wie daarbij kan. En gegevens worden ook niet meer lokaal opgeslagen. Als er een laptop wordt gestolen bijvoorbeeld, dan blokkeer je het account, zodat niemand er meer bij kan.”

“Als voorbeeld: vanochtend bleek dat de laptop van een collega stuk is. Vroeger moest je dan heel veel applicaties op de nieuwe laptop installeren: Word, Powerpoint, Outlook, Dropbox enzovoort. Nu zet ik Chrome en Drive op een Mac Mini, en ze kan direct weer aan de slag met dezelfde tabbladen, dezelfde bladwijzers en dezelfde geschiedenis. Daar zit ook zoveel tijdwinst in. Dus ook op het gebied van security heeft de overstap ons heel veel positiefs gebracht.” 

IT-beheer is gewoon weer leuk

“En ten slotte is het ook leuker en makkelijker om jezelf te verdiepen in het beheer. 

Vroeger wilde ik me niet verdiepen in de beheerconsole, want het werkte toch nooit. Als je een licentie wilde toevoegen, dan werd die geblokkeerd. We hadden daar vroeger dan ook een collega voor. Nu doe ik het zelf, en dat voelt in ieder geval een stuk makkelijker en intuïtiever. Dus ik ben er heel blij mee. Ik ben heel erg fan.”