Het succesverhaal van
HaagseHof
Lees hier hoe Haagsehof met Shared Drives eindelijk rust en
overzicht kreeg in Google Workspace.
"Ik wil dat het gewoon werkt"
Als ondernemer wil je gewoon dat alles werkt. Bestanden horen vindbaar te zijn, accounts moeten veilig beheerd worden en niemand wil wéér dat gevoel krijgen: “Waar is dat belangrijke document gebleven?”
Precies met die frustratie belde Mark Jehee van HaagseHof ons op.
Verdwijnen van bestanden en onzekerheid over accounts
Mark beheert samen met zijn team veel documenten. Toen er eerder accounts werden verwijderd, merkte hij dat er bestanden waren verdwenen. Of in elk geval onvindbaar waren. Dat bezorgde hem (terecht) stress.
Nu stond hij opnieuw voor het verwijderen van een aantal oude gebruikers, maar dit keer wilde hij zeker weten dat het goed ging.
“Ik wil onze Workspace strak trekken, zonder risico’s. Hoe weet ik zeker dat er niets kwijtraakt?”
Ons advies? Overstappen op Shared Drives voor structurele rust
Tijdens ons gesprek werd al snel duidelijk dat de manier waarop bestanden waren opgeslagen niet toekomstbestendig was. Documenten stonden vooral in persoonlijke Mijn Drive van medewerkers. Dat werkt prima, tot iemand uit dienst gaat of een account wordt verwijderd. Dan ontstaat er chaos. Want als er een Google account verwijderd wordt, worden ook alle bestanden die in de persoonlijke Drive staan verwijderd.
Daarom adviseerden we Mark om volledig over te stappen op Shared Drives (Gedeelde Drives).
Waarom we Shared Drive adviseerden?
- Bestanden behoren tot het bedrijf, niet tot individuele accounts.
- Medewerkers krijgen precies de juiste toegangsrechten.
- Niets verdwijnt wanneer een gebruiker verwijderd wordt, omdat de bestanden van de organisatie zijn.
- Beheer wordt overzichtelijker en veiliger.
Mark zag meteen de voordelen: “Dit geeft ons eindelijk structuur. Dit is precies wat we nodig hebben.”
Van losse mappen naar een robuuste, centrale omgeving
Samen hebben we gekeken hoe HaagseHof zijn Workspace opnieuw kan inrichten:
- Een logische mappenstructuur die past bij hun projecten.
- Rollen en rechten per team.
- Oude bestanden veilig migreren naar Shared Drives.
- Helder beleid voor aanmaken en verwijderen van accounts.
Zo werd Google Workspace niet alleen opgeruimd, maar vooral toekomstbestendig.
Het resultaat? Overzicht, controle en vertrouwen
Sinds de overstap werkt het team van HaagseHof veel rustiger. Mark hoeft niet meer bang te zijn dat bestanden verdwijnen. Accounts kunnen veilig worden toegevoegd of verwijderd, zonder gedoe.
“Het voelt alsof we eindelijk grip hebben op onze digitale werkplek. Alles is duidelijk, en we weten zeker dat niets zomaar kan verdwijnen.”
Wat deze case laat zien?
Veel bedrijven lopen tegen hetzelfde aan: rommelige mappen, onduidelijke rechten en risico’s bij accounts verwijderen. Shared Drives zijn dan geen luxe, maar een noodzakelijke stap richting professioneel werken.
Willen jullie ook grip op jullie Google Drive en zorgen dat bestanden nooit zomaar meer verdwijnen en altijd eigendom van het bedrijf blijven?
Wij helpen hier graag bij. Samen bespreken we wat er nodig is, wat de wensen zijn en dan gaan wij het voor jullie in orde maken.
Neem contact met ons op om het vrijblijvend door te spreken!
– Kees-Jan Diepstraten
