Zenphi klantcase
Zorgeloos afscheid nemen
van medewerkers
Hoe een zorgorganisatie het offboarding-proces automatiseerde voor
veiligheid, compliance en flexibiliteit.
Een complex web van handmatige werkzaamheden
Voor een grote zorginstelling met duizenden medewerkers en een flexibele schil van ingehuurde specialisten was het offboarding-proces een bron van constante zorg. De HR-afdeling, onder leiding van manager Tom, worstelde met een complex en foutgevoelig proces.
De uitdagingen waren uniek voor de zorgsector:
-
Wettelijke opschoon periode
In Nederland hebben medewerkers wettelijk het recht om tot vijf dagen na het einde van hun contract persoonlijke e-mails uit hun zakelijke mailbox te verwijderen. Dit handmatig coördineren en controleren was een lastige klus. -
Hoge doorloop en terugkeer
Het is in de zorg heel normaal dat een contract afloopt en dezelfde persoon twee maanden later weer op een ander project wordt ingehuurd. IT creëerde dan vaak een compleet nieuw account, wat leidde tot verlies van historie en verwarring. -
Veiligheid
Het handmatig intrekken van toegangsrechten tot systemen zoals het Elektronisch Patiëntendossier en Google Workspace moest perfect getimed zijn. Een fout kon leiden tot een datalek.
Het bijhouden van alle data in spreadsheets en agenda’s – einddatum contract, start opschoon periode, moment van blokkeren en de uiteindelijke verwijderdatum – was een recept voor fouten.
Een fout met vervelende gevolgen
De noodzaak voor verandering werd pijnlijk duidelijk toen een ervaren, ingehuurde verpleegkundige vertrok.
Door een misverstand werd haar account direct op haar laatste werkdag volledig vergrendeld. Dit was een schending van haar recht op de vijfdaagse opschoon periode.
De ex-medewerker diende hierover een klacht in.
Om het nog erger te maken, werd dezelfde verpleegkundige zes weken later opnieuw ingehuurd voor een andere afdeling.
Omdat haar oude account al was verwijderd, moest IT een nieuw account aanmaken (j.jansen2@zorg.nl). Dit zorgde voor problemen met de toegang tot haar eerdere trainingen en documentatie.
Voor Tom was dit het bewijs dat het handmatige proces onhoudbaar was: het was niet compliant, inefficiënt en onveilig.
De oplossing?
Een slimme, getimede automatisering
Tom en de IT-manager ontwierpen een geautomatiseerde offboarding-workflow met Zenphi die direct gekoppeld was aan het HR-systeem.
De nieuwe procedure werkt nu als volgt:
-
Trigger
De einddatum van een contract wordt in het HR-systeem ingevoerd. Dit is het startschot voor de automatisering. -
Dag 0 (laatste werkdag)
Het account van de medewerker wordt direct geblokkeerd voor toegang tot alle kritieke systemen, inclusief het EPD. De medewerker wordt op de hoogte gesteld van de 5-daagse periode om, onder begeleiding, de mailbox op te schonen. -
Dag 7 na einde contract
De automatisering voert een 'security lockdown' uit op het Google-account. Dit houdt in:
> Alle actieve sessies worden beëindigd.
> Het wachtwoord wordt gereset naar een onbekende waarde.
> Herstel-e-mailadressen en telefoonnummers worden verwijderd. -
Opslagperiode (6 maanden)
Het account wordt in een 'slapende' staat gehouden. Het bestaat nog wel, maar is volledig ontoegankelijk. Dit is de bufferperiode voor mogelijke terugkeer. -
Na 6 maanden
Als de medewerker niet is teruggekeerd, genereert het systeem een definitief verwijderverzoek aan IT, die dit met één klik kan goedkeuren.
Als een medewerker binnen die zes maanden opnieuw in dienst treedt, kan HR dit in het systeem aangeven.
De automatisering haalt het account dan direct uit de ‘slapende’ staat, herstelt de toegang en de medewerker kan verder waar hij of zij gebleven was.
De resultaten
Rust, zekerheid en continuïteit
De overstap naar het geautomatiseerde proces heeft de organisatie enorm veel opgeleverd.
-
Gegarandeerde compliance
Het proces respecteert nu standaard de wettelijke termijnen, waardoor klachten worden voorkomen. -
Waterdichte veiligheid
De toegang tot gevoelige patiënt data wordt direct en gegarandeerd geblokkeerd. De 'security lockdown' na zeven dagen zorgt ervoor dat accounts nooit onbeheerd open blijven staan. -
Efficiëntie en gemak
HR en IT besparen uren per week aan handmatig werk en controles. Het proces loopt nu op de achtergrond, zonder dat iemand er constant aan hoeft te denken. -
Naadloze terugkeer
Terugkerende medewerkers zijn sneller productief omdat ze hun vertrouwde account direct terugkrijgen. Dit verbetert de ervaring en bespaart IT de moeite van het aanmaken van nieuwe accounts.
Tom en zijn team hebben nu de gemoedsrust dat elke offboarding consequent, veilig en volgens de regels verloopt.
De automatisering heeft een complex en risicovol proces veranderd in een betrouwbare en efficiënte standaardprocedure.
