Zenphi klantcase
Van papieren chaos naar
digitale harmonie
Hoe een internationale school met een no-code tool zelf
de regie nam over haar administratieve processen.
Een doolhof van formulieren en e-mails
Bij een drukke internationale school in Amsterdam was de administratie een dagelijkse hindernisbaan. De school had talloze aanvraag processen, zowel intern voor personeel als extern richting ouders en leerlingen.
De coördinatie hiervan lag bij een klein team van de leerlingenadministratie en het officemanagement.
Het proces was volledig handmatig en versnipperd:
-
Interne aanvragen
Een docent die een nieuwe laptop, een creditcard of een parkeervergunning nodig had, stuurde een e-mail.
Deze aanvraag werd bijgehouden in een spreadsheet, maar het was vaak onduidelijk wie er goedkeuring moest geven en wat de status was. -
Schoolreizen
Het organiseren van een studiereis was een administratieve nachtmerrie. De administratie stuurde massa-e-mails naar ouders om toestemming te vragen en formulieren te verzamelen, zoals allergie-verklaringen of informatie over medicijngebruik. -
Controle
De opvolging was een chaos van losse e-mails, to-do-lijstjes en onoverzichtelijke spreadsheets. Medewerkers besteedden uren aan het najagen van informatie in plaats van aan hun kerntaken.
Dit leidde tot frustratie bij docenten, onduidelijkheid bij ouders en een enorme administratieve last voor het ondersteunend personeel.
De aanleiding voor verandering?
De studiereis naar Rome.
De situatie escaleerde tijdens de voorbereiding van de jaarlijkse studiereis naar Rome voor 80 leerlingen. De verantwoordelijke docent, mevrouw De Wit, verdronk in het werk. Ze moest handmatig bijhouden welke ouders toestemming hadden gegeven, wie de betaling had voldaan en welke medische formulieren al binnen waren.
Een week voor vertrek ontbrak nog van tien leerlingen cruciale informatie. Twee allergie-verklaringen waren onvindbaar in haar overvolle inbox. Ouders belden continu met dezelfde vragen. De directeur zag de stress en de chaos en realiseerde zich dat dit niet paste bij het professionele, gestroomlijnde imago dat de school wilde uitstralen. Het roer moest om.
De oplossing?
Zelf aan de knoppen met no-code
In plaats van een duur en langdurig IT-project, koos de school voor een gebruiksvriendelijke de no-code process automation tool: Zenphi. Het unieke hieraan was dat ze besloten het zelf te doen.
De officemanager en een medewerker van de leerlingenadministratie kregen een korte training en gingen zelf aan de slag met het bouwen van digitale workflows.
Ze transformeerden de belangrijkste processen:
-
Gecentraliseerd aanvraagportaal
Er is nu één digitaal portaal voor alle interne aanvragen. Een docent vult een simpel online formulier in voor een laptop.
De aanvraag gaat automatisch naar de juiste manager voor goedkeuring en vervolgens als een taak naar de IT-afdeling. Iedereen kan de status live volgen. Geen e-mail of spreadsheet komt er meer aan te pas. -
Geautomatiseerde workflow voor schoolreizen
1. Mevrouw De Wit start nu de workflow 'Studiereis Rome'.
2. Het systeem stuurt automatisch een gepersonaliseerde e-mail naar alle betreffende ouders met een link naar een eigen ouderportaal.
3. In het portaal vinden ouders alle informatie, geven ze digitaal akkoord en uploaden ze de benodigde documenten direct in het juiste dossier.
4. Het systeem verstuurt automatisch herinneringen naar ouders die nog niet alles hebben ingevuld.
Mevrouw De Wit heeft nu een dashboard waarop ze in één oogopslag ziet welke leerlingen 100% klaar zijn voor vertrek.
De resultaten
Meer tijd, minder fouten en blije mensen
De impact van de no-code automatisering was enorm.
-
Enorme tijdsbesparing
Het administratieve team bespaart wekelijks uren aan repetitief werk en kan zich nu richten op wat echt belangrijk is: de ondersteuning van leerlingen en docenten. -
Fouten gereduceerd tot nul
Verloren formulieren en gemiste goedkeuringen behoren tot het verleden. Voor elke schoolreis is er nu een gegarandeerd compleet en correct dossier. -
Professionele ervaring
Ouders en personeel ervaren de processen nu als helder, snel en professioneel. Het versterkt het imago van de school. -
Empowerment
Het grootste voordeel is dat de school niet afhankelijk is van externe IT'ers. Het eigen administratieve team kan nu zelfstandig processen aanpassen en nieuwe workflows bouwen. Dit heeft geleid tot een cultuur van continue verbetering.
De school heeft de papieren chaos ingeruild voor digitale harmonie en heeft bewezen dat je met de juiste tools zelf de controle kunt nemen over je eigen processen.
