Zenphi klantcase
Van uren handmatig werk naar
demo-op-maat in enkele minuten
Hoe een Sales Engineer zonder te programmeren zijn demo
voorbereiding omtoverde tot een geautomatiseerd proces.
Van uren handmatig werk naar demo-op-maat in enkele minuten
In het hypermoderne Google Cloud Space Center in München worden dagelijks op maat gemaakte demo’s gegeven aan belangrijke klanten en prospects.
Voor de demo’s die de kracht van Google Workspace laten zien, was de voorbereiding een enorme, handmatige klus voor de beheerder.
Deze beheerder was in de praktijk meer een Sales Engineer: een expert in het product, maar geen fulltime software engineer.
Voor elke unieke demo moest hij:
-
Opruimen
De vorige demo-omgeving volledig opruimen: gebruikers verwijderen, groepen wissen, bestanden opruimen. -
Een compleet nieuwe omgeving opzetten
Deze moet perfect afgestemd worden op de klant: demo-accounts aanmaken, specifieke Google Groups en Shared Drives inrichten en relevante Chat ruimtes vullen.
Dit proces was niet alleen repetitief en saai, het kostte ook uren per demo.
Kostbare tijd die hij beter kon besteden aan het inhoudelijk voorbereiden van zijn presentatie en het onderzoeken van de specifieke behoeften van de klant.
De limiet van handmatig werk is bereikt
De druk werd te hoog toen er op één dag twee cruciale demo’s gepland stonden: ’s ochtends voor een grote bank en ’s middags voor een creatief marketingbureau.
De benodigde opzet voor beide was totaal verschillend. De Sales Engineer moest in de korte pauze tussen de demo’s in recordtijd de complete omgeving van de bank afbreken en een nieuwe, creatieve omgeving opbouwen.
De tijdsdruk was enorm en leidde tot een kleine, maar pijnlijke fout: hij was vergeten een specifieke Shared Drive voor een campagne-concept aan te maken. Hoewel hij dit kon improviseren, ondermijnde het de boodschap van een vlekkeloze en naadloze gebruikerservaring.
Dit was het moment waarop hij besloot dat het handmatige proces onhoudbaar was.
De oplossing?
De engineer bouwt zijn eigen automatisering
Omdat hij geen software engineer was, maar wel technisch onderlegd, zocht hij naar een oplossing die hij zelf kon beheren. Hij vond deze in Zenphi, een no-code process automation platform dat naadloos kon integreren met Google Workspace.
Hij ontwierp en bouwde zelf een “Demo Generator” workflow. Het proces is nu verbluffend eenvoudig:
-
Invullen van een simpel formulier
Voor een nieuwe demo vult de Sales Engineer een kort formulier in met een paar basisgegevens: naam van de prospect, branche en welke Workspace-onderdelen hij wil benadrukken. -
Klik op 'Genereer'
Met één druk op de knop start de automatisering. -
De magie op de achtergrond
De no-code workflow voert nu in enkele minuten alle taken uit die voorheen uren kostten. Het maakt de accounts, groepen, aliassen, Shared Drives en Chat ruimtes aan, compleet met relevante namen en content die past bij de branche van de klant.
Het mooiste is de flexibiliteit. Als Google Workspace een nieuwe functionaliteit uitbrengt, kan de Sales Engineer zelfstandig en direct zijn eigen workflow aanpassen om deze nieuwe feature in de volgende demo op te nemen.
De resultaten
Snellere voorbereiding, betere demo's
De impact van deze zelfgebouwde automatisering was significant.
-
90% tijdbesparing
De voorbereidingstijd voor een demo is gereduceerd van enkele uren naar minder dan tien minuten. -
Consistente kwaliteit
Elke demo-omgeving is nu perfect en foutloos opgezet, precies zoals bedoeld. -
Hyper-personalisatie
Het is nu zo eenvoudig om een omgeving aan te passen, dat elke demo nog specifieker op de unieke situatie van de klant kan worden afgestemd, wat een veel professionelere indruk achterlaat. -
Agiliteit en innovatie
De Sales Engineer is niet langer afhankelijk van anderen en kan continu zijn eigen tools verbeteren en aanpassen aan de nieuwste mogelijkheden van Google Workspace. Zijn werk is creatiever en strategischer geworden.
Door de Sales Engineer in staat te stellen zijn eigen proces te automatiseren, heeft het Google Cloud Space Center niet alleen de efficiëntie gemaximaliseerd, maar ook de kwaliteit en relevantie van haar klantendemo’s naar een hoger niveau getild.
