Zenphi klantcase
Van kwetsbare scripts naar
een robuust portaal
Hoe een IT-afdeling de afhankelijkheid van oude Apps Scripts doorbrak en
de regie terugpakte met een gemakkelijk en slim no-code platform.
Gevangen in oude automatisering
De IT-afdeling van een snelgroeiend bedrijf werd bedolven onder aanvragen van gebruikers. Het ging om dagelijkse, terugkerende taken zoals het aanmaken van Google Groups, het opzetten van Shared Drives met de juiste rechten of het configureren van mail-aliassen.
In het verleden had de afdeling dit slim proberen op te lossen met allerlei losse automatiseringen in Apps Script. Dit werkte een tijd prima, totdat de medewerkers die deze scripts hadden geschreven, het bedrijf verlieten.
De IT-afdeling zat nu met een erfenis van ongedocumenteerde, complexe code. Niemand durfde de scripts aan te passen uit angst iets kapot te maken.
De automatisering die hen ooit hielp, was nu een blok aan het been. Voor de kleinste aanpassing, zoals een extra veld in een aanvraagformulier, was de afdeling afhankelijk van de dure inhuur van externe specialisten.
Een simpele wijziging legt alles plat
De bom barstte toen het management een nieuw beleid introduceerde: voor elke nieuwe Shared Drive die met externe klanten werd gedeeld, was voortaan expliciete goedkeuring van de securitymanager vereist. Dit moest worden ingebouwd in het aanvraagproces.
De IT-manager realiseerde zich met afgrijzen dat dit onmogelijk was zonder de oude Apps Scripts aan te passen. Omdat de externe expert pas over twee maanden tijd had, was er maar één noodoplossing: het hele proces weer volledig handmatig uitvoeren.
De aanvragen stapelden zich direct op, de wachttijden liepen op en de frustratie bij zowel de gebruikers als het IT-team was enorm. De afhankelijkheid van de oude scripts was een onacceptabel bedrijfsrisico geworden.
“We zijn gestopt met pleisters plakken op oude Apps Scripts. Met één centraal no-code platform hebben we de regie terug, passen we beleid zelf in een uur aan en zijn we niet langer afhankelijk van dure externen.”
De oplossing?
Een centraal en transparant no-code platform
De IT-manager besloot het roer drastisch om te gooien. In plaats van de oude scripts te laten repareren, werden ze volledig vervangen door een modern no-code process automation platform genaamd Zenphi.
De transformatie was tweeledig:
-
Vervangen van de scripts
De losse, onzichtbare Apps Scripts werden één voor één nagebouwd in de visuele, transparante omgeving van het no-code platform Zenphi. Een groot voordeel was dat tijdens dit proces de documentatie eindelijk perfect op orde kwam. Het was voor het hele team direct duidelijk hoe de processen werkten. -
Lancering van een self-service portaal
In plaats van losse e-mails en formulieren, werd er een centraal self-service portaal voor medewerkers gelanceerd. Hier konden ze zelf hun aanvragen indienen via slimme workflows. -
Dynamische goedkeuring
Afhankelijk van de aanvraag, werd automatisch goedkeuring gevraagd bij de juiste personen. Een simpele mail-alias werd direct uitgevoerd, maar een aanvraag voor een Shared Drive werd nu eerst naar de manager gestuurd en, indien nodig, daarna naar de securitymanager. -
Onveranderlijk logboek
Elke actie, van de aanvraag zelf tot elke goedkeuring en de uiteindelijke technische uitvoering, werd vastgelegd in een "niet-muteerbaar" logboek. Dit zorgde voor een sluitende audit trail.
De resultaten
Controle, snelheid en gemoedsrust
De overstap van de kwetsbare scripts naar Zenphi bracht een wereld van verschil.
-
IT als regisseur, niet als doorgeefluik
De IT-afdeling besteedt geen tijd meer aan repetitieve taken, maar beheert en verbetert de workflows. Ze zijn van een bottleneck veranderd in een strategische partner. -
Volledige onafhankelijkheid
Beleidswijzigingen, zoals de extra goedkeuring stap, kunnen nu binnen een uur door het eigen team worden aangepast. De dure externe afhankelijkheid is volledig verdwenen. -
Transparantie voor iedereen
Medewerkers zien in het portaal precies wat de status is van hun aanvraag en bij wie deze ligt. De "zwarte doos" van de IT-afdeling is verdwenen. -
Verbeterde veiligheid en compliance
Dankzij de ingebouwde goedkeuring stappen en het sluitende logboek heeft de organisatie volledige controle.
Het belangrijkste resultaat is dat de kennis niet langer in de hoofden van vertrokken medewerkers zit, maar verankerd is in een toegankelijk en aanpasbaar platform dat eigendom is van het hele team.
