Zenphi klantcase
Van dure schade naar persoonlijke
verantwoordelijkheid
Hoe een middelbare school de schade aan Chromebooks drastisch
verminderde met slimme automatisering zonder codering.
Anoniem gebruik, hoge kosten
Een middelbare school met 1000 Chromebooks had een groot en kostbaar probleem. Het beleid was dat elke leerling een eigen Chromebook kreeg en daar persoonlijk verantwoordelijk voor was.
De realiteit was echter anders. Omdat elke leerling met zijn Google-account op elke willekeurige Chromebook kon inloggen, was er geen sprake van eigenaarschap.
Het resultaat was schrikbarend: de school moest jaarlijks een derde van alle Chromebooks – meer dan 300 stuks – vervangen wegens schade door vallen, breuk of onzorgvuldig gebruik.
De kosten liepen in de tienduizenden euro’s en de school kon de verantwoordelijkheid nooit bij een specifieke leerling leggen. Het was een anoniem probleem dat de school duizenden euro’s per maand kostte.
Een onmogelijke handmatige oplossing
De IT-coördinator, de heer Jansen, wist dat er een technische oplossing bestond.
Je kunt een Chromebook ‘locken’ aan één specifieke gebruiker. Dit doe je door het apparaat in de Google Admin Console in een aparte Organisational Unit (OU) te plaatsen en daar een Chrome-beleid op toe te passen dat inloggen beperkt tot één specifiek schoolaccount.
Het probleem?
Dit handmatig doen voor 1000 leerlingen was onbegonnen werk.
Voor elke leerling zou hij een unieke OU en een uniek beleid moeten aanmaken en de juiste Chromebook daaraan moeten koppelen.
Bij elke reparatie of omruiling zou dit proces opnieuw moeten. Het was een administratieve nachtmerrie die simpelweg niet uitvoerbaar was voor één persoon.
De technische oplossing was er, maar de praktische uitvoering was onmogelijk.
“Voorheen waren Chromebooks een anoniem probleem dat ons tienduizenden euro’s per jaar kostte.
Sinds we het uitgifteproces hebben geautomatiseerd en ieder device echt aan één leerling is gekoppeld, is de schade met zo’n 80% gedaald.
Leerlingen weten nu: dit is mijn Chromebook en dat zie je meteen terug in hoe ze ermee omgaan.”
de heer Jansen, IT-coördinator
De oplossing?
Een slimme koppeling met no-code automatisering
De school besloot dit probleem op te lossen met een no-code automatiseringstool die hun bestaande systemen aan elkaar kon knopen. Ze ontwierpen een workflow die het hele proces automatiseerde, getriggerd door een simpele actie. De keuze voor deze tool viel op Zenphi.
Het nieuwe, geautomatiseerde proces werkt nu als volgt:
-
De trigger
Het hele proces start in het asset management systeem van de school. Wanneer een leerling een Chromebook krijgt, scant een medewerker de barcode van het apparaat en koppelt dit serienummer in het systeem aan het leerlingnummer. Meer niet. -
De automatisering neemt het over
Zenphi detecteert deze nieuwe koppeling direct. Vervolgens voert de tool op de achtergrond, binnen enkele seconden, alle stappen uit in de Google Admin Console:
> Het zoekt het e-mailadres van de leerling op.
> Het creëert automatisch een nieuwe, unieke OU (bv. "Locked-Leerling-12345").
> Het verplaatst de Chromebook met het juiste serienummer naar deze nieuwe OU.
> Het creëert en activeert het Chrome-beleid dat inloggen op dit apparaat beperkt tot uitsluitend die ene leerling.
Na de eerste scan in het asset management systeem, is het hele proces nu 100% handsfree voor de heer Jansen.
De resultaten
Drastisch minder schade en enorme besparingen
De impact van deze automatisering was direct en overweldigend.
-
Echt eigenaarschap
Omdat leerlingen weten dat de Chromebook exclusief van hen is (en geen medestudenten een account kunnen registreren op de Chromebook) en eventuele schade direct naar hen te herleiden is, gaan ze er veel zorgvuldiger mee om. -
Schade gereduceerd met 80%
Het percentage te vervangen Chromebooks daalde van 33% naar slechts 6% in het eerste jaar. In plaats van 330+ kapotte apparaten, waren het er nog maar 60. -
Enorme kostenbesparing
Met een gemiddelde prijs van €300 per Chromebook, bespaart de school nu jaarlijks meer dan €80.000. Het geld dat voorheen opging aan vervanging, kan nu geïnvesteerd worden in beter onderwijs. -
Tijdswinst voor IT
De heer Jansen besteedt zijn tijd niet meer aan een onmogelijke administratieve taak, maar kan zich focussen op het daadwerkelijk verbeteren van de IT-voorzieningen voor leerlingen en docenten.
De school heeft niet alleen een technisch probleem opgelost, maar heeft met slimme automatisering een cultuur van verantwoordelijkheid en zorg gecreëerd.
