Samenwerken in een document. Google Documenten is gemaakt om samen te werken. Dat is vanaf dag 1 het uitgangspunt geweest van Google. Onafhankelijk van je kennisniveau of vanaf welk apparaat je werkt, eenvoudig samenwerken is het doel. Hoe dat werkt, leggen we je uit in dit blog.
Om te kunnen samenwerken, moet je documenten met elkaar delen. Gelukkig heeft Google dat heel eenvoudig gemaakt.
Een document delen
Dat werkt als volgt. In het document dat je wilt delen staat een blauwe knop [Delen]. Door hierop te klikken deel je een document. Je geeft daarna het e-mailadres op van het Google-account met wie je het document wilt delen en je stelt de rechten in voor die persoon. Zo kun je verschillende deelrechten voor verschillende personen instellen.
Meerdere documenten delen om samen te werken
Als je meerdere documenten wilt delen, dan is het praktischer om ze niet stuk voor stuk te delen, maar om een hele map in één keer te delen. In deze map zet je alle documenten waarin je wilt samenwerken. Dit delen van een map doe je op dezelfde manier.
- Je gaat eerst naar de map die je wilt delen
- Klik op de rechtermuisknop en kies in het menu voor ‘Delen’
- de rest gaat op dezelfde manier als het delen van een los bestand.
Het voordeel van deze manier is dat gelijk alle bestanden in die map met de ontvanger gedeeld worden. Wanneer je op een later moment een bestand in die gedeelde map plaatst, dan is dat bestand ‘automatisch’ gedeeld met iedereen met wie die map gedeeld is.
Net zoals een los bestand, heeft een map ook een eigen unieke link. Nadat je de rechten naar wens hebt ingesteld kun je bijvoorbeeld vanaf dat moment de link sturen naar de gewenste persoon.
En wat is nu het grote voordeel van samenwerken in een document?
Omdat je samen letterlijk in hetzelfde document werkt, is er nooit meer verwarring over versies en verschillen in documenten. Je werkt altijd in de laatste versie van het document. (Overigens kun je altijd zien wie wat gewijzigd heeft en kun je alle versie van het document terugzetten, vanaf het ontstaan van het document). Op deze manier bespaar je met zijn allen ontzettend veel tijd, maar ook ergernis. Je werkt immers gezamenlijk aan het eindresultaat. Met Google Documenten hoef je dus niet meer met de techniek, versies, updates en andere dingen bezig te zijn, je kunt gewoon gelijk en tegelijk aan het werk.
Geen gedoe
Op deze manier heeft Google het samenwerken in documenten en mappen heel erg eenvoudig gemaakt. Geen gedoe met versiebeheer, geen discussies over wat nu werkelijk het juiste document is, niet nadenken over welk apparaat je moet gebruiken. Heerlijk toch?
Meer weten?
Benieuwd naar hoe dat er in de praktijk uit kan zien? Check dan deze blog! of kijk op de Google-website. Wil je eens sparren, ben je benieuwd hoe de overstap van Microsoft naar Google werkt of heb je andere vragen? Neem gerust contact met ons op. We denken met liefde met je mee.
Superhandig!, maar vergeet niet te vertellen dat een document eigendom blijft van de eigenaar. Dat wil zeggen dat als de eigenaar het project / e.g. gedeelde map verlaat, ook zijn documenten en bestanden zijn verdwenen. Misschien goed om de functie gedeelde drives even toe te voegen aan dit verhaal 🙂