Hybride werken: thuiswerken of terug naar kantoor? Da’s een goede vraag..
Sinds de Corona pandemie is hybride werken (een mix van thuiswerken en op kantoor werken) de nieuwe norm geworden: in Nederland werkt de helft van alle werkenden soms of regelmatig vanuit huis. Tegelijkertijd zien we een duidelijke verschuiving: bedrijven willen hun werknemers graag weer vaker op kantoor zien.
Verschillende Amerikaanse bedrijven roepen hun werknemers al voor een aantal dagen verplicht terug naar kantoor, en Amazon is zelfs helemaal gestopt met thuiswerken.
Dus.. Thuiswerken of terug naar kantoor? En hoe pak je dit aan als medewerkers het thuiswerken als “nieuwe normaal” zijn gaan zien? En wat betekent dit voor je kantoor en voor de ruimte die je nodig hebt?
In dit blog zetten wij een aantal overdenkingen hierover op een rij, evenals een plan van aanpak.
Wij hadden ons kantoor zo ingericht zodat je jezelf thuis voelde op kantoor.
Het belang van een passende kantoorruimte
Stel je voor: je stapt op maandagmorgen je kantoor binnen, maar ziet slechts een handvol collega’s. Terwijl op dinsdag de kantoorvloer bruist van de energie.
Hoe houd je nu de juiste balans? Een goed kantoor is essentieel voor de werkbeleving en de sociale cohesie binnen een bedrijf. Te veel mensen kunnen leiden tot onrust, terwijl te weinig mensen de werkbeleving, sociale banden en kennisoverdracht negatief beïnvloeden. Bovendien blijven de kosten en energieaspecten van bijna lege kantoren een punt van zorg.
Werkgevers ervaren het als een uitdaging om medewerkers terug te krijgen naar kantoor, uit angst als ouderwets gezien te worden. Toch biedt hybride werken ook voordelen: twee dagen per week thuiswerken verhoogt het werkplezier, verlaagt de ontslagratio met een derde en tast de productiviteit niet aan.
Volgens een onderzoek van de Volkskrant vindt zelfs 82% van de werkgevers dat thuiswerken een verbetering is ten opzichte van de situatie vóór de pandemie. Het voordeel hiervan is dat je alle werknemers hiermee blij maakt.
Sterk afwisselende kantoorbezetting
En heb je ooit gemerkt dat je kantoor op vrijdagmorgen bijna leeg is? Uit een analyse van 285 kantoorgebouwen met bijna 600.000 werkplekken blijkt dat in 83% van de tijd minder dan de helft van de medewerkers tegelijkertijd op kantoor is. Dit lage bezettingsgraad belemmert de connectie en samenwerking tussen collega’s en verhoogt de kosten en milieubelasting van kantoorgebouwen.
Een bijkomend probleem is de variatie in de kantoorbezetting per dag. In Nederland werken medewerkers vooral op maandag, woensdag en vrijdag thuis en komen ze op dinsdag en donderdag naar kantoor.
Op dagen dat collega’s thuiswerkten was het stil op kantoor, te stil.
Op vrijdag zijn de kantoren bijvoorbeeld voor driekwart leeg, terwijl op dinsdag en donderdag een bezettingsgraad van 66% wordt gemeten (Volkskrant, 7-9-2024). Deze ‘di-do-economie’ vraagt om een slimme aanpak van kantoorruimte. De vrijmibo wordt steeds vaker een domibo. Hoeveel kantoorruimte heb je nodig als het dinsdag en donderdag volle bak is en op andere dagen bijna uitgestorven is?
Zo pak je dit aan:
Hoe zou je het kunnen aanpakken om te kunnen bepalen hoeveel kantoorruimte jij nodig hebt? Vraag bijvoorbeeld aan medewerkers waarvoor ze naar kantoor willen komen, hoe vaak en op welke dagen.
Op basis hiervan maak je een plan. Zo hebben andere ondernemers onder meer ontmoetingsplekken gecreëerd, zithoeken gemaakt of bieden zij een gratis lunch aan om het werken op kantoor aantrekkelijk te maken.
1.Betrek alle medewerkers:
Vraag je medewerkers waarvoor ze naar kantoor willen komen, hoe vaak en op welke dagen. Dit geeft inzicht in hun voorkeuren en behoeften. Misschien wil iemand juist de sociale interactie weer, terwijl een ander liever geconcentreerd werkt.
Het feit dat medewerkers betrokken worden zal als positief ervaren worden, het moet het tenslotte wel waard zijn om ’s ochtends vroeg weer in de file te gaan staan.
2. Ontwikkel een plan:
Op basis van de verkregen data kun je een plan ontwikkelen. Andere ondernemers hebben bijvoorbeeld ontmoetingsplekken gecreëerd, zithoeken ingericht of gratis lunches aangeboden om het werken op kantoor aantrekkelijker te maken. Denk aan een gezellige koffiehoek of inspirerende brainstormruimtes. Je kunt ook een beloning geven aan mensen die het vaakst naar kantoor komen; het is maar een voorbeeld.
3.Optimaliseer en experimenteer:
Maak het aantrekkelijk voor jezelf en je medewerkers door flexibel om te gaan met de kantoorruimte. Als uiteindelijk 80% van het kantoorpersoneel een werkplek nodig heeft, kun je de overgebleven ruimte onderverhuren. Dit is niet alleen financieel voordelig, maar zorgt er ook voor dat je kantoorruimte passend en uitnodigend blijft.
4.Zet de aanpassingen door:
Test het door jouw bedachte concept en pas het aan waar nodig. Flexibiliteit en bereidheid om te experimenteren zijn cruciaal om de juiste balans te vinden tussen thuiswerken en werken op kantoor. Misschien blijkt een hybride werkmodel nog beter te werken dan je aanvankelijk dacht.
Hoe Presis met hybride thuiswerken omgaat
Bij Presis hebben we het hybride werken op onze eigen manier ervaren en vormgegeven. Toen de coronapandemie toesloeg, stond ons kantoorpand plotseling leeg. We hebben snel de knoop doorgehakt om thuiswerken onze nieuwe norm te maken en hebben het kantoorpand met pijn in ons hart grotendeels verlaten.
Maar na verloop van tijd ontdekten we dat het toch fijn was om vaker samen te komen. Goede interne communicatie is immers de lijm die ons team bij elkaar houdt, en laten we eerlijk zijn: bij Presis hebben we de meest toffe collega’s en zijn velen van ons gewoon sociale dieren.
Gewoon altijd gezellig op kantoor
Het zien van elkaar motiveerde ons enorm. Daarom hebben we besloten om elke woensdag weer samen te komen. Naast onze dagelijkse dagmeetings – waarbij we strikt afgesproken hebben niet over werk te praten – plannen we ook belangrijke werkmeetings. Deze balans zorgt ervoor dat we zowel de voordelen van thuiswerken behouden als de waarde van persoonlijke interactie benutten.
Dit is nu onze nieuwe norm. Het hybride model heeft ons geholpen om flexibel te blijven, terwijl we toch de sociale cohesie en de teamspirit behouden. We merken dat onze medewerkers gemotiveerder zijn en zich meer verbonden voelen met het bedrijf. Het is niet altijd perfect, maar het werkt voor ons. En we blijven openstaan voor aanpassingen om het nog beter te maken.
