Hoe richt ik hybride vergaderen in?

Hybride vergaderen, we vervloeken het soms, maar het geeft ons ook enorm veel mogelijkheden. Hoe zorg je dat je het optimaal in kunt zetten?

IT-mannetje

Nog niet eens zo heel lang geleden was hybride vergaderen nog best een technologische uitdaging. Je kent het vast nog wel: een vergaderzaal vol kabels en aansluitingen, waar in pure wanhoop dan toch maar een ‘mannetje’ van IT bijgehaald werd. Inmiddels weten we niet beter. We zijn zo gewend aan Google Meet-, Microsoft Teams- of Zoom, en of dat nu met alleen andere ‘videobellers’ is of met meerdere mensen aan één of beide kanten van het beeldscherm, dat maakt niet heel veel uit.

Verschil tussen digitaal vergaderen en hybride vergaderen

Toch is er een verschilletje. Bij digitaal vergaderen zit elke deelnemer individueel achter het eigen apparaat. Bij hybride vergaderen, zit je met twee of meer mensen in een ruimte. Ga je dan schouder aan schouder zitten om in het beeld te passen? Of – echt meegemaakt – ga je zo zitten dat degene aan de andere kant van het scherm precies tussen jullie doorkijkt? Je kunt er ook voor kiezen om een laptop op een uiteinde van de tafel neerzetten, maar dat werkt qua beeld en geluid niet helemaal optimaal.

Elke vergaderkamer ‘hybride-enabled’

We gaan naar een tijd waarin elke vergaderkamer klaar is om hybride te vergaderen, dankzij speciale hardwarekits, zoals de Google Meetkits. Zo’n kit is een speciale computer met een goede camera, een externe microfoon en een goede speaker die je aansluit op het touchscreen in je vergaderkamer. Grofweg kunnen we drie soorten vergaderkamers onderscheiden:

• De Huddle-rooms voor een tot drie personen die even snel de koppen bij elkaar willen steken.
• De ‘normale’ vergaderkamer, die het meest voorkomt. Voor vier tot acht mensen.
• De grote vergaderzaal, tot twintig mensen, waarbij meerdere schermen en meerdere microfoons nodig zijn.

Appeltje eitje

De camera in zo’n kit heeft een wide-angle lens met digitale zoommogelijkheid, zo komt de hele kamer goed in beeld en hoef je niet op elkaars schoot te zitten. Dankzij de microfoon en speaker heb je goed geluid. Met het bedieningsscherm kun je met één klik de vergadering starten. Appeltje eitje dus.

Nieuwsgierig?

Lijkt dit je wat? Neem contact met ons op en we praten je bij over de verschillende Google Meetkits, onze demo-Meetkit en welke praktische zaken hierbij komen kijken. Wij kunnen ook Meet Kits en Meet-licenties aan je leveren als je Google Workspace-licenties ergens anders dan bij ons ondergebracht zijn. Dat is geen probleem voor ons.