Het is alsof je nog steeds dat oude vertrouwde Nokia-telefoontje in je la hebt liggen. Je weet dat er betere opties zijn, maar het werkt nog. Veel bedrijven zitten precies zo vast aan Microsoft Office 365. Niet persé omdat het de beste keuze is, maar omdat ze bang zijn voor verandering.
Het voelt veilig en vertrouwd, en niemand wil de eerste zijn die iets nieuws probeert als de oude werkwijze nog functioneert. Maar die angst voor verandering kan innovatie en kostenbesparing flink in de weg zitten. Door vast te houden aan oude systemen blijven bedrijven soms onnodig achter, terwijl flexibelere en efficiëntere alternatieven binnen handbereik liggen.
-
Vendor lock-in: als je eenmaal binnen bent, kom je er niet meer uit
Microsoft weet dondersgoed hoe ze bedrijven aan zich moeten binden. Alles is naadloos verweven: Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint… Zodra je een paar van die tools gebruikt, kan overstappen naar een andere aanbieder een behoorlijk hoge drempel zijn. En Microsoft laat je er natuurlijk graag voor betalen met licentiemodellen waar zelfs de Belastingdienst jaloers op zou zijn.
-
“Iedereen gebruikt het, dus wij ook”
Kuddegedrag. Omdat Microsoft al decennialang in de kantoorsfeer domineert, voelt het veilig. Nieuwe medewerkers kennen het, externe partijen werken ermee – het lijkt simpelweg de standaard. Maar dat argument geldt ook voor faxen, en daar zijn we gelukkig ook vanaf gestapt.
-
Angst voor migratiehoofdpijn
Veel bedrijven denken bij een overstap aan een IT-ramp van epische proporties. Bestanden die zoekraken, e-mails die in een zwart gat verdwijnen, medewerkers die in paniek raken omdat de knopjes ergens anders zitten. Maar in de praktijk? Moderne alternatieven zoals Google Workspace bieden strakke migratieplannen en tools die de overstap een stuk soepeler maken dan je zou denken.
Bovendien is Google Workspace volledig compatibel met Microsoft Office-bestanden, waardoor Word-, Excel- en PowerPoint-documenten zonder problemen bewerkt en gedeeld kunnen worden. Zo blijft samenwerken met externe partijen die nog wél op Microsoft zitten gewoon eenvoudig.
(lees verder onder de afbeelding)
-
Misvattingen over security en privacy
Er heerst een hardnekkig idee dat Microsoft veiliger zou zijn dan de concurrentie. Maar Google Workspace voldoet bijvoorbeeld aan dezelfde (of zelfs strengere) compliance-eisen als Microsoft. Bovendien hoef je bij Google niet te jongleren met verschillende security-instellingen voor elk product, omdat alles in de cloud en zero-trust by design is.
-
IT-afdelingen willen geen gedoe
De realiteit: IT-managers houden niet van klagende medewerkers. En verandering = klachten. Dus liever nog een jaar of vijf doormodderen met Outlook-crashes en Teams-vergaderingen die ineens besluiten niet te werken. Alles om die helpdesktelefoon niet nóg vaker te laten rinkelen.
Dus, wat nu?
Het vastgeroest zitten aan Microsoft Office 365 is meer een mindsetprobleem dan een technologisch probleem. Bedrijven die écht kijken naar flexibiliteit, samenwerking en kosten, zouden zich moeten afvragen: waarom betalen we zoveel voor iets wat eigenlijk beter kan?
Hint: er is een alternatief. En het heeft iets met Google te maken. 😉
