Intern e-mailen wij bij Presis niet meer. Inmiddels al een jaar of twee als ik het goed heb. Wij chatten en hebben daarmee de noodzaak voor onze interne e-mail vervangen. Dat is overigens niet van de ene op de andere dag gegaan en onderweg zijn wel ook nog wel eens gewisseld van chatprogramma. In dit deel zal ik vertellen hoe we gestopt zijn met de interne e-mail en we zijn gaan starten met het gebruik van chat.
Hoe doe je het privé?
Laat ik om te beginnen een kleine zijstap naar privé maken. Eigenlijk hebben we privé ook een ICT behoefte. We hebben thuis één of meerdere computers, laptops en telefoons. Veel bestanden, grotendeels foto’s, en we maken gebruik van meerdere applicaties om ons werk te kunnen doen zoals bankzaken, administratie, enzovoorts. De meeste mensen hebben geen eigen systeembeheerder, maar in de privé ICT situatie vinden veel mensen wel hun weg in de ICT wereld. Als je het zo beschouwd wijkt de privé ICT situatie eigenlijk helemaal niet zoveel af van de zakelijke ICT situatie.
Waar niet iedereen zich van bewust is, is dat de omgang met je persoonlijke ICT in de afgelopen paar jaar is veranderd. Laat ik dit toelichten met een voorbeeld. Als je een jaar of vijf geleden bijvoorbeeld een tuinfeest of een verjaardagsfeest wilde organiseren dan ging de organisatie daarvan vaak als volgt: Op een zaterdag zette je de computer aan en startte Word. En dan met WordArt maakte je in vrolijke letters een kop: ‘Uitnodiging’. Waarna je in het lettertype ‘Comic Sans’ je vervolgens met enig leedvermaak een uitnodigende tekst schreef.
Dit Word bestand, sommige mensen maakte er een PDF van, stuurde je dan via de e-mail naar iedereen die je wilde uitnodigen. Die reageerden dan daar weer op en vele e-mails later was het dan zover dat iedereen op de hoogte was. Hier ging soms enige weken overheen. Alleen het vinden van een datum was niet altijd even eenvoudig, maar dat werd later met Datumprikker opgelost.
WhatsApp groepen
‘Hoe doe je dat tegenwoordig?’ Is de vraag die ik tijdens een training aan de mensen stel nadat ik dit bovenstaande verhaal verteld heb. Dan is in de meeste gevallen het spontane en collectieve antwoord: ‘Nou gewoon, ik start een WhatsApp groep’. Je weet wel, van die groepen waar je ongevraagd in gegooid wordt. En die vervolgens enkele uren later opgelopen zijn tot tientallen berichten en informatie die helemaal niet meer over die verjaardag gaan.
Je kan er van vinden wat je wilt, maar de WhatsApp groep ‘gets the job done’. Veel mensen zijn onder andere hierdoor privé steeds minder gaan e-mailen. Er zijn inmiddels mensen die privé eigenlijk helemaal niet meer mailen. Eenvoudigweg omdat het niet meer nodig is. Hun communicatie gaat via WhatsApp, Facebook of andere vormen van digitale communicatie, maar niet meer via e-mail.
Van privé naar zakelijk
Ik geloof erin dat dit een voorbode is hoe we over niet al te lange tijd grotendeels zakelijk met elkaar gaan communiceren. We hebben dus een paar jaar privé kunnen oefenen met WhatsApp, waardoor we niet helemaal onbekend zijn met deze materie. Iedereen weet inmiddels wat de etiquette zijn, hoe en wanneer je een emoticon moet gebruiken en hoe je groepen maakt en ook weer verlaat. En dat als je de chat app op je mobiele telefoon hebt, dat dat eenvoudigweg gewoon heel praktisch is.
Bij Presis zijn we een paar jaar geleden begonnen om WhatsApp ook onderling zakelijk te gaan gebruiken. Maar dat was toch een beetje vreemd. Zoveel privéleven heb je tegenwoordig niet meer en dan is het toch wel fijn om je privéleven min of meer van je zakelijk leven gescheiden te kunnen houden. Dit is dan ook de reden dat we naar een andere chat app op zoek zijn gegaan.
Google Hangouts
In G Suite (voorheen Google Apps) zit Google Hangouts. Zie het als de WhatsApp van Google, het werkt hetzelfde. Chatten, groepen aanmaken, foto’s versturen; de dingen die je gewend bent dus. Een bijkomend voordeel van Hangouts is dat de chatgeschiedenis in je Gmail box opgeslagen wordt, zodat die ook bij je zoekresultaten verschijnen. Het terugvinden van de juiste informatie wordt namelijk steeds belangrijker als je meer informatie hebt.
Een voordeel van twee verschillende apps op je telefoon is dat je de notificaties per chat app verschillend kan instellen. Dat is dan weer handig om je werelden te scheiden op de verschillende tijdstippen van de dag.
We zijn bij Presis begonnen met de 1:1 chat. Vaak korte vragen of de collega belbaar was of hij/zij vandaag nog op kantoor zou komen. Daarna is het als een olievlek uitgewaaierd naar de overige collega’s. Onze volgende stap was het aanmaken van groepen die voor ons handig waren. Bijvoorbeeld een groep voor een project of een TeamPresis-groep waar de algemene mededelingen van Presis in gedaan werden.
En als vanzelf begonnen we minder intern te e-mailen doordat we de noodzaak hadden weggehaald. Doordat we het op onze smartphones hadden geïnstalleerd was het gebruik laagdrempelig geworden voor iedereen.
Chatten met klanten
Hierna zijn we klanten gaan betrekken. Voor een project maken we steeds vaker een chatgroep aan waarin de deelnemers van dat project zitten. En dan werkt het eigenlijk hetzelfde als de groepen op WhatsApp. Op dezelfde natuurlijke manier dus. De klanten vinden het ook erg fijn omdat we sneller reageren op de chat dan op de e-mail. Een chat is eenvoudigweg minder werk om te antwoorden dus doe je dat sneller. En het is ook steeds normaler gaan worden dat een deel van de communicatie over de chat gaat.
Wij chatten steeds meer en op een gegeven moment bijna alleen nog maar. Dat was het moment dat we het overzicht begonnen te verliezen met de vele groepen en alle lopende chats. We zijn toen op zoek gegaan naar een andere chat applicatie die ons meer overzicht zou geven. Nu blijkt die lijst niet zo heel erg lang te zijn en meestal bij dezelfde twee uit te komen: Slack en HipChat. We hebben ze beiden geprobeerd en voor Slack gekozen omdat het beste bij ons paste. Zojuist heeft Google het alternatief Hangouts Chat geïntroduceerd die binnenkort beschikbaar wordt.
De volgende stap: Slack
In Slack heb je channels, die kun je aanmaken voor een onderwerp. Wij hebben bijvoorbeeld channels voor #nanda #gsuite #hosting #sales #developers #general en #fun. Die laatste omdat Carsten vond dat er te veel onzin in het #general channel kwam. En hij had gelijk, zoals wel vaker. Dus in #fun komen alle niet serieuze dingen die wel leuk zijn, maar eigenlijk niets met de bedrijfsvoering te maken hebben. Dan is er ook nog een tijdlang een channel #verjaardagkeesjan geweest waarvan iedereen behalve ik lid was. En gedurende twee maanden blijken daar uitgebreide gesprekken gevoerd en afgestemd te zijn m.b.t. de verrassing van mijn verjaardag. Misschien moet je niet alles willen weten.
Met slack kun je 1:1 conversaties met je collega’s voeren en daarnaast ook koppelen met andere applicaties. En dat laatste is heel handig. Zo hebben we Slack gekoppeld aan ons CRM zodat iedere keer als iemand daar een lead in zet, er dan een melding in het channel #sales verschijnt. Zo blijft iedereen die op dit channel geabonneerd is op de hoogte zonder dat iemand dubbel werk hiervoor hoeft te doen.
Slimme koppelingen met Slack
Andere koppelingen die we gemaakt hebben is naar BitBucket waardoor iedere commit (een upload van een stuk programmeerwerk) dan als chat melding weergegeven wordt. Hierdoor kan iedereen zien in het channel #developers waar iemand mee bezig is, zonder dat het iemand extra werk kost.
Voor ons project management gebruiken wij Trello. En als een kaart naar een andere kolom verplaatst wordt (bijvoorbeeld van To Do > Done), wordt dat als een melding in het channel #nanda weergegeven. En dit kost niemand extra tijd om deze meldingen te maken. Slimme koppelingen dus, zo houden we tijd over om slimme oplossingen voor onze klanten te maken. En een medewerker kiest zelf op welk channel hij of zij zich wil abonneren, iedereen kan dat prima voor zichzelf bepalen.
Sturen we dan helemaal geen e-mail meer? Jawel, maar niet meer intern, dat hebben we helemaal met chat vervangen. De e-mails met klanten blijken ook steeds minder te worden omdat steeds meer klanten met ons beginnen te chatten.
Chat apps op je mobiel
Chatten werkt erg goed op een mobiel. Installeer je bedrijfsapp dan ook op je mobiel dat maakt het laagdrempeliger. Ik moet wel nageven, inmiddels heb ik vijf chatprogramma’s op mijn telefoon staan die ieder een andere reden hebben. Hoe vreemd het ook klinkt, ik vind het best overzichtelijk en efficiënt. Deze vijf zijn: Slack (intern Presis) Hangouts (Klanten van Presis) WhatsApp (Privé) Telegram (Privé, inner circle) en iMessage (SMS & Apple Fanboys). De alerts van de verschillende apps heb ik ook aangepast voor het specifieke gebruik van de app, dat zorgt voor rust. Op mijn desktop staan Slack, Hangouts en Telegram en ik gebruik voor deze applicaties mijn smartphone en desktop door elkaar heen.
Samenvattend
Ok, samenvattend: Begin gewoon! Simpelweg start met één collega te chatten en pak daarna door met de overige collega’s. Het is niet eng, de meeste mensen hebben de afgelopen jaren met WhatsApp kunnen oefenen dus helemaal onbekend is het niet voor ze. Tip: zet de gekozen chat app ook op je telefoon en geef het wat tijd. Het gaat zo snel als het gaat binnen een organisatie en in het geval van chat misschien wel sneller dan je had verwacht. Je hoeft geen moeilijke afspraken te maken over de procedures met de interne e-mail, je zult zien dat de interne e-mails als vanzelf verdwijnen. Daar hoef je helemaal niets voor te doen. En probeer gewoon meerdere chat apps uit, je merkt dan vanzelf wel welke chat app voor jullie organisatie het beste werkt. En zo schakel je geruisloos over van interne e-mail naar chat en daar wordt je best gelukkig van kunnen we uit ervaring zeggen.
Een ander onderwerp waar we veel vragen over krijgen is hoe het ons gelukt is om van het papier af te komen. Wij bij Presis werken papierloos en daar hebben we wel even over gedaan. In mijn volgende blog zal ik de ene geheime vraag beantwoorden die je helpt toe te werken naar een papierloze werkplek.
Meer lezen
Wil je meer lezen van de blog serie ‘Op zoek naar dat wat werkt’? Lees hier de voorgaande delen: Deel 1: Platform onafhankelijk, Deel 2: Hardware, Deel 3: Nodig aan ICT en Deel 4: van mail naar chat. Deel 5: Papierloos werken Deel 6: G Suite of Office365. Deel 7: Het administratiepakket.
