Productief thuiswerken? Hier 7 handige tips
Thuiswerken; fijn, rustig en geen collega’s die je afleiden. Maar voor velen staat thuiswerken ook voor; onoverzichtelijk, veel andere afleiding en minder discipline. Zonde, want thuiswerken kan onwijs effectief zijn als je het goed doet. Wij hebben 7 tips voor je die jou zo productief mogelijk maken én tijd besparen tijdens het thuiswerken.
Tip #1: De juiste werkomgeving
Ook als je vanuit huis werkt is het belangrijk dat je een geschikte werkomgeving hebt. Het meest ideale scenario is een eigen kamer die je inricht als thuiskantoor. Op deze manier kun je je afsluiten van de rest van de familie, huisgenoten of over-aanhankelijke huisdieren. Een lichte ruimte met een raam voor de frisse lucht, een goede setup voor je hardware en een fijne bureaustoel zijn allemaal belangrijk. Dit heb je nu eenmaal nodig om comfortabel te kunnen werken, zowel thuis als op kantoor.
Opruimen en schoonmaken
Nu snap ik dat het niet altijd mogelijk is om een kamer hiervoor in te richten. Zelf heb ik ook geen aparte kamer hiervoor (deze is al in gebruik genomen door mijn kleding, schoenen en sierraden. Ja, ik ben een vrouw).
Hoe zorg ik dan voor een fijne werkplek thuis? Ik werk vanuit mijn woonkamer, op de bank of aan de eettafel, maar ik zorg er altijd voor dat de kamer opgeruimd is. Ik weet wanneer ik thuis aan het werk ga, dus voor die tijd heb ik opgeruimd en schoongemaakt. Zo heb ik geen excuus meer om andere dingen te doen dan werken.
Extra tip: ga soms even staan
Heel de dag zitten is niet super goed voor je. Ikzelf heb een hogere ladekast in mijn woonkamer staan waaraan ik staand kan werken. Goed voor de afwisseling en fijn voor de beentjes! Op kantoor hebben we een fijn sta-bureau. Als je hier ruimte voor hebt, zou ik zo’n bureau zeker aanbevelen.
Tijdens de kerstperiode was dit dan ook wel een heerlijk, inspirerend plekje om aan te werken!
Tip #2: Houdt vaste werktijden aan
De kracht van thuiswerken is dat je vaak je eigen werktijden kunt bepalen en flexibel bent. Heerlijk! Maar het is wel handig om een planning voor die dag aan te houden, op deze manier dwaal je niet af en weet je waar je aan toe bent. Heb je thuis kinderen, een partner of huisgenoot rondlopen? Spreek dan af tussen welke tijden je niet gestoord wilt worden. Hang een bordje op je deur. Of barricadeer deze met een lasernet en prikkeldraad. Wat nodig is om jouw werktijden te bewaken; doe het.
Heel de dag bereikbaar zijn is leuk voor je klanten, maar jij wordt er minder productief van. Het is niet erg om tussen bepaalde tijden niet bereikbaar te zijn. Voor je klanten en collega’s is het dan wel handig dat zij weten wanneer je wel en niet bereikbaar bent. Vermeld dit in je e-mail handtekening of op je website. Laat alle oproepen door naar je voicemail gaan.
Tip #3: Zet push notificaties uit
Wie kent het niet; je ziet een lampje van je telefoon knipperen of hoort hem overgaan en je wilt ‘even’ kijken waar deze notificatie van is. Een berichtje op WhatsApp, een grappige vermelding op Facebook of een post op Instagram. Ja, die telefoon heeft wat invloed op ons. Maar ook op de computer zelf kunnen zulke notificaties ons flink afleiden.
Wat ik doe tijdens werktijden is mijn telefoon op ‘niet storen’ zetten. Ik maak enkel een uitzondering voor oproepen. Alle andere notificaties krijg ik niet te zien. Ook op de computer zet ik websites zoals Slack (chatprogramma met collega’s) op snooze. Dat werkt een stuk fijner door, want ik weet dat zo’n melding direct mijn aandacht trekt. Hier ook meerdere verschillende apps/programma’s voor te downloaden. Bijvoorbeeld Freedom, hier stel je in welke tijd je mag besteden op bepaalde websites of je kunt websites blokkeren op de door jou aangegeven tijden. Zoek er een die bij jou past en voorkom afleiding.
Tip #4: Koptelefoon op
Ik werk dagen op kantoor en dagen thuis. En wat ik altijd doe; is mijn koptelefoon opzetten. Als ik thuis werk zet ik vaak mijn ramen open. Soms ben ik net een baby aapje die een suikerspin, 3 repen chocolade en een Redbull heeft genuttigd. De geluiden die van buitenaf komen kunnen mij dus wel eens wat afleiden. Dus; koptelefoon op. Ik blokkeer alle geluiden, zet ontspannende of motiverende muziek op (mijn playlist heet dan ook ‘snoeihard werken’) en dan kan ik gas geven.
Nu zijn er veel keuzes uit koptelefoons of oortjes. Wij gebruiken de on ear koptelefoon van Urbanears; een goede kwaliteit geluid, comfortabel en Bluetooth verbinding (want snoeren zijn vervelend). Geen over ear, dat was niet modieus genoeg voor de kleinere dameshoofden vonden wij. Maar bij jou kan dit natuurlijk heel mooi staan.
Tip #5: weet waar je jouw tijd aanbesteed
Weet jij precies, tot op de minuut, waar je jouw tijd aan hebt besteed? Welke dingen je hebt gedaan die meer een afleiding waren dan een toevoeging? Voor de mensen die dit niet 100% zeker weten; zorg dat je dit inzicht krijgt. Je kunt alleen tijd besparen en vooruitgang boeken als je weet waar je jouw tijd aan hebt besteed.
Je kunt je uren bijhouden op papier of in Excel documentjes. Maar als je het echt goed wilt doen en er goede reportages uit wilt halen, gebruik dan een online urenregistratie. Ben je een ZZP’er? Dan is het extra handig; je hebt dan een compleet overzicht voor jezelf, een uitdraai van je uren voor je klanten en je hebt jezelf gedekt voor het urencriterium van de Belastingdienst.
Tip #6: Automatiseer die handel
Dit geldt voor iedereen. Zowel voor bedrijven met veel personeel als voor ZZP’ers. Het automatiseren van processen helpt jou je tijd beter in te zetten. Soms kan het een investering zijn (geld of tijd), maar uiteindelijk levert het je ook een hoop op. Voor de facturatie zijn veel programma’s en koppelingen die je in staat stellen snel en makkelijk een factuur te maken. Wijzelf gebruiken Moneybird; deze is gekoppeld aan onze urenregistratie en hierdoor hoeven we de uren niet dubbel in te voeren en te berekenen. Wel zo makkelijk.
Social media inplannen? Gebruik bijvoorbeeld Hootsuite, scheelt je weer tijd tussendoor. Bekijk welke processen je hebt die je kunt automatiseren en zoek hier de juiste tool voor. We leven in een moderne wereld, ik heb er vertrouwen in dat voor vele processen het wiel al is uitgevonden.
Tip #7: Creëer een routine
Begin iedere dag met een plan. Richt je agenda in, maak een to-do list (Trello, Google Tasks, papier, enz). Weet wat jouw plan is voor die dag en werk je taken af. Hier een voorbeeld van mijn dagen;
De start van de dag; ik open mijn mailbox, beantwoord de ‘snelle’ mailtjes en zorg dat deze verder opgeruimd is. Voicemail berichten? Even terugbellen. Tot slot loop ik de social media kanalen voor werk af om ook daar geen meldingen te missen.
Daarna is het tijd om grote blokken werk te verzetten. Ik ben gestart en fris; knallen maar! Merk ik tijdens deze uren dat ik wat minder focus heb; met een korte pauze of twee is niets mis.
Lunchtijd!
Na de lunch beantwoord ik weer de mail en bel ik gemiste telefoontjes terug. Staan er mailtjes tussen die wat meer werk zijn; prima tijd om die nu aan te pakken.
De rest van de werkdag besteed ik weer aan grotere blokken werk of aan meerdere kleine taken. Iedere dag brengt weer andere werkzaamheden. En wederom; korte pauzes tussendoor mogen gerust.
Aan het einde van de dag loop ik nog één keer even door de mail heen, maak mijn planning voor de volgende dag, zorg ik dat mijn urenregistratie op orde is en daarna is het tijd om af te sluiten.
Bonustip
Omdat een goede samenwerking met collega’s en klanten ook heel belangrijk is wanneer je niet op kantoor zit, hebben we nog een bonustip voor je om dit goed te regelen.
Videovergaderingen helpen de samenwerking en communicatie sterk te houden, ook wanneer jullie elkaar niet fysiek in persoon ontmoeten. Videovergaderen heeft als groot voordeel t.o.v. bellen dat je elkaar kunt zien en zo de lichaamstaal en intonatie beter kunt plaatsen.
Heb je een G Suite account, dan kun je al gebruik maken van videovergaderingen via Hangouts Meet. Wil je hier meer over weten en zelf ook starten met videovergaderingen? Neem contact met ons op, dan vertellen we je hoe dit doet en helpen je daarbij.
Hoe je een vergadering start leggen we hier kort en bondig aan je uit:
[button url=”https://presis.nl/gsuite/hangouts-meet-gebruiken/” label=”Zo start je een Video Meeting”]
Tot slot
Thuiswerken kan je zoveel vrijheid en effectiviteit brengen, ik hoop dat je met bovenstaande tips dit ook zo kunt ervaren! Met de juiste tools kun je jouw werk versoepelen en beter inplannen. Blijf productief en knallen op de door jou geplande tijden, dan kun je daarna lekker ontspannen. Heb je vragen over thuiswerken of ben je benieuwd naar hoe wij bepaalde dingen doen als wij thuis aan het werk zijn? Je kunt ons alles vragen 😉
