Dit is het tweede deel van de serie over de inrichting van de ICT bij een ICT bedrijf. Nadat we samen besloten hadden dat we overal op wilden kunnen werken, (Zie deel 1: Platform onafhankelijk werken) hebben we iedereen zijn eigen hardware laten kiezen.
Hardware
Toen we in ongeveer 2007 begonnen met Presis, maakten we allemaal gebruik van Windows computers. Misschien ken je ze nog wel, van die laptops die als bijnaam ‘grindtegel’ hadden. En onze PC’s waren units. Groot, zwart en vooral goed in het opwarmen van de ruimte waarin ze stonden. Omdat we ons hele leven al met Windows PC’s gewerkt hadden, waren we in het begin niet beter gewend.
De eerste stap in onze hardware verandering is begonnen met de aanschaf van een tweedehands 21’ iMac. Hierdoor kwamen we er al snel achter dat een Apple computer veel minder onderhoud vraagt dan een Windows computer. Een Apple voert updates door waar je niets van merkt, hebben geen conflicterende programma’s en geen regulier onderhoud nodig. Door te kiezen voor een Apple nam onze zuivere werktijd dus toe omdat we geen onderbrekingen meer hadden. Als je een tweedehands iMac koopt en de harddisk vervangt voor een SSD, dan blijkt een iMac die al een paar jaar oud is prima mee te kunnen gaan. Dus al snel hadden we iMac’s staan waar voorheen Windows computers stonden.
Desktop of Laptop
Na de iMacs kwamen de laptops. Dat gaf iedereen meer vrijheid om overal te werken en daardoor hebben we onze bureau’s kunnen omzetten naar flexplekken. Waar we drie jaar geleden vooral iMac’s hadden staan, zijn het nu voornamelijk laptops waarmee gewerkt wordt. Onze laatste iMac zal dit jaar ook door een laptop vervangen worden. En ongeveer vier jaar geleden zijn een aantal collega’s gaan werken met een Chromebook. Iedereen mag bij ons zijn eigen computer kiezen en daarmee hebben we geleerd dat iedere collega een andere wens heeft met betrekking tot de laptop keuze. Inmiddels hebben we dus een bonte verzameling verschillende laptops opgebouwd Tip: Als je een nieuwe laptop koopt, ga dan altijd voor de maximale hoeveelheid werkgeheugen. Dat levert de meeste snelheidswinst op.
De opstelling
Een ander hardware onderwerp waar we veel mee geëxperimenteerd hebben, is de opstelling van een laptop met een tweede scherm. Al snel hadden we een groter scherm gekocht omdat meer scherm altijd beter is. En uit gewoonte kozen we voor de gangbare opstelling met de laptop op een verhoogde standaard naast het grote scherm en ervoor een extern keyboard met een muis. Dat levert een best druk bureau op. Een ander nadeel blijkt dat het grote scherm en het laptopscherm verschillend van formaat zijn. En dat betekent dat als je van scherm naar scherm wisselt je hoofd zich iedere keer moet ‘aanpassen’ aan het andere schermformaat.
Ervaringstip: als je twee schermen naast elkaar zet, kies dan twee dezelfde schermen. Dat geeft meer rust.
En na een tijdje met verschillende opstellingen te hebben getest, hebben we voor ons de meest optimale opstelling ontdekt. Je laptop recht voor je en erboven het tweede scherm. Je gebruikt het toetsenbord van je laptop en een muis of trackpad ernaast als je dat prettig vindt. Dit zorgt tevens voor een cleaner bureau. Het scherm van je laptop gebruik je dan als een ‘console-scherm’ voor de dingen die je in de gaten moet houden, bijvoorbeeld je takenlijst, je urenregistratie of je chat. En op het grote scherm doe je je werk. Een ander voordeel van deze opstelling is dat het externe scherm op de juiste kijkhoogte staat, dat vind je nek dan weer fijn.
Muis of trackpad
De keuze hiervoor blijkt af te hangen van het soort werk wat je moet doen. Als je aan het designen bent en je cursor exact moet plaatsen dan is een muis je ding. En anders kan een trackpad je beste vriend zijn. Een groot voordeel van de trackpad van Apple is dat je vele ‘gestures’ extra hebt zodat je met een enkele beweging een taak kan uitvoeren. Sommige vinden dat handig, anderen niet. Carsten heeft overigens een muis die ons het meest doet denken aan een ruimteschip. Momenteel zijn we de bestaande muizen en trackpads stuk voor stuk aan het vervangen voor de oplaadbare varianten. We verbruiken behoorlijk veel batterijen en dat vinden we niet ok voor het milieu.
Hoofdtelefoons
Een onmisbaar stuk hardware voor ons: Een hoofdtelefoon. Kwaliteitswerk lever je door geconcentreerd te werken en een hip kantoor is wel leuk, maar zorgt er wel voor dat het lastig is om je langdurig te concentreren. Dat is de reden dat iedereen bij ons een hoofdtelefoon van de zaak heeft. En de een vindt oordopjes het fijnst en de ander heeft liever een hoofdtelefoon, maar niemand bij ons kan zonder.
Mobiel
Wij zijn zo mobiel. Uiteraard heeft iedereen een smartphone en ongeveer de helft van de medewerkers maakt gebruik van een tablet. Iedereen is vrij om de gewenste smartphone en/of tablet te kiezen. Er gelden geen beperkingen, wel gezond verstand met de keuze graag. En dan blijkt dat de jongeren massaal voor een Android gaan en ik als enige gekozen heb voor een iPhone. We hebben nog een andere iPhone voor het testen van de applicaties, maar die wordt niet structureel gebruikt. En ook hier weer: iedereen blijkt voor een andere telefoon te gaan. Tip: Standaardisatie op smartphones had bij ons niet tot het meest optimale resultaat geleid.
Netwerk
Vroeger, toen we nog kabels hadden, was het min of meer eenvoudig. Een kabel naar iedere PC en klaar was je. Nu hebben we nog maar 1 kabel liggen: die van de router naar het draadloze access point. Tip: bespaar niet op je access point. Turf eens voor de grap met hoeveel devices je draadloos in je kantoor aan het werk bent. Wij kwamen tot 22 devices met 8 man. Ja, wij gebruiken soms per persoon meerdere tablets en telefoons om onze apps te testen, maar toch het waren er eens stuk meer dan we hadden verwacht. Een goedkoop access point heeft een beperking met het aantal simultane verbindingen en dropt een verbinding als er teveel devices willen verbinden. Daar komen vaak verbindingsproblemen van die we bij onze klanten tegenkomen. Ook wij hebben daar hebben behoorlijk last van gehad. Onze keuze is een Apple Airport Extreme geworden omdat die tot 50 devices probleemloos simultaan aan en zelfstandig switcht tussen 2,4G en 5G. En sindsdien gaat ons draadloos WiFi verkeer als een raket.
Geen lokale servers
Ja, ook wij zijn 10 jaar geleden begonnen met een Microsoft SBS Server. Deze hebben we zo’n zeven jaar geleden vervangen voor een Google Apps e-mail server. En dat was de eerste stap. Inmiddels leven we helemaal web based in de cloud. Dit heeft ongeveer een doorlooptijd van twee jaar gehad. Als we het vandaag de dag nogmaals zouden doen dan zou de doorlooptijd vermoedelijk 1 jaar bedragen. Inmiddels hebben we al vijf jaar geen lokale server meer. En ook dat scheelt behoorlijk in de kosten en het onderhoud. Tip: Geen eigen server meer betekent ook geen (kop)zorgen om die servers.
In deel 1 heb ik het over onze strategische ICT uitgangspunten bepaald en in dit tweede deel hebben we onze hardware beschreven. Deel 3 gaat over: ‘Welke software hebben we eigenlijk allemaal en wat kunnen we daarvan schrappen?’ Met andere woorden: Wat hebben we nu echt nodig om ons werk te kunnen doen?
Meer lezen
Wil je meer lezen van de blog serie ‘Op zoek naar dat wat werkt’? Lees hier de voorgaande delen: Deel 1: Platform onafhankelijk, Deel 2: Hardware, Deel 3: Nodig aan ICT en Deel 4: van mail naar chat. Deel 5: Papierloos werken Deel 6: G Suite of Office365. Deel 7: Het administratiepakket.
