Op zoek naar dat wat werkt. Deel 1: Platformonafhankelijk werken

In de afgelopen 7 jaar zijn er vele IT-oplossingen de revue bij ons gepasseerd. We hebben vooral heel veel geprobeerd, om te ontdekken wat voor ons werkt. Het kan er nog zo mooi aan de buitenkant eruit zien, maar als het je leven moeilijker in plaats van makkelijker maakt moet je misschien even verder kijken. En dit is tot op de dag van vandaag de manier die we gebruiken bij het beoordelen van software, het antwoord op de vraag: ‘Maakt deze applicatie ons leven gemakkelijker of moeilijker?’.

Laat ik beginnen om een korte beschrijving te geven van ons bedrijf. Wij werken met acht medewerkers die zeer zeldzaam bij elkaar in dezelfde ruimte zitten. We hebben een developer in Antwerpen die vanuit huis werkt, een wereldreiziger die meestal vanuit Den Haag werkt, maar we staan er inmiddels niet meer vreemd van op te kijken als hij inlogt vanuit Kenia of Praag. Dan hebben we ondergetekende die overal werkt waar internet en koffie is. Twee vrouwen die afhankelijk van het weer bepalen of ze wel of niet vanuit huis werken en tenslotte twee collega’s die min of meer regelmatig op kantoor werken.

Bij Presis upgraden wij de automatisering van onze klanten. We maken er de 2.0 versie van die beter bij de huidige tijd past. Dat doen we op drie onderwerpen: websites, webapplicaties en G Suite. De websites van onze klanten bouwen wij om van het visitekaartje naar een lead generator, de webapplicaties zorgen voor de overgang van papier naar digitaal. En met G Suite gaan onze klanten van lokaal werken naar het werken in de cloud.

Je begrijpt, wij moeten zelf ook snel en veel leren, continue verbeteringen in onze processen doorvoeren en hebben een bijna realtime afstemming met elkaar en onze klanten. Als wij op de traditionele manier onze IT ingericht zouden hebben dan zouden we continue achter de feiten aan lopen en daarmee zouden we niet zo efficiënt en vooral effectief als nu werken. Maar ook de aansluiting met met onze klanten en de technologische ontwikkelingen zouden we mislopen.

We zijn zeven jaar geleden begonnen om onze uitgangs-punten voor de ICT keuzes te bepalen. Dit kwam neer op drie voorwaarden waaraan een keuze moest voldoen. Als eerste moest de applicatie webbased zijn. Dit houdt in dat het programma in een webbrowser moet kunnen draaien. Dit is voor ons een harde eis, het geeft ons namelijk de vrijheid om te kiezen. Webbased werkt op een Windows, Apple, Linux, Chromebook, SmartTV, de computer op kantoor maar ook op de computer thuis.

Overal dus. Met een mooi woord: Platform onafhankelijk. Wij willen dus niets lokaal installeren. Lokaal werken geeft voor ons onderhoud, gedoe, afhankelijkheid en dus ongemak.

De tweede voorwaarde is dat het koppelbaar moet zijn. Met koppelbaar bedoel ik dat er een API aanwezig is. Daarmee kunnen we twee applicaties onder water aan elkaar vastknopen. De informatie tussen applicaties wordt daarmee gekoppeld en dat scheelt overtypen. Dat is vooral efficiënt omdat je informatie maar eenmaal hoeft in te voeren, maar zorgt ook voor minder fouten in de operatie.

De derde en laatste eis is dat we weg moeten kunnen. Onze wereld veranderd en we moeten van het pakket af kunnen als dat nodig is. Met andere woorden, we houden scherp in de gaten of er geen ‘vendor lock-in’ in de applicatie zit. Dat maakt ons namelijk minder flexibel als onze wereld weer eens een kwartslag draait en wij ons moeten aanpassen. Meerjarige contracten en het gemis van export mogelijkheden is een roadblock voor ons.

Een vierde onderwerp die we als een ‘nice-to-have’ beschouwen, is dat er een app bij zit. We merken dat we steeds meer mobiel gaan werken en dan is het handig als de applicatie ook voorzien is van een app. We verwachten overigens dat deze vierde eis in de nabije toekomst een harde eis zal gaan worden voor ons.

Dit zijn dus onze uitgangspunten geweest waarop we een eerste selectie voor keuzes maken. In het volgende deel zal ik de hardware en verbindingen bespreken die we gebruiken. Met wat voor soort computers werken wij en waarom hebben we daarvoor gekozen.