Het idee van het papierloze kantoor is al decennia oud. Het Amerikaanse zakenblad Bloomberg Businessweek sprak er al over in 1975. Toch zijn er maar weinig kantoren die al echt papierloos zijn, maar bij Presis hebben we een jaar geleden toch echt de printer de deur uit gedaan. In deze blog vertelt Kees-Jan Diepstraten wat we bij Presis allemaal zijn tegengekomen in de reis naar ons paperless office.
1. Voor alles is een oplossing
De stap naar een papierloos kantoor is ook bij ons niet over één nacht ijs gegaan. Hoezeer iedereen ook de stap wilde maken, er waren een paar enkelbijters: die lekkere papieren to-do-lijstjes en de oh-zo-fijne notitieblokken. Maar zodra mensen eenmaal gewend zijn aan slimme apps als Evernote of – nog fijner – Google Keep, willen ze niet anders meer!
Toen iedereen in ons team overtuigd was dat papierloos een waardevolle stap zou zijn, hadden we nog steeds te maken met externen die ons ervan weerhielden de printer uit de deur te doen. Immers, de verzendlabels voor onze Google Meet-kits moesten nog steeds geprint worden en sommige partners wilden heel graag een ‘natte krabbel’. Ook die laatste hobbels hebben we inmiddels overwonnen.
Verzendlabels
Alle grote pakketbezorgers, zoals bijvoorbeeld DHL en PostNL, bieden vandaag de optie om verzendlabels voor je te printen. Ben jij ervan af!
Ondertekenen
Er zijn tegenwoordig twee goede alternatieven voor de natte krabbel. Overweeg eens een Remarkable, volgens de Volkskrant een soort e-reader op tabletformaat, waarop je kunt lezen en schrijven. Het zorgt niet alleen voor puur, onversneden schrijversgeluk, je kunt er ook pdf’s op laden en met een digitaal potlood ondertekenen.
Mag het bestand ook digitaal ondertekend worden, dan zijn er oplossingen te over die je bestanden van een elektronische handtekening voorzien, al dan niet beveiligd.
2. Zoek het juiste beeldscherm
Een veel gehoord argument om niet – helemaal – over te stappen naar een papierloos kantoor is: ik lees prettiger op papier. Geloof me: dan heb je nog niet het goede beeldscherm gevonden. Dat is wel een belangrijk inzicht: hoe minder papier, hoe meer beeldschermen. Wij hebben twee computerschermen per bureau, aangevuld met tablets, e-paper, smartphones en e-readers.
Behalve dat het efficiënt is en je altijd toegang hebt tot al je bestanden, kun je op beeldschermen ook genieten van een nieuwe, slimme pagina-indeling: de doorlopende pagina. In Google Doc vind je dit onder Bestand, Pagina-instelling, Zonder paginering. Waarom zou je nog stug aan het formaat van A4’tjes (of A3’tjes of A5’jes) vasthouden als je het toch niet meer hoeft te printen?
3. Digitale toegang is efficiënter
Waarom willen mensen überhaupt iets printen? Omdat ze er toegang toe willen hebben, bijvoorbeeld in een vergadering of tijdens een gesprek. Lekker met een perforator – weet je nog?! – gaatjes prikken in je documentjes, om ze vervolgens te bewaren in een mooie multomap, waarmee je onder je arm door de gang kunt paraderen.
Google Drive werkt op ieder apparaat, en omdat het webbased is, hoeft het niet eens je eigen apparaat te zijn! Experimenteer tijdens vergaderingen eens met een tablet, met Remarkable, of met een smartphone of een ander beeldscherm dat voor je werkt. Kies er een die lekker onder je arm past, dat voelt vertrouwd.
4. Veranderen kost tijd
Veranderen kost tijd, geef het die tijd ook. Maar begin wel met vragen stellen. Als je een stuk papier in je hand hebt, stel jezelf dan de vraag af: ‘Hoe is dit ontstaan?’ Dan blijken er maar twee mogelijke antwoorden te zijn op deze vraag:
Oorzaak A) Je hebt het van iemand gehad
Dan moet je een proces veranderen (komt het van extern (klant of leverancier) ga de dialoog aan, er zijn altijd mogelijkheden om te stoppen met papier, vaak willen ze wel , maar weten niet hoe)
Oorzaak B) Je hebt het zelf gemaakt
Dan moet je intern een gewoonte veranderen.
5. Verwelkom nieuwe mogelijkheden
In een papierloos kantoor vind je geen papier, dat zal niemand verrassen. Maar als je het echt volledig omarmt, pak je ook door en zet je nieuwe technologische oplossingen in.
Je telefoon als notitieblok
Zo maak ik tegenwoordig bij een presentatie of vergaderingen mijn aantekeningen direct op mijn telefoon. Om die reden heb ik een telefoon met een iets groter scherm aangeschaft, zodat ik sneller kan typen.
Je telefoon als gesprekspartner
Nee, maak je niet ongerust, ik heb niet te vaak naar ‘Her’ gekeken. Maar soms heb ik helemaal geen zin om te typen – of het kan niet, omdat ik achter het stuur zit – en dan spreek ik mijn aantekeningen gewoon in. Superhandig!
Er is geen Crtl-F op papier
En tenslotte nog de aller-, allergrootste reden om over te stappen op papierloos. Er zit geen Ctrl-F op papier. Als je eenmaal weet hoe eenvoudig zoeken in Google Drive of zoeken in Gmail is, dan snap je niet meer wat ooit die archiefkast in je kantoor heeft staan doen.
Meer weten?
De truc is om van papier eerst de overstap te maken naar papierarm en dan pas naar papierloos. Doe het in stapjes, anders schieten mensen in de paniekstand. Wil je eens verder praten over de eindeloze mogelijkheden, ben je benieuwd hoe de overstap van Microsoft naar Google werkt of heb je andere vragen? Neem gerust contact met ons op. We denken met liefde met je mee.
