Afgelopen zaterdag 13 januari stond er een zeer interessant artikel in de Volkskrant. Hierin vertelde Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond over zijn ervaringen met de informatiehuishouding en ict-infrastructuur van de overheid.
Het artikel lijkt wel een pleidooi geworden om over te stappen op Google Workspace. In dit blog staan een aantal citaten uit het artikel, met daaronder de wijze waarop Google Workspace het aanpakt, of hoe het in Google Workspace geregeld is. Het werpt de vraag op waarom de overheid nog niet is overgegaan op Google Workspace 😃.
- “De Nederlandse overheid bestaat uit allemaal eilandjes. Als de informatiehuishouding goed geregeld was, hadden we in 80 of 90 procent kunnen voorkomen dat er achteraf geld werd teruggeëist van ouders in de Toeslagenaffaire”.
Google Workspace heeft een fundamenteel andere inrichting dan Microsoft Windows; het is helemaal ingericht op samenwerken en op het delen van informatie. Informatie is makkelijk toegankelijk in de cloud en kan gedeeld worden met wie je wilt. De Toeslagenaffaire is een (extreem) voorbeeld van wat de gevolgen kunnen zijn van een ‘gesloten’ omgeving, waarin iedereen informatie lokaal opslaat, en alleen de informatie die hij of zij relevant acht, deelt via e-mail.
- “We moeten naar een werkomgeving voor de toekomst, want nu werken ze nog met heel oude spullen. Ze gebruiken e-mailprogramma Outlook, wat echt oud is. Ze slaan documenten op harde schijven op, wat geen enkele moderne organisatie nog doet. E-mail is per ongeluk in de jaren tachtig geïntroduceerd zonder na te denken. Moderne mensen moeten niet willen mailen, maar op een platform samenwerken met professionals uit verschillende disciplines. Daar deel je documenten en kun je ze dus ook heel makkelijk vinden”.
Door documenten te delen, is e-mailen van bijlagen niet meer nodig. Het sturen van een link in de chat is voldoende. Dit is een fundamenteel andere kijk op informatie en informatiedeling en maakt samenwerken met andere disciplines makkelijker en efficiënter. In plaats van mailen en wachten op een reactie, kun je met meerdere mensen aan hetzelfde document werken: dat scheelt heel veel tijd. Google Workspace is een werkomgeving die op de toekomst gericht is.
- “De stafafdelingen hebben op ict- en digitaliseringsgebied vaak meer te zeggen dan de uitvoerende professional. Die stafafdelingen bevredigen hun controlebehoefte door extra eisen te stellen aan de ict, waardoor de professional steeds meer in de klem is geraakt”.
De ict-infrastructuur is sinds de jaren tachtig van de vorige eeuw enorm complex geworden omdat het gehele netwerk binnenshuis draaide, en zowel de toegang als het netwerk en de gegevens goed beveiligd moesten worden. It-ers konden hun gang gaan, hoewel niemand wist wat ze nu precies deden.
Google Workspace heeft een ander uitgangspunt: het netwerk en de gegevensopslag worden buiten de deur geregeld en zijn optimaal beveiligd; je hoeft alleen nog maar in te loggen. Uiteraard is er wel veel aandacht besteed aan maatregelen die garanderen dat de persoon die inlogt, ook werkelijk degene is die hij of zij zegt te zijn (vingerafdrukken, gezichtsherkenning, 2 factor-authenticatie).
Met Google Workspace is het niet langer nodig de hele netwerkinfrastructuur én de gegevensopslag in je bedrijf te regelen en te beveiligen. En dat is niet alleen makkelijker, het scheelt ook dure IT-fte’s en je kunt je IT-budget halveren!
- “De overheid raakt zo bovendien goede mensen kwijt. Ik ken een briljante jongen die na drie maanden weggegaan is omdat hij elke dag de neiging had om zijn computer uit het raam te flikkeren van 23 hoog. Hij moest met zulke ouderwetse spullen werken en in een ouderwetse cultuur. Jongeren willen dat niet.”
Jongeren zijn onmisbaar voor de continuïteit en de innovatie van een organisatie. Maar jongeren zijn gewend anders te werken. Tijdens hun opleiding hebben zij met Office 365 of de Google-onderwijsapplicaties gewerkt; zij zien de ’traditionele’ manier van werken als ouderwets en als een stap terug. Google Workspace sluit beter aan op de belevingswereld van de jongere generatie: niet van 9 tot 5 op een kantoor zitten, maar flexibel werken, waar en wanneer je dat wilt. Niet uitgebreid gaan zitten wachten totdat je updates geïnstalleerd zijn, of totdat je antwoord krijgt via de e-mail, maar direct verder gaan. Samenwerken, om als groep verder te komen, in plaats van je individuele belangen te verdedigen en veilig te stellen door informatie bewust achter te houden.
Als je dit zo leest, zijn dit allemaal argumenten om over te stappen op de moderne, efficiënte en op samenwerking gerichte omgeving van Google Workspace. Ideetje voor de overheid? 💡
Ten slotte, is Google Workspace wel geschikt voor zo’n grote en complexe organisatie als de overheid? Jazeker, misschien is Google hier zelf het beste voorbeeld van: het werkt uiteraard met Google Workspace en het bedrijf heeft meer dan 85.000 werknemers…
Wil je meer weten over Google Workspace, over de overstap naar deze moderne omgeving, of hoe jij ook je IT-budget kunt halveren? Neem dan contact met ons op.
