Volgens een rapport van McKinsey besteden werknemers iedere dag 1,8 uur aan het doorzoeken en verzamelen van informatie. Dat is gemiddeld 9 uur per week, meer dan een volledige werkdag! Voor bijna vier op de tien werknemers is het zoeken, verzamelen en invoeren van gegevens de meest tijdrovende administratieve taak.
Hoewel het kwantificeren van de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan het zoeken naar informatie nogal subjectief is, is de algemene teneur duidelijk: een belangrijk deel van de werktijd wordt niet efficiënt besteed en dus is er heel veel winst te behalen door de zoektijden te verminderen.
Zo levert het halveren van de tijd die nu nog besteed wordt aan zoeken structureel een behoorlijke besparing op. Als 250 medewerkers 1 uur per dag productiever worden, levert dit per jaar 40.000 uur op, ofwel (bij een gemiddelde kostprijs per medewerker van 50 euro per uur) 2,5 miljoen euro op jaarbasis!
Hoe kun je efficiënter werken?
Efficiënter werken; hoe doe je dat, met zoveel prikkels en afleidingen om je heen? Iedereen heeft zijn favoriete manieren, maar er zijn wel een paar algemene richtlijnen te geven:
- Ten eerste moet je een duidelijke keuze maken in wat je gaat doen. Rond deze taak af en begin daarna aan een andere taak. Dit voorkomt dat je met meerdere dingen tegelijk bent, en het gevoel hebt dat je niets afkrijgt.
- Zorg ervoor dat je niet, of zo min mogelijk, gestoord kunt worden. Ga op een rustige plek zitten, zet je meldingen uit en leg je telefoon even weg, zodat je niet voortdurend gestoord wordt door afleidende pop-up vensters of piepjes.
- Reserveer ook tijd om te verlummelen, om je gedachten de vrije loop te laten en zo op nieuwe gedachten te komen. Even nergens aan denken, kan goede nieuwe ideeën opleveren en maakt het makkelijker om je daarna weer te concentreren op je taak.
- Ga gestructureerd te werk. Sla bijvoorbeeld mailtjes op in aparte mappen, per afzender en per onderwerp of project. Dit is weliswaar een nobel streven, maar de praktijk blijkt vaak weerbarstiger. Want wat doe je met mailtjes die meerdere onderwerpen bevatten, of op meerdere projecten van toepassing zijn? Je kunt je mailprogramma gebruiken om je mailverkeer automatisch te laten sorteren per klant of per project, maar daarbij wordt niet altijd de juiste keuze gemaakt. Maar al met al het kan je wel tijdwinst opleveren.
- En als laatste, gebruik het juiste gereedschap. Gereedschap waarmee je mailtjes en bestanden snel terugvindt, zonder lang te zoeken. En daarin zijn de tools van Google superieur.
Slim zoeken scheelt heel veel tijd
Google heeft het zoeken zo ongeveer uitgevonden. En dat zie je bijvoorbeeld terug in Gmail. Dit e-mailprogramma werkt razendsnel en heeft een ijzersterke zoekfunctie om mailverkeer snel terug te vinden. Zelfs als je een enorme hoeveelheid opslagruimte hebt.
Je kunt heel precies aangeven wat voor type mail je zoekt (van wie, met of zonder bijlage, welke woorden de mail wel, of juist niet moet bevatten, van hoelang geleden de mail is, enzovoort). Maar ook als je dit niet allemaal weet, is Gmail razendsnel met het doorzoeken van je mailbox.
Datzelfde geldt voor het terugvinden van bestanden op Google Drive. Ook hier werkt de zoekfunctie razendsnel. Je kunt zoeken op locatie, bestandstype, verwerkingsdatum, personen, taken en gedeelde labels. Probeer wat zoekcriteria uit en kijk naar de set criteria die voor jou het beste resultaat oplevert.
Ten slotte nog een handige tip: gebruik Bard (tegenwoordig Gemini) om te zoeken. Je kunt de chatbot van Google gebruiken om snel een specifiek mailtje of bestand terug te vinden dat aan de voorwaarden voldoet die je op een natuurlijke manier formuleert.
In plaats van zelf te zoeken op ‘leuke uitjes’, kun je laten zoeken op ‘Welk uitje is het leukste voor kleine kinderen en een hond’. Of ‘@Google Drive zoek alle bestanden in pdf-formaat van de laatste drie jaar die een hotelboeking bevestigen’. Nog een voordeel: je kunt het document direct in Bard/Gemini openen
Dat scheelt heel veel tijd. Het zoeken en terugvinden van bestanden zal altijd nodig blijven en tijd kosten, maar door slim gebruik te maken van de bestaande mogelijkheden, bespaar je jezelf een hele hoop frustratie en tijd. En die tijd kun je wel beter gebruiken!
