Op het eerste gezicht lijken Google Workspace en Microsoft 365 heel veel op elkaar. Beide suites omvatten immers een tekstverwerker, een spreadsheet- en presentatieprogramma, plus tal van ondersteunende programmatuur die je kunt gebruiken om je dagelijkse werk goed te kunnen doen.
Maar als je wat nauwkeuriger kijkt, zie je dat de Google-applicaties en de onderliggende IT-structuur een heel ander uitgangspunt hebben en een heel andere opzet kennen. Samenwerken, Gemak en Efficiëntie zijn als uitgangspunt genomen en dat zie je in alles terug. In dit blog stippen we de belangrijkste verschillen tussen Microsoft 365 en Google Workspace kort aan; een uitgebreidere beschrijving vind je in de whitepaper die je gratis op onze website kunt downloaden: https://presis.nl/google-workspace/het-verschil-tussen-office-365-en-google-workspace-whitepaper/.
1. Toekomstgerichtheid
Eind jaren ’80 van de vorige eeuw was het gemeengoed om alle bedrijfssoftware lokaal te installeren op desktops. Iedereen had zijn eigen licentie en gegevens werden via e-mail uitgewisseld. Inmiddels werken we met smartphones en tablets, en doen we bijna alles via internet, maar veel bedrijven houden nog vaak vast aan deze steeds complexer wordende desktopconfiguratie. Dit systeem is anno 2024 steeds meer tot een houtje-touwtjeoplossing geworden, met allerlei patches en updates om bijvoorbeeld beveiligingslekken te dichten.
Microsoft 365 is in essentie nog gebaseerd op deze traditionele inrichting, maar dan overgoten met een modern sausje. Zie ook verderop bij ‘5 Beveiliging’.
Google Workspace is in 2006 gelanceerd, toen internet al algemeen gebruikt werd. Het is vanaf de basis geheel ontworpen en gebouwd met de concepten ‘samenwerken’ en ‘internet’ in gedachte. Het is gebouwd voor de toekomst. En dat zie je overal in terug. Een van de handigheidjes is bijvoorbeeld dat meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een document kunnen werken (als je dat tenminste toestaat). Zo kun je optimaal samenwerken en zie je realtime wat de ander doet.
Deze moderne manier van werken versnelt het proces, bevordert een naadloze samenwerking en elimineert problemen met versiebeheer. Met Google Workspace kun je als bedrijf sneller reageren en flexibeler inspelen op nieuwe ontwikkelingen.
2. Hybride werken
Zowel Microsoft (Zoom en Teams) als Google (Meet) hebben samenwerkingsplatforms voor online werken. Maar ook hierin is Google Workspace net wat handiger. Zo kunnen gebruikers vanaf elk apparaat (bijvoorbeeld een smartphone, tablet of laptop) bestanden openen, delen en opslaan. Of ze nu thuis, onderweg of op het werk zijn. De integratie met andere Google Workspace-applicaties maakt het gemakkelijk om bestanden te delen en samen te werken.
Meet is ook sneller en neemt minder ruimte in beslag dan de apps van Microsoft.
3. Gebruikersvriendelijkheid en intuïtief werken
Microsoft 365 is gebaseerd op de uitgebreide versie van Microsoft Office. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld de tekstverwerker buitengewoon uitgebreid is, en daardoor boordevol complexe, ongebruikte functies zit die voor verwarring kunnen zorgen. En zeg nu eens eerlijk: hoeveel procent van al die functionaliteiten in Microsoft Word gebruik jij nu echt? Bovendien betaal je als bedrijf voor een zeer uitgebreid pakket waarvan de meeste werknemers maar een deel gaan gebruiken.
De Google-programma’s zijn daarentegen intuïtief en eenvoudig te leren. Ze bevatten precies die functionaliteiten die je nodig hebt. Een voorbeeld is de functie in Google Documenten om in één keer om te schakelen naar een document zonder paginering; handig voor online publicaties waarin kop- en voetteksten overbodig zijn. Ook de dure printer kan dus de deur uit!
Bovendien houdt Google het scherm graag ‘schoon’ (kijk bijvoorbeeld maar naar de ‘kale’ zoekpagina van Google); functies worden pas getoond als je ze kunt gebruiken. Microsoft 365 laat alle mogelijkheden en functionaliteiten steeds op het scherm zien, wat een onrustiger beeld geeft.
Overstappen? Microsoft 365 heeft als voordeel dat veel gebruikers vertrouwd zijn met Word, Excel en dergelijke. Voor nieuwe gebruikers kan het gebruik van Google Documenten en Spreadsheets in het begin een beetje onwennig overkomen. Maar na korte tijd (en na eventueel een praktische training) begin je de voordelen van deze manier van werken te zien, en wil je niet anders meer.
4. Kosten
Zowel Microsoft 365 als Google Workspace werken in de cloud. Deze manier van werken bespaart al heel veel kosten, vergeleken met het werken op desktops (denk aan configuratiebeheer, installeren van updates, patches en nieuwe versies, vragen van gebruikers beantwoorden, enzovoorts).
Beide suites worden via internet benaderd; het is dus niet meer nodig dat iedereen zijn eigen, vaste desktop moet hebben die goed beveiligd moet zijn en dezelfde configuratie moet hebben als de andere desktops in het bedrijf. Dat maakt het werken in de cloud flexibeler (iedereen kan overal zitten werken) en veel goedkoper. De IT-kosten nemen met wel 50% af en het aantal fte’s op de afdeling Systeembeheer kan omlaag / effectiever ingezet worden.
Een verschil is wel dat Google een eenvoudiger prijsstelling biedt dan Microsoft 365. Deze laatste suite biedt weliswaar meer keuzemogelijkheden, maar dit maakt het ook lastiger om de beste keuze te maken en niet meer te betalen dan de functionaliteit waarvan je gebruik maakt.
5. Veiligheid
Werken in de cloud is veilig werken. Het maakt bedrijven veel minder kwetsbaar voor zogenaamde ‘ransomware’. Het lokaal versleutelen van gegevens heeft immers geen zin als de gegevens in de cloud opgeslagen zijn en eenvoudig via een ander apparaat benaderd kunnen worden.
Wel is het zo dat het aantal veiligheidsincidenten bij Microsoft-producten aanzienlijk hoger ligt dan bij Google-producten. Mede een gevolg van het feit dat onderliggende ‘oude’ programma’s nog steeds de basis vormen voor Microsoft 365. Google Workspace is vanaf het allereerste begin ontworpen met ‘veiligheid’ als prioriteit, waardoor het minder, tot geen potentiële veiligheidslekken bevat.
Conclusie
Zowel Microsoft 365 als Google Workspace zijn allesomvattende en geïntegreerde suites die in de cloud werken, en dus IT-kosten besparen en het hybride werken bevorderen. Er zijn echter wel verschillen in opzet en aanpak: Google Workspace is moderner en bevat niet de ballast van oudere programma’s. Het is geheel nieuw ontworpen met het oog op samenwerking, productiviteit en veiligheid. En dat merk je. Bovendien heeft het als voordeel dat het gewoon werkt. Altijd. En dan merk je dat IT je leven ook een stuk makkelijker kan maken. De overstap zal misschien even wennen zijn, maar na korte tijd zelf ontdekken, en eventueel een praktische training die laat zien hoe je jouw taken efficiënter kunt uitvoeren, wil je niet meer anders.
Wil je meer weten over Google Workspace, neem dan contact met ons op.
