Hij zegt: “Wij zijn meer dan acht jaar geleden naar Google Workspace overgestapt omdat we een mail- en agendaprogramma nodig hadden voor onze MacBooks. Maar wij hebben nooit heel actief gebruikgemaakt van de andere mogelijkheden van de Google-omgeving, omdat we vooral met Adobe werken. 

Tot vier jaar geleden corona kwam en iedereen thuis moest werken. Wij moesten toen in één keer naar cloud-opslag. En dat werd Dropbox. Die situatie is een hele tijd zo gebleven.”

“Sinds ik mij begin dit jaar wat meer met ICT ging bemoeien, wilde ik er één geheel van maken. Want naast Dropbox en onze server, gebruikten we ook soms Google Drive. Dat werd dus een beetje rommelig. 

De vraag was: ‘kunnen we Google Drive en Google Workspace beter benutten?’. De vraag van Presis of ze ons misschien konden ondersteunen bij de ICT kwam dus perfect samen. Want ik heb geen technische achtergrond, dus ik kon wel wat ondersteuning gebruiken op dat gebied. Ik weet wat ik wil, maar de precieze technische invulling laat ik graag aan anderen over.”

Minder tools: veiliger, efficiënter en goedkoper 

“Het belangrijkste doel nu is dat we teruggaan van heel veel tools naar zo min mogelijk tools. Hoe meer tools je hebt, des te ingewikkelder wordt het met cybersecurity en het afsluiten van verzekeringen. En je moet ze allemaal onderhouden. Dus ik wil zoveel mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden van Google Workspace.”

“Presis heeft de hele migratie begeleid. Dat ging heel goed, want onze medewerkers hebben er niets van gemerkt.

Google Workspace Security scan

Daarnaast heeft Presis ook een security scan voor ons gedaan; het was fijn om op dat gebied zekerheid en wat actiepunten te krijgen. En we hebben een training gehad over hoe we Google Workspace beter kunnen gaan gebruiken.

Die training heeft heel wat ogen geopend. Van mijzelf, maar ook van collega’s, want er zitten een hoop handigheidjes in Google Workspace. Ook de collega’s willen nu graag meer doen met Google Workspace, nu ze weten wat het allemaal kan.”

“De lijntjes zijn gelukkig heel kort met Presis. Je hebt niet het gevoel dat je een nummer bent, of dat je weken moet wachten voordat je iets hoort. Die aanpak spreekt mij wel heel erg aan. En we spreken dezelfde taal en dat werkt gewoon fijn.

Ook algemene vragen kunnen we bij hen neerleggen, bijvoorbeeld hoe we met backups kunnen omgaan en dan horen wij bijvoorbeeld hoe Presis dit zelf opgelost heeft.”

Efficienter werken
Het downloaden en werken met bestanden gaat nu een stuk sneller. En als je alles op urenbasis doet, zoals wij, is dat al meteen winst. Bovendien bevordert het werken in de cloud de onderlinge samenwerking en het slimmer werken.”

“Wij zijn alweer op zoek naar de volgende efficiëntieslag. Zo werken wij nu bijvoorbeeld nog met een aparte tool voor projectmanagement voor onze briefings, maar ik zou dat graag in Google Workspace doen. Want behalve dat het tijd kost, moet je ook steeds nadenken, ’waar staat die informatie ook weer’. Dat is ook weer een voordeel van Google Workspace, dat je alle informatie op één plek hebt. 

Google Workspace tools
En omdat er zoveel tools in Google Workspace zitten, kun je andere tools wegdoen. En voor onze projectmanagementtool betalen we maandelijks een best wel flink bedrag. Dat is ook één van de aantrekkelijkheden van Workspace. 

Google Workspace trainingen
We hebben dus nog een hoop te leren en een hoop te doen. Gelukkig ben ik altijd pro-verandering. Maar je moet mensen ook rustig meenemen, en duidelijk maken waarom we een verandering doorvoeren. En daarbij helpt zo’n training weer, dat ze zien dat het slimmer werkt en dat het ons en hen echt iets oplevert. Dan zijn ze al snel bereid om mee te werken.”