Dit is een vraag die wij steeds vaker te horen krijgen. Steeds meer mensen voelen zich overdonderd door de vele e-mails, taken, chats en to-do-lijstjes. Tel daarbij op de talloze vergaderingen over al die e-mails, taken, chats en to-do-lijstjes met collega’s en klanten. Niet het toonbeeld van efficiëntie en effectiviteit zal ik maar zeggen. Hoe kunnen we wel efficiënt digitaal samenwerken?
Druk met taakbeheer in plaats van de taak zelf
Het lijkt wel alsof we steeds meer bezig zijn met het managen van de taken dan met het daadwerkelijk uitvoeren van de taken. Het zal je niet verbazen dat wij als organisatie daar ook gezeten hebben. Been there, done that, zeg maar. En ja, het heeft voor ons ook even geduurd voor we hadden uitgevonden hoe we wel op een goede manier digitaal konden samenwerken.
De oude manier
In het centrum staat e-mail. Daarmee worden documenten heen-en-weer verzonden, elkaar taken gegeven en antwoorden op vragen gegeven. Daarnaast wordt de communicatie uitgebreid met Whatsapp en Teams. Omdat dit niet de meest overzichtelijke manier is, wordt er ook een – bij voorkeur meerdere – spreadsheet(s) bijgehouden met taken, eigenaren en deadlines. En ook van deze lijsten zijn er vervolgens weer versies. Dit alles leidt tot vergaderingen om de voortgang te bespreken omdat niet iedereen altijd op de hoogte van de laatste status of versie is. Er wordt meer gepraat over de taak dan dat de tijd besteed wordt in het daadwerkelijk uitvoeren van de taak.
De nieuwe manier
Met de nieuwe manier van digitaal samenwerken is er ook een nieuwe aanpak. Als je iets altijd op dezelfde manier blijft doen, kom je nooit vooruit.
Afspraak 1: Communicatiekanaal
Spreek een communicatiekanaal af. Bij voorkeur chat en op een platform waarbij de data binnen je organisatie valt. Dus geen Whatsapp-groep maar bijvoorbeeld Google Chat. Aangevuld met Google Meet als je elkaar wilt zien.
Afspraak 2: Coördinatie
Vervang de spreadsheet met iets wat ontworpen is voor het managen van taken. Begrijp mij goed, een spreadsheet is een soort wonder-applicatie, maar is primair gemaakt om te rekenen en niet om een proces te begeleiden. Kies een takensysteem wat gemaakt is om taken te managen.
Afspraak 3: Content
Het leven wordt een stuk eenvoudiger als alle documenten op één plaats staan die eenvoudig voor iedereen te benaderen is. Dus niet verschillende versies op verschillende computers, maar alles op een centrale plaats en bij voorkeur op een platform dat het mogelijk maakt met elkaar gelijktijdig in hetzelfde document te werken, zodat je geen versiebeheer meer hoeft te doen. Google Docs dus.
De nieuwe manier: De lite-versie
Wanneer je ‘even’ snel moet samenwerken voor een klein project met enkele documenten en niet al te veel taken dan biedt de volgende methode de meest eenvoudige oplossing:
Communicatie >> Google Chat-ruimte (+ Google Meet)
Coördinatie >> Google Chat-ruimte – Taken
Content >> Google Chat-ruimte – Documenten
Zo heb je alles wat je nodig hebt op één plek. De centrale samenwerkplek waar alles samenkomt is de Google Chat-ruimte. De taken kun je eenvoudig aan de deelnemers toekennen en alle bijbehorende documenten heb je bij elkaar staan.
De nieuwe manier: Pro-versie
Wanneer het project wat groter is, wil je wat meer mogelijkheden om digitaal samen te kunnen werken dan komt de pro-versie om de hoek kijken.
Communicatie >> Google Chat-ruimte (+ Google Meet)
Coördinatie >> Asana
Content >> Google Gedeelde Drive
Coördinatie: Asana
Als je bijvoorbeeld sub-taken binnen taken wilt aanmaken, of een mini-logboek van een taak wilt hebben, dan komt het moment dat je een geavanceerde taken- of projectmanagementapplicatie nodig hebt. Na vele geprobeerd te hebben, zijn wij bij Asana uitgekomen. Daarmee hebben wij wel het overzicht dat we daarvoor maar moeizaam konden krijgen.
Content: Google Gedeelde Drive
Wanneer het aantal bestanden binnen een project oploopt, je een mappenstructuur wilt aanbrengen en eigenlijk een ‘eigen’ harddisk wilt hebben voor al je projectdocumenten, dan kom je als vanzelf uit bij een Google Gedeelde Drive. Daarmee kun je je gewenste projectbestanden op een eenvoudige, veilige en gemakkelijke wijze kwijt en samenwerken met mensen binnen en buiten je organisatie.
Geen e-mail en geen spreadsheetlijstjes meer
Zoals je waarschijnlijk inziet, maak je op de nieuwe manier van samenwerken geen gebruik van e-mail en van spreadsheetlijstjes meer. Deze zijn namelijk vervangen voor een 2.0-versie die beter bij de nieuwe manier van digitaal samenwerken past.
Ongetwijfeld zal je nog een collega’s hebben die krampachtig aan de oude manier van werken vasthouden. Besef dan dat zij met dat gedrag de rest van de groep aan het tegenhouden zijn. Een ketting is zo sterk als de zwakste schakel.
Als je dus merkt dat er nog projectleden in de weer zijn met e-mails spreadsheetlijstjes, weet je dat er nog ruimte voor verbetering is.
Wat levert dit alles op?
De korte versie: Je bent meer bezig met het daadwerkelijk uitvoeren van een taak dan het managen ervan. En ik kan je uit ervaring vertellen dat iedereen een groot gevoel van voldoening krijgt als iedereen achter elkaar de taken aan het wegwerken is.
Geïnteresseerd of zou je graag een demo willen zien?
Stuur een bericht naar support@presis.nl en wij nemen contact met je op.
