Google Workspace for Education en de AVG
Er zijn wat berichten verschenen met betrekking tot de AVG en Google.
Het is te begrijpen dat dit bericht wat zorgen baart onder de gebruikers van Google Software. Niet alleen bij scholen, maar mogelijk ook bij bedrijven die met de Google Office Suite (Google Workspace) werken.
Hoe zit het nu allemaal?
De vier versies van Google
Je hebt vier versies van de kantoor suite van Google. Deze versies zijn op de meeste onderdelen hetzelfde maar niet op alles.
- Versie 1: Gmail (Gratis, persoonlijk privé gebruik)
- Versie 2: Google Workspace (Niet gratis, zakelijk gebruik)
- Versie 3: Google Workspace for Education (Gratis/niet-gratis voor scholen)
- Versie 4: Google Workspace for Non-Profits (Gratis voor erkende goede doelen)
De functionele verschillen
Alle vier de versies zijn functioneel hetzelfde. Oké, er zijn misschien wat verschillen in detail, zo heb je een ‘Activiteitendashboard’ die wel in de tekstverwerker van Google Workspace zit, maar deze knop zit bijvoorbeeld niet in de tekstverwerker van Gmail. Maar de functionele verschillen tussen deze vier versies gaan niet veel spannender worden dan dit.
99,9% van alle functies van de Google kantoorsoftware zit in alle vier de versies daardoor kun je ook zo gemakkelijk met elkaar samenwerken.
De security
Er is een verschil tussen Security en Privacy. Vaak worden deze twee woorden in dezelfde zin genoemd, maar ze zijn niet hetzelfde. Met security wordt de beveiliging van je account bedoeld. Dat is hoe sterk jouw opgeslagen data bestand is tegen de inbraakpogingen van hackers. De security is voor alle vier de versies hetzelfde. Allemaal hebben ze de tweestaps verificatie en bij alle versies is dezelfde encryptie toegepast op je data naast tal van andere beveiligingsmaatregelen.
Daarnaast hebben ze alle vier dezelfde hacker-detectie-tools die je ongetwijfeld wel eens voorbij hebt zien komen als je op een andere computer inlogt. Het punt Security heeft Google absoluut genaild.
De privacy
Dit is het onderwerp waar de discussie om gaat. Wie kan er bij je data? Tegenwoordig geldt het volgende – in het algemeen – met betrekking tot je privacy:
“Als je niet betaalt voor het product, dan ben je het product”
Dit is zo met alles wat gratis is op het internet. Of het nu Instagram, Facebook, Hotmail, Gmail, Yahoo, de gratis spelletjes op je telefoon of Dropbox is, als jij niet betaald hebt voor de software die je gebruikt, dan ‘betaal’ je met je gedrag. Bekijk gerust de documentaire ‘The Social Dilemma’ op Netflix, maar zorg wel dat je goed op de bank zit.
Voel je je daar niet comfortabel bij? Dan is het in het geval van Google het antwoord eenvoudig: Stap over naar de betaalde versie. En klaar. Dan heb je wel een SLA en je gewenste privacy en is dit onderwerp bij jou van tafel af.
Google heeft namelijk 1 SLA en of je nu 1 of 10.000 users hebt, iedereen heeft dezelfde SLA. Bedrijven als Randstad en PwC zitten ook op Google Workspace en die hebben qua AVG wel een verantwoordelijkheid te dragen zal ik maar zeggen.
Google Workspace for Education
De discussie gaat dus over deze specifieke versie van Google en dan met name de privacy hiervan. Er is onduidelijkheid over de invulling van de voorwaarden waarmee je akkoord bent gegaan gaan als je met Google Workspace for Education werkt. Deze voorwaarden kun je hier vinden.
De overheid heeft aan Google gevraagd of ze deze beter willen toelichten omdat het niet helemaal duidelijk is hoe er omgegaan wordt met de metadata van de informatie van de gebruikers van Google Workspace for Education en welke privacyrisico’s dat met zich mee kan brengen.
Het gaat dus niet over je daadwerkelijke data in de vorm van documenten of e-mails, maar over je metadata. Dat is de data over de data. Metadata is bijvoorbeeld hoe groot een bestand is. De daadwerkelijke inhoud van een bestand valt onder ‘data’ en dat is dus wat anders.
Wat wel opvalt in het document van de overheid is dat ze het hebben over ‘Google G Suite for Education’ terwijl de huidige versie ‘Google Workspace for Education’ heet, maar dat terzijde.
Dit zijn de huidige versies van de Google Workspace for Education variant.
Op deze pagina stelt Google dat al deze versies van Educational aan de AVG voldoen.
Deze discussie heeft dus niets te maken met de zakelijke Google Workspace varianten, want die voldoen allen aantoonbaar aan de Europese AVG/GDPR eisen.
