Ok, je wil van de eigen servers af en de overstap naar de cloud maken. Wat is dan wijsheid? Om gelijk met de deur in huis te vallen: er is meer dan Office365. Google heeft een eigen Office Suite genaamd Google G Suite. Wat is het verschil tussen deze twee en welke keuze past het best bij mij als bedrijf? In dit blog ga ik de verschillen uiteenzetten. Het artikel wat lang? Lees dan alleen de samenvatting onderaan het stuk.
Om gelijk even duidelijkheid te brengen: Mijn bedrijf Presis is gecertificeerd Google G Suite reseller en daar ben ik best enthousiast over. Hiervoor ben ik 17 jaar een gecertificeerd Microsoft Engineer geweest met als specialisatie Exchange en Active Directory. En er is een reden dat ik als specialist van Microsoft naar Google overgestapt ben. In 2011 ben ik door Microsoft samen met enkele anderen uitgenodigd in Seattle om over mijn overstap te praten. Over die ontmoeting heb ik toen een blog geschreven.
Desondanks bovenstaande ga ik zo praktisch en objectief als voor mij mogelijk, de verschillen voor je uiteenzetten zodat je zelf jouw eigen keuze kunt maken.
1. Introductie
In essentie bestaat een Office pakket uit een e-mailprogramma, een tekstverwerker, spreadsheet pakket, een presentatieprogramma en een plek om bestanden op te slaan. Daarnaast kun je in de bedrijfsomgeving gebruikers aanmaken waarmee je rechten kunt uitdelen. Voor veel bedrijven is de Office omgeving het fundament van de automatisering.
Microsoft Office365
Dit is de logische doorontwikkeling van het traditionele Microsoft Office pakket. De basis van de oplossing van Microsoft is de desktop. En ook met Office365 blijft deze een belangrijke rol spelen. Aan die desktop zit namelijk het verdienmodel van Microsoft vast: Microsoft Windows.
Microsoft is overigens 4 jaar later dan Google begonnen met de webapplicaties en heeft momenteel nog steeds de focus op de desktop oplossingen. Tegelijk in een Word of Excel document werken is nooit een design voorwaarde geweest. Als je met meerdere mensen aan een document werkt, dan krijg je meerdere verschillende documenten. Dit is de reden dat bedrijven versiebeheer moeten toepassen op hun documenten om het overzicht te behouden.
Google G Suite
Naast de bekende zoekmachine is Google ongeveer 10 jaar geleden begonnen met het ontwikkelen van een eigen Office pakket. Nu was Microsoft al 30 jaar heer en meester op deze markt dus Google moest van goede huize komen. Een belangrijk verschil is dat Google vanaf dag 1 het concept 100% webbased werken nastreeft. Niets lokaal opslaan is het uitgangspunt van Google. Daarnaast is real-time samenwerken een ander uitgangspunt geweest. Dit is in alles binnen de Google omgeving doorgevoerd.
2. De belangrijkste verschillen
Belangrijk is natuurlijk relatief. Om het te nuanceren: dit zijn de onderwerpen die keer op keer ter sprake komen bij onze klanten.
Apparaat onafhankelijk werken
Voor Office365 heb je een desktop nodig en voor Google G Suite niet. Voor die laatste heb je alleen een webbrowser nodig en het maakt niet uit waar die op draait. De benodigde desktop versie van Office365 is nodig omdat de webapplicaties van Microsoft niet volledig zijn. Als je dus wel alle Office functies wilt gebruiken, dan zul je een lokale Office op je desktop moeten installeren. Deze desktop heeft uiteraard wel onderhoud en een Windows licentie nodig. Een Apple Mac is overigens ook geschikt als desktop voor Office365.
Instellen van de omgeving
Zoals iedereen het gewend is van Microsoft, kun je alles aan je eigen omgeving instellen. Dit is in de regel de taak van de beheerder die je dus daarvoor nodig hebt. In de Google G Suite omgeving kun je minder instellen. Dat doen wij eenmalig voor onze klanten. Vergelijk het bijvoorbeeld met een Android en een iPhone. Op een Android kun je 100 onderwerpen instellen in settings en een iPhone kun je 50 onderwerpen instellen in settings. En dan is natuurlijk de vraag of een iPhone gebruiker iets mist bij de instellingen. Vaak willen mensen juist minder in kunnen stellen. Voor steeds meer mensen geldt: Als het werkt, dan is het goed.
Documentformaat
Dit is een belangrijk punt. Google Docs werkt met een ander document formaat dan Microsoft Office. En deze zijn niet onderling uitwisselbaar. Je zult documenten moeten converteren van het ene naar het andere formaat. Ondanks dat het één klik is, vinden sommige mensen het een gedoe. Maar niets weerhoudt je er natuurlijk van om losse Office installaties op sommige computers te installeren. De bestanden kun je vervolgens opslaan op de zakelijke versie van Dropbox of Google Drive.
Hoe ga je dan anders om met het dit lastige conversie onderwerp in Google G Suite? De noodzaak voor het converteren haal je weg doordat je het document deelt met de ontvanger. Je stuurt het bestand niet meer in een bijlage op, maar stuurt een internetlink naar het betreffende document. Dit kan ook naar een niet-Google gebruiker. Je kunt het vergelijken met Dropbox. Je stuurt bestanden niet meer op, maar je deelt de map. Is dat anders? Ja. Ga je daar uitkomen? Laat ik het zo zeggen, al onze klanten zijn eruit gekomen. Het is wel een onderwerp waar aandacht aan gegeven moet worden. Een bijkomend voordeel van delen is dat je geen versiebeheer meer nodig hebt. Iedereen werkt namelijk letterlijk in hetzelfde document. Dat scheelt werk voor iedereen.
Geavanceerd gebruik maken van Word en Excel
Voor de Excel mensen: Google Spreadsheet heeft 150 functies meer dan Excel. En Excel heeft 5 functies die niet in Spreadsheets zitten. Google Spreadsheet is Excel inmiddels al 2 jaar voorbij. Voor de Word mensen: Watermerken en enkele andere geavanceerde opmaak functies van Word zitten (nog) niet in Google documenten. Ik schat dat Google Documenten momenteel op 95% van de Word functionaliteit zit.
Als je een e-mail hamster bent, dan is Gmail your new best friend. Als je je e-mailbox als archief wilt gebruiken, dan kan dat zonder vertraging. Google snapt zoeken en dat ga je heel fijn vinden. Gmail ziet er anders uit dan Outlook. Dat klopt. Maar hé, de overstap van je Nokia 6310i/Blackberry naar je Android/iPhone heb je toch ook overleefd.
3. Reden voor de overstap naar Google G Suite
We hebben bij onze klanten gezien dat er drie belangrijke redenen zijn om voor Google G Suite te kiezen:
Gemak
Google G Suite heeft minder onderhoud nodig en het werkt altijd omdat er niets lokaal draait. Geen gedoe maar gewoon werken dus. Device onafhankelijk. En dit laatste is wel lekker. Nu kan en mag iedereen zelf kiezen met wat voor computer ze willen werken. Google G Suite werkt namelijk op alles waar een webbrowser op draait.
Veiligheid
Als je niets lokaal hebt staan, dan hoef je lokaal ook niets te beveiligen. Een WannaCry virus heeft dus geen kans omdat je eenvoudigweg niets lokaal hebt staan. Ook de ingebouwde tweestaps verificatie en security monitoring dragen bij aan een verhoogde veiligheid.
Geld
Google G Suite is goedkoper. Fors goedkoper zelfs. Het is niet ongebruikelijk dat onze klanten 50% of meer besparen op hun IT uitgaven nadat ze overgestapt zijn. Dit liep in sommige gevallen op tot meer dan €30.000 besparing per jaar. Als je geen servers hebt hoef je deze ook niet te onderhouden. En een pakket wat altijd werkt geeft ook minder verloren arbeidsproductiviteit bij alle medewerkers.
4. Redenen om kiezen voor Office365
Dan denk je: waarom zou je dan nog voor Office365 kiezen? Dat kan om verschillende redenen zijn.
Koppeling met andere programma’s
In sommige organisaties is er een ver doorgevoerde integratie tussen het software systeem en Microsoft Office Word of Excel. Overigens betreft dit vaak slechts enkele medewerkers van de organisatie.
Mensen durven het niet aan
Angst voor het nieuwe. Meer dan eens zijn we een opdracht verloren omdat de directeur het niet aandurfde iets nieuws te introduceren. Als in jouw sector alles hetzelfde blijft dan is er ook geen reden voor een verandering. Hou dan alles gewoon zoals het is.
Onbekend met G Suite
Niet iedereen is op de hoogte van de Google G Suite oplossing. We merken dan ook dat de bestaande IT leveranciers van onze klanten hun klanten nooit op de hoogte gebracht hebben van het bestaan van Google G Suite. Of het verhaal dat je je privacy kwijt zou raken bij een overstap naar Google. Dit laatste horen we vaker. We hebben daar een informatiepagina over gemaakt om het onderwerp privacy en Google apart toe te lichten. Maar het zou natuurlijk ook kunnen dat de Google G Suite oplossing niet past in het bestaande verdienmodel van de IT leverancier.
5. De niet-technische reden: Innovatie
Daarnaast hebben we geleerd dat er soms nog iets heel anders speelt bij bedrijven: De wens om te innoveren. De Word, Excel en Powerpoint zien er vertrouwd uit in Office365. Maar zoals een bekende tegeltjeswijsheid luidt: ‘Als je doet wat je altijd deed, dan zul je krijgen wat je altijd kreeg’. Indien je in een branche zit waar niet veel sprake is van innovatie en verandering dan is het misschien verstandig om het vertrouwde voort te zetten.
Maar als je graag wilt innoveren dan zal er iets moeten veranderen. We hebben ervaren dat sommige klanten overgestapt zijn omdat het ‘anders’ is. Ze wilden het ‘omdenken’ in hun organisatie hiermee activeren. En als ze weer voor Microsoft gekozen hadden, dan was alles hetzelfde gebleven. In essentie zijn Office365 en Google G Suite niet zo heel erg veel verschillend in de werking ten opzichte van elkaar.
Je kunt het vergelijken met een Apple laptop. Omdat het zo’n design-ding is, ga je zelf ook meer op design letten en ben je eerder geneigd om zelf ook mooie dingen te maken. Windows computers zijn best functioneel, maar wel een beetje saai. Prima als het voor jou werkt, maar soms heb je even een psychologisch duwtje nodig om verder te komen en de gewenste cultuurverandering van je organisatie in gang te zetten.
Het probleem voor deze organisaties was namelijk dat hun concurrenten wel aan het innoveren waren geslagen en ze hadden een breekijzer nodig om de medewerkers een slag anders te laten denken. En dat hebben ze onder andere bereikt door te kiezen voor Google G Suite.
6. Waarom wij met G Suite werken
Hoe vreemd het ook klinkt als IT bedrijf, maar wij willen zo min mogelijk tijd kwijt zijn met onze eigen IT. We hebben dingen te doen. En updates voor computers of door 100 mogelijke settings lopen, dat doen we liever niet. Het moet gewoon werken, simple as that.
Daarom werken we ook op MacBooks en Chromebooks. Die werken gewoon. Geen onderhoud, geen moeilijke settings, geen bijzondere security zaken, beheer en instellingen. Als we een nieuwe collega verwelkomen, dan moet die binnen 15 minuten aan de slag kunnen. Dat vinden we fijn.
Wij werken heel erg veel samen. Aan projecten, in documenten en met klanten. En dat gaat super met Google G Suite. Tenslotte kunnen wij slecht tegen trage computers, dat is niet ons ding.
7. Samenvattend
Een heel verhaal en dan is dit nog de korte versie. Om het je gemakkelijk te maken heb ik een aantal zaken voor je in een overzicht gezet.
Google G Suite – Voordelen
- Apparaat onafhankelijk
- Het is gemaakt om samen te werken
- Minimaal 50% goedkoper dan de bestaande IT situatie
- Veiliger
Google G Suite – Nadelen
- Het is ‘anders’ en mensen zullen er even aan moeten wennen
- Ander document formaat. Je zult je documenten moeten converteren of delen
- Minder instelmogelijkheden van de omgeving zelf
Microsoft Office365 – Voordelen
- Het is vertrouwd
- Gangbaar documenten formaat.
- Je kunt alles instellen in je omgeving instellen
Microsoft Office365 – Nadelen
- Je hebt nog steeds een onderhoudsintensieve desktop nodig
- Samenwerken in documenten gaat (nog) niet echt lekker.
- Duur. Komt globaal overeen met de bestaande traditionele IT kosten.
- Lokale veiligheid is een aandachtspunt
Hopelijk kun je hiermee een beter beeld vormen van de twee verschillende oplossingen en op deze manier bepalen welke van de twee het best bij jouw organisatie past. Sommige van onze klanten laten ons een Proof Of Concept inrichten of een Pilot omgeving opzetten, zodat ze in hun eigen omgeving beide oplossingen kunnen testen. En daarmee komen de antwoorden op de vragen vanzelf.
Meer informatie over G Suite kun je op onze website vinden: Presis.nl/gsuite
Zoals ik in mijn andere blogs ook schreef: ga op zoek naar dat wat voor jou werkt. Ja, wij zijn enthousiast over Google G Suite om de bovenstaande redenen. Ik claim niet dat Google G Suite voor iedereen het beste pakket is, maar wel dat er situaties zijn waar het een slimmere keuze is. Alleen zal iedereen dat voor zichzelf moeten bepalen. Het gaat er niet om wie de beste is, maar wat het beste bij jou past zodat jij je IT doelstellingen kunt bereiken. Daar gaat het om.
In mijn volgende blog ga ik vertellen waarom wij in 10 jaar tijd 4 financiële pakketten hebben versleten en wat de reden is dat wij zo vaak overgestapt zijn. Maar we hebben nu een blijvertje gevonden.
Als je zou willen lezen hoe wij het voor elkaar hebben gekregen om papierloos te werken, dan kun je dat in het vorige deel vinden.
Meer lezen
Wil je meer lezen van de blog serie ‘Op zoek naar dat wat werkt’? Lees hier de voorgaande delen: Deel 1: Platform onafhankelijk, Deel 2: Hardware, Deel 3: Nodig aan ICT en Deel 4: van mail naar chat. Deel 5: Papierloos werken Deel 6: G Suite of Office365. Deel 7: Het administratiepakket.
