IT wordt steeds belangrijker voor ieder bedrijf. Maar als mensen IT-pleisters gaan plakken dan kun je dat als een signaal zien dat je IT niet goed geregeld is. Laat ik wat voorbeelden uit de praktijk geven.
Signalen IT #1
Collega’s gebruiken Whatsapp onderling zakelijk
Dat je privé Whatsapp gebruikt, dat snap ik. Iedereen om je heen gebruikt het. Maar zakelijk gebruik van Whatsapp is wel een onderwerp. Reden 1: privacy. Whatsapp is van Facebook en die neemt het niet zo nauw met de privacy. Daarbij zijn de nieuwe voorwaarden van Whatsapp een reden dat steeds meer mensen overstappen naar Telegram of Signal. Wil je echt al je zakelijke verkeer over Whatsapp laten lopen?
Kijk, dat mensen graag willen chatten lijkt mij duidelijk, maar kies dan een zakelijke oplossing hiervoor. Een bekende applicatie om zakelijk te chatten is Slack, maar dat is niet gratis. Gebruikers van Google Workspace hebben automatisch de beschikking over Google Chat. Dat is Slack, maar dan van Google.
Bijkomend voordeel: zo hou je privé en zakelijk ook gelijk gescheiden. Geen verkeerd idee, lijkt mij.
Signalen IT #2
Ongedocumenteerd Dropbox-gebruik
Logisch dat je ergens een ‘disk’ wilt hebben om eenvoudig bestanden uit te wisselen tussen je werkplek en thuis, tussen collega’s onderling of met een klant bijvoorbeeld. Wanneer mensen hiervoor Dropbox gebruiken, maar dat niet tot het goedgekeurde IT-beleid hoort, dan is dat een punt van aandacht. Want een bestaande behoefte is met deze pleister opgelost.
Microsoft heeft Sharepoint en OneDrive, Google Workspace heeft Google Drive. Deze zijn veilig en centraal beheerd en passen goed binnen het IT-beleid van een organisatie.
Signalen IT #3
Mailboxen zijn doorgelust naar Gmail
Een tijdje geleden sprak ik iemand die zijn zakelijke e-mailbox had doorgelust naar een Gmail-account. Hij werkte zakelijk dus vanuit een particulier Gmail-account. Toen ik vroeg waarom hij dat deed, vertelde hij mij: “Van onze systeembeheer hebben we een maximale mailboxgrootte opgelegd gekregen. Dat werkt niet voor mij. Ik wil mijn mailbox als archief gebruiken en dat kan niet, omdat ik iedere keer de melding krijg dat mijn mailbox vol zit. Met deze ‘Gmail-lus’ kan ik mijn mailbox wel als archief gebruiken.”
Ik vroeg hem of systeembeheer van deze constructie op de hoogte was, omdat hij bedrijfsinformatie naar een gratis Gmail-account doorsluist, waarvan de privacysettings niet overeenkomen met de bedrijfspolicy. Nee, dat had hij niet verteld: “Zij zeggen alleen maar wat ik niet mag doen, en komen niet met werkbare oplossingen. Dus ben ik het zelf maar gaan regelen.” Begrijpelijk, maar wel risicovol.
Signalen IT #4
Er is altijd ‘iets’ met de computers
Vage meldingen waar je niet op zit te wachten, trage computers, of computers die eenvoudigweg niet werken. Superfrustrerend. Je wilt gewoon dat het werkt. Als mensen met hun privé-laptops zakelijk beginnen te werken, dan weet je dat er iets aan de hand is.
Water zoekt zijn eigen weg
Mensen willen gewoon hun werk doen. En als het niet linksom gaat, dan maar rechtsom. En dat gaan ze vaak zelf regelen. Als mensen hun eigen IT-zaken gaan regelen, dan kun je dat als een signaal zien dat je IT niet op orde is.
De wereld verandert continu en mensen hebben andere IT-behoeften dan, pak ‘m beet, vijf jaar geleden. Dus sluit de kans niet uit dat een andere IT-oplossing beter bij je huidige behoefte aansluit dan de IT die je de afgelopen 15 jaar gebruikt hebt.
Meer weten?
Wil je meer weten of zou je het antwoord horen waarom zoveel bedrijven van Microsoft naar Google Workspace overstappen? Neem contact met ons op. We praten je graag bij.
