Wij werken bij Presis papierloos en dat is niet van de ene op de andere dag gegaan. In dit blog zal ik over ons pad vertellen wat we gelopen hebben en die ene vraag waarmee je de weg naar papierloos werken in gang zet.
Het is begonnen met onze gezamenlijke wens om het gebruik van papier te verminderen en te werken naar een papierloos kantoor. Iedere collega heeft voor zichzelf moeten besluiten of hij of zij dat wilde. De voordelen hoefden we elkaar niet te vertellen, onze uitdaging was meer hoe we het voor elkaar zouden gaan krijgen. Het is belangrijk dat de mensen het ook zelf willen anders gaat het niet gebeuren.
We hebben natuurlijk wel een klein voordeel ten opzichte van wat andere bedrijven. De gemiddelde leeftijd ligt bij ons rond de 27 jaar en die generatie is nu eenmaal wat digitaler opgegroeid dan de mensen van rond de 45 jaar. Maar dan nog hadden we meer papier op kantoor dan we eigenlijk wilde.
Stap 1: Van papier naar papier-arm
Rome is ook niet in 1 dag gebouwd. Om het papiergebruik op je kantoor te verminderen is het praktisch om dit in kleine stappen te doen. We hebben een truc gevonden die ons hierbij geholpen heeft. En die werkt als volgt: Als je een stuk papier in je hand hebt, stel jezelf dan de vraag af: ‘Hoe is dit ontstaan?’. En dan blijken er maar twee mogelijke antwoorden te zijn op deze vraag:
- Oorzaak A) Je hebt het van iemand gehad.
- Oorzaak B) Je hebt het zelf gemaakt.
Oorzaak A: Papier wat je ontvangen hebt
Om dit te veranderen zul je met iemand een dialoog aan moeten gaan. Je zult aan de persoon of het bedrijf moeten vragen of ze het voortaan digitaal naar je op willen sturen. Het kan zijn dat je nog papieren facturen ontvangt en dit los je op door aan je leverancier te vragen of ze je de facturen digitaal zouden willen versturen. Maar dit kan ook een collega zijn waarmee je de dialoog kunt aangaan hoe jullie samen dit specifieke papier digitaal kunnen krijgen. Vaak moet er een bedrijfsproces aangepast worden om papierloos te worden en daar gaat in de regel een periode van tijd overheen.
Oorzaak B: Je hebt het zelf gemaakt
Dit is een gewoonte ding. Jij zult dan zelf op zoek moeten gaan naar een app om jouw gewoonte te vervangen. Wat je nu op papier doet, zul je moeten gaan doen met een app. En die app heb je overigens niet in een keer gevonden. Het is vrijwel altijd een zoektocht naar die ene app die het beste aansluit met jouw manier van werken zoals jij gewend bent. Probeer dus gewoon verschillende apps uit totdat je de jouw juiste app gevonden hebt. En ook hier gaat een periode van tijd overheen.
Doorlooptijd
Er is dus sprake van een doorlooptijd. Technisch gezien kun je al 100% digitaal werken, maar de doorlooptijd gaat voornamelijk zitten in het aanpassen van je eigen gewoonten of de bedrijfsprocessen. Soms zul je mensen meerdere malen moeten herinneren dat je vanaf nu het het digitaal aangeleverd wilt hebben. Bij ons worden bijvoorbeeld alle binnenkomende facturen naar het e-mailadres administratie@presis.nl verstuurd. Hierdoor hebben we gelijk een digitaal archief. Alle binnenkomende facturen staan namelijk eenvoudig en bij elkaar in deze administratie e-mailbox. Dat scheelt een hoop gedoe met zoeken als je die ene inkoopfactuur opnieuw zou willen vinden.
Hou in algemene zin rekening met een doorlooptijd van één jaar als je papierloos wilt worden.
Stap 2: van papier-arm naar papierloos
Het venijn zit hem vaak in de staart. Zo ook in het proces naar 100% papierloos. De laatste loodjes wegen ook hierbij het zwaarst. Het zijn de puntjes op de i die de meeste tijd kosten. Een voorbeeld hiervan is om te bepalen waar je je aantekeningen dan precies digitaal opslaat.
Zet informatie daar neer waar je het verwacht
Onze vuistregel is dat wij de aantekeningen opslaan in de applicatie waar het betrekking op heeft. Dus aantekeningen met betrekking tot de debiteurenadministratie zul je bij ons vinden in ons administratiesysteem en niet in een los document. Sales aantekeningen staan allemaal in ons CSM bij de klant zelf en de aantekeningen voor een project in de projecten applicatie. Tenslotte worden aantekeningen en verslagen gemaakt met Google Docs en die staan op de voor iedereen benaderbare Google Drive. Zo is het voor iedereen die op zoek is naar specifieke informatie logisch en toegankelijk gemaakt. En dat werkt erg fijn voor iedereen.
Geen versiebeheer meer nodig betekent minder documenten
Omdat we gebruik maken van Google Docs hebben we ook geen versiebeheer nodig, er is maar één versie. De juiste, de enige. En geen versiebeheer scheelt ons niet alleen veel tijd en documenten maar ook een hoop minder irritatie en fouten. Daar zal ik op een ander blog verder op in gaan.
De post-it’s en de notitieblokjes
Het lastigst blijken de post-it’s en de notitieboekjes voor snelle aantekeningen te zijn. Deze zijn het hardnekkigst om te veranderen naar digitaal omdat het zo’n gewoonte-ding voor veel mensen is. Mijn oplossing hiervoor is Google Keep. Dit is een app die zo eenvoudig en snel werkt, dat het gewoon werkt voor mij. Google Keep werkt zowel op mijn telefoon als op mijn laptop en uiteraard synchroniseren deze twee razendsnel. Daarmee heb ik mijn laatste hobbel kunnen nemen. Ik heb twee Google Keep’s, eentje op mijn zakelijke Google account en eentje op mijn privé Google account. Zo houd ik mijn twee werelden eenvoudig uit elkaar voor mijn krabbels.
Stap 3: Onze leermomenten
Wij delen graag onze leermomenten zodat jij die niet nogmaals het wiel hoeft uit te vinden. Als wij met onze klanten spreken over de hobbels op de weg naar papierloos werken, komen regelmatig de volgende onderwerpen langs.
De bonnetjes
Als je wel eens een zakelijke lunch of diner hebt, krijg je de bon op papier. Tip: installeer een scanner-app op je telefoon. Zelf gebruik ik TurboScan voor iOS. Ik scan gelijk, of tenminste dezelfde dag, het bonnetje en upload deze dan direct naar de daarvoor bestemde gedeelde map op Google Drive. En vanuit die gedeelde map kan het gelijk weer verder opgepakt worden.
‘Maar ik lees een stuk fijner op papier’
Dat is een uitspraak die we regelmatig horen. Mijn antwoord is dan altijd hetzelfde: ‘Dan heb je nog niet het juiste scherm gevonden’. Indien je niet prettig van je scherm leest, moet je op zoek gaan naar een beter scherm. De huidige generatie tablets en schermen zijn van zulke goede kwaliteit dat de individuele pixel niet meer te onderscheiden is. En als je aantekeningen op je scherm (pdf) wilt maken, dan heb je daar een app met een pen voor. Je zult dus op zoek moeten gaan naar de voor jou juiste hardware en/of de juiste app. De ereaders zijn ook in grotere formaten te verkrijgen en de kwaliteit van het scherm is inmiddels vrijwel niet meer van een echt boek te onderscheiden
Minder papier = meer schermen
Minder papier betekent overigens meer schermen, dan weet je dat bij deze. Bij ons hebben de meeste mensen vier schermen. Het laptopscherm, een extern scherm, een tablet scherm en het scherm op de smartphone. En in mijn geval heb ik er dan ook nog een ereader bij. Minder papier betekent namelijk meer en grotere schermen. Dat klopt. Zorg er dan ook voor dat je externe scherm, waar je een groot deel van de dag achter zit, voldoende groot is en van een goede kwaliteit. De prijzen van externe beeldschermen zijn zoveel gedaald dat het nooit meer een excuus kan zijn om achter een slecht scherm te zitten.
‘Goed verhaal, maar ik vind het niets’
Dat kan natuurlijk altijd. Er zullen altijd mensen blijven die liever op papier werken. Inclusief de papieren archieven en bijbehorende grote tassen waarin ze de stapels met papier meezeulen. En daarbij ook de grote bureau’s die nodig zijn om de papierstapels op te leggen waarbij ook nog voldoende ruimte moet zijn om een stapel uit te kunnen leggen voor het overzicht. Waarna diezelfde mensen verzuchten dat ze nog zo’n hoop te doen hebben. Dat klopt ook, met papier werken in plaats van digitaal is nu eenmaal een stuk arbeidsintensiever. En dat zorgt voor meer werk, dat is juist.
Je kunt niemand dwingen om papierloos te werken. Het heeft ons leven in ieder geval een stuk gemakkelijker gemaakt. Er bestaat eenvoudigweg geen CRTL-F functie op papier en een zoekfunctie in al mijn data vind ik gewoon heel efficiënt om mijn werk te kunnen doen.
Natte handtekeningen
Ja, wij hebben nog wel wat papier. De reden daarvoor is dat die specifieke papieren een ‘natte handtekening’ nodig hebben. Daar komen we juridisch dus niet onderuit. Eigenlijk hebben we alleen nog papier die een juridische noodzaak hebben en die staan letterlijk in één map opgeslagen in één kast.
Oh ja. Wij gebruiken papier ook nog op een andere manier; als verhoging voor onze beeldschermen. Zodat we papierloos kunnen werken.
Zoals eerder gezegd heeft deze overgang alles ongeveer een doorlooptijd van een jaar. De techniek is er en je kunt vandaag al ermee aan de slag, maar het aanpassen van je eigen gewoonten en de interne en externe bedrijfsprocessen heeft gewoon wat meer doorlooptijd nodig. Een jaar blijkt dat dat een realistische tijdstermijn is om over te schakelen. Dat is ook een overzichtelijke hoeveelheid tijd. Niet te snel, maar zeker ook niet te langzaam.
Lees hier het vorige deel: Op zoek naar dat wat werkt. Deel 4: Van e-mail naar chat.
In het volgende deel ga ik het hebben over de verschillen tussen Office365 en G Suite.
Meer lezen
Wil je meer lezen van de blog serie ‘Op zoek naar dat wat werkt’? Lees hier de voorgaande delen: Deel 1: Platform onafhankelijk, Deel 2: Hardware, Deel 3: Nodig aan ICT en Deel 4: van mail naar chat. Deel 5: Papierloos werken Deel 6: G Suite of Office365. Deel 7: Het administratiepakket.
