In negen jaar tijd vier verschillende administratiepakketten gebruiken. Misschien klinkt dat wat raar, maar we zijn blij dat we het gedaan hebben. Hoe zijn wij bij ons huidige administratiepakket gekomen? Ik zal je het pad vertellen dat we hebben bewandeld hiervoor.
Als bedrijf moet je een administratie bijhouden. Daar zit niet zoveel vrijwilligs aan. Dat moeten heeft twee hoofdredenen. Dat is het kunnen versturen van facturen, toch een belangrijk punt. En als tweede de belastingdienst. Niet leuk, maar dat laatste moet wel gebeuren. Als je voor de rest geen gebruik maakt van je financiële administratie dan zul je toch een oplossing moeten vinden voor deze twee noodzakelijke onderwerpen. Natuurlijk zijn er nog vele extra redenen te verzinnen waarom je een financiële administratie bij zou houden maar onder deze twee kom je sowieso niet uit.
Uitgangspunten
Omdat het voor ons als techneuten niet echt een dagelijks onderwerp is, zijn we eens bij onszelf nagegaan wat de uitgangspunten zijn met betrekking tot het onderwerp administratiepakket.
Uitgangspunt 1: Wij willen onze eigen geldzaken snappen
Misschien een vreemd uitgangspunt, maar het is ons geld. En we willen gewoon weten hoe het zit. Niet te moeilijk maar eenvoudigweg antwoord op de vraag: Maken we winst of verlies en waarom? Geld gaat erin of eruit en je kunt hooguit het moment van het erin of eruit plannen, maar het is letterlijk niet complexer dan dit. En onder aan de streep moet er meer geld naar binnen dan naar buiten. Geld is onze levensader en daarom willen we het snappen.
Uitgangspunt 2: Het administratiepakket moet ons leven makkelijker in plaats van moeilijker maken
Veel financiële zaken en administraties worden mijns inziens onnodig moeilijk gemaakt. Nu snap ik wel dat er branches bestaan die aan terminologie hun bestaansrecht danken, wat hun goed recht is natuurlijk. Zolang je ons er maar niet lastig mee valt. Graag in normaal Nederlands vertellen hoe het zit zodat we er wat mee kunnen. Dat geld niet alleen voor de financiële man/vrouw, maar ook voor het pakket wat we gebruiken.
Uitgangspunt 3: We willen weten waar we aan toe zijn
Steeds vaker maken wij beslissingen met onze financiële situatie in het achterhoofd. Dan moet je wel weten hoe je er financieel voor staat en wat voor financieel gevolg onze beslissing heeft. Meer dan eens heeft een analyse van de cashflow ons de doorslaggevende reden voor een beslissing gegeven. Het is belangrijk dat we eenvoudig de juiste gegevens boven water kunnen halen.
Uitgangspunt 4: Iedereen kan bij ons in de administratie: Eenvoud is noodzakelijk
Wij delen alle informatie met alle medewerkers. En de financiële administratie is natuurlijk een belangrijk onderwerp. Om ervoor te zorgen dat iedereen het snapt, moeten we niet een te moeilijk administratiepakket hebben. Iedere maand tijdens onze standup PMM (Presis Monday Meeting) lopen we in 10 minuten door de financiële resultaten van het afgelopen maand heen met iedereen. Daar willen wij geen separate rapporten voor gaan maken, maar in ons administratiepakket direct de stand van zaken zien. Het moet dus in essentie voor iedereen bij ons te begrijpen zijn.
De financiële blik van een ondernemer
Als ondernemer ben ik uiteindelijk maar in zes getallen geïnteresseerd: Het banksaldo, wat het totaal is van de uitstaande facturen, wat er deze maand gefactureerd gaat worden, het totaal wat er aan crediteuren betaald moet worden worden en de hoogte van de vaste lasten. En als laatste getal de hoogte van de winst of het verlies. Een bedrijfseconoom zou zeggen: de cashflow berekening dus. Want als we één ding geleerd hebben, is als je je cashflow niet op orde hebt, dat crash je als bedrijf.
Nu blijkt dat een eenvoudige cashflow analyse niet echt heel eenvoudig uit een doorsnee boekhouding te halen is. Het wordt daarom meer dan eens in een Spreadsheet bijgehouden. Over het verschil tussen de blik van een ondernemer en van een accountant is in 2011 een interview in het blad moneyCounts van mij gepubliceerd.
De financiële pakketten
Na deze uiteenzetting zal ik nu chronologisch de vier pakketten beschrijven die bij ons in de afgelopen jaren de revue zijn gepasseerd.
Het begin: Minox (2007-2012)
In het begin hebben we naar onze toenmalige accountant geluisterd. We wisten toen niet beter en waren in die tijd goed van vertrouwen in financiële mensen. Die adviseerde ons het administratiepakket Minox. Later leerden we dat een accountant in de regel een eigen voorkeur voor een pakket heeft en deze voorkeur dan ook als advies zal brengen zodat het voor hem/haar gemakkelijk is. Dat hoeft niet noodzakelijkerwijs overeen te komen met wat jij makkelijk vind en/of wat goed bij je past.
Minox is/was een traditioneel pakket. Zo eentje die je moest installeren op een computer. Waar je backups van moest maken en waarvan je een updates moest downloaden en deze zelf moest installeren. Daarnaast was Minox niet voorzien van een API en je zult uit eerdere blogs van ons begrijpen dat dit dus twee redenen voor ons waren om verder te kijken. Nadat we na een paar jaar afscheid genomen hadden van onze eerste accountant ging ‘zijn’ pakket kort daarna ook de deur uit.
De volgende stap: Twinfield (2013-2014)
Twinfield is webbased, heeft een API en we zagen een handige kans om onze urenregistratie app Nanda eraan te koppelen. Dus meerdere redenen om vanaf 2013 voor Twinfield te kiezen. We hebben deze keuze achteraf gezien eigenlijk te snel gemaakt. In die tijd hebben we verzuimd om meerdere pakketten met elkaar te vergelijken om te zien welke het beste bij ons paste. De API van Twinfield bleek in de praktijk -ietwat- complex te zijn en we hadden beter naar de gebruiksvriendelijkheid van Twinfield moeten kijken. Een factuur bijvoorbeeld, maak je niet ‘even’, daar moet je voor gestudeerd hebben. En degene die bij ons de facturen maakte had dat niet. Een aantal gesprekken met Twinfield verder bleek dat er niet op korte termijn wat aan de gebruiksvriendelijkheid gedaan zou worden. Na twee jaar hebben we besloten om om verder te gaan kijken en over te stappen naar een ander administratiepakket.
De stap erna: Exact (2015-2016)
Onze toenmalige externe administratie dame was erg enthousiast van Exact. Daar kon ze snel mee werken en ik dacht: Als zij sneller kan werken, dan worden haar facturen minder hoog. Dat is altijd goed. Wat ik over het hoofd had gezien is dat ik zelf ook steeds meer in de financiële administratie zat om de financiële resultaten en analyses eruit te halen. En toen liep ik tegen de beperking aan dat ik Exact niet echt gebruiksvriendelijk vond. Het was iedere keer weer zoeken en de logica voor mij als ondernemer was ver te zoeken. Het is een pakket gemaakt voor financiële mensen en niet voor mij als ondernemer. Financiële administratie is geen raketwetenschap maar ik kreeg toch het gevoel dat Exact dat wel wilde laten zijn. Dus na twee jaar zijn we ook gestopt met Exact. Nu is de gebruiksvriendelijkheid van Exact al een stuk beter dan Twinfield, maar het valt nog steeds in het niet bij ons huidige pakket: Moneybird.
Ons huidige pakket: Moneybird (2017 – huidig)
Omdat factureren met Twinfield Echt Een Heel Gedoe is, zijn we voor het maken van de facturen jaren geleden al begonnen met Moneybird. Toen was dat alleen nog een facturatiepakket. En tijdens het Exact tijdperk zijn we blijven factureren met Moneybird omdat het gewoon heel prettig werkt en eenvoudigweg is en het het veel gemakkelijker is dan factureren in Exact. Het importeren van de facturen vanuit Moneybird naar Exact is een crime, maar ondanks dat onhandige aspect hadden we het ervoor over om te werken met twee pakketten. Factureren is onze levensader en we versturen ongeveer 150 stuks per maand. En hoe eerder de factuur verstuurd wordt, hoe eerder de 30 dagen ingaan. Dus we maken wij al jaren lang gebruik van het beste facturatiepakket wat we hebben kunnen vinden zodat we de facturen ook daadwerkelijk versturen.
In de loop van de jaren heeft Moneybird zich ontwikkeld van een facturatiepakket tot een volwaardig administratiepakket. Toen ook de salarisboekingen en de tussen-boekingen erin zaten zijn we definitief overgestapt. We gebruiken Moneybird al sinds 2014 en vandaag de dag is Moneybird ons enige overgebleven financiële pakket.
De mannen en vrouwen van Moneybird hebben het door. Ik kan het niet korter dan dit zeggen. Ze snappen hoe ze gebruiksvriendelijkheid moeten bereiken, wat er wel en niet voor een ondernemer werkt en hoe je slimmigheden toevoegt die je administratie leven echt heel gemakkelijk maken. Als je ermee werkt dan merk je het bijna niet, maar Moneybird zit bomvol handigheden waardoor jij als een raket door je administratie gaat.
En niet onbelangrijk: Ze hebben een knijter goede API. En dat heeft ons al heel veel tijd bespaard. Je begrijpt, wij programmeren graag tegen een API aan en zo hebben wij al behoorlijk wat van onze systemen met Moneybird gekoppeld waardoor alles nog verder geautomatiseerd is. Dat hebben we namelijk nodig om op te schalen met ons bedrijf. Uiteraard zit onze Nanda ook aan Moneybird gekoppeld en dat maakt ons leven gewoon wat gemakkelijker.
Wat hebben we geleerd
Zo’n kleine 10 jaar verder delen we graag onze fouten met jullie zodat jullie deze niet meer hoeven te maken. Dit zijn onze leerpunten en wellicht dat sommige op jou van toepassing zullen zijn en anderen punten weer niet.
Waar hebben wij behoefte aan?
Als eerste hadden we voor onszelf duidelijker moeten maken wat onze wensen zijn ten opzichte van onze financiële administratie. Wat willen we weten, wie ermee moet werken en wat verwachten we ervan. In het geval dat je geen verstand hebt van financiële zaken dan kun je nog steeds deze vragen probleemloos beantwoorden.
Bij een overstap het verleden meenemen of niet?
Dat is altijd een lastige. Moet ik mijn bestaande data importeren in het nieuwe pakket of niet? Je zult begrijpen dat de onderlinge makers van pakketten niet echt gebrand zijn om een goede export te maken zodat je eenvoudig over kunt stappen naar een ander administratiepakket. En omdat het rekeningschema in Nederland als een van de weinige landen ter wereld niet gestandaardiseerd is, het exporteren en importeren vanuit technisch oogpunt uiterst complex.
Nu verandert de wereld best rap. En veel van de wijsheid en de kennis van gisteren heeft tegenwoordig niet zoveel waarde meer. Wij hebben dus al vroeg besloten om de data uit het verleden niet in het nieuwe systeem te importeren. Indien nodig kunnen we het opvragen uit het oude systeem, maar dat blijkt in de praktijk nauwelijks voor te komen. Daarmee hebben we ons veel tijd en geld bespaard. Zorg er wel voor dat je nog bij het ‘oude’ administratiepakket kan wanneer je het onverwachts toch nodig hebt.
We hebben iedere keer gekozen om de debiteuren opnieuw in te voeren. Daardoor staan er alleen klanten in onze administratie die ook echt klant zijn. Klanten komen en gaan en door alleen actieve klanten in je administratie op te nemen hou je je administratie lean-and-mean. Is dat meer werk? Ja, maar met een slim pakket is dat een fluitje van een cent.
Wat is een handig overstap moment?
Het voordeel als je wat vaker overstapt van administratiepakket is dat je er handigheid in krijgt. Zo ook handigheid in het moment van overstappen. Het zal je niet verbazen dat de wisseling van het boekjaar het handigste moment is. Bij ons is dat gelijk aan de jaarwisseling.
Wat we wel gedaan hebben is drie maanden van tevoren alvast begonnen met het andere administratiepakket. Dus voor één kwartaal hebben we twee boekhoudingen bijgehouden. Dat is dubbel werk, maar dat zorgt wel voor een geruisloze ingebruikname van het nieuwe administratiepakket. En de extra geïnvesteerde tijd weegt ruimschoots op tegen een mogelijke verstoring van de financiële operatie.
Als je je financiële proces niet op orde hebt, dan gaat dat heel snel heel veel pijn doen. Vandaar het ‘droogzwemmen’ van één kwartaal. Dan blijken er namelijk altijd onderwerpen boven water te komen die we over het hoofd hadden gezien. Je begrijpt dat we dat bij de eerste overstap nog niet gedaan hadden. Dat was, om het subtiel uit te drukken, een leermoment voor ons.
De toekomst
De toekomst laat zich maar slecht voorspellen maar ik vermoed dat Moneybird wel een blijvertje voor ons is. Het pakket past ons als een handschoen en helpt ons om op te schalen met ons bedrijf. We hebben een administratie dame gezocht die ermee wil en kan werken en zo past zij zich aan ons aan in plaats van andersom.
Afsluitend
Dit is ons verhaal. Uiteraard zullen andere mensen andere ervaringen hebben en vol enthousiasme werken met Minox, Twinfield of Exact. Dat respecteren wij. Het is goed dat er keuze is, dat houd de onderlinge concurrentie tussen de administratiesystemen scherp en geeft de eindgebruiker de mogelijkheid om het pakket te vinden wat hem of haar als een handschoen past. Want zoals met de andere onderwerpen: Ga op zoek naar dat wat voor jou werkt, uiteindelijk is dat het enige waar het om gaat.
Mocht je andere ervaringen of aan aanvullingen hebben dan hoor ik dat graag. Wij zijn bezig iedere dag weer bij te leren en we horen graag van je of we wat over het hoofd gezien hebben met betrekking tot dit onderwerp.
In mijn vorige blog ging het over de keuze tussen Office365 en Google G Suite. Misschien vind je dat ook leuk om te lezen. Het volgende deel gaat over een ander onderwerp waar iedereen op jacht naar is om het ideale pakket te vinden: Project management & To Do lijstjes. Het heeft een paar jaar geduurd, maar we hebben het voor ons gevonden: Het ideale Projectmanagement & To Do pakket.
Meer lezen
Wil je meer lezen van de blog serie ‘Op zoek naar dat wat werkt’? Lees hier de voorgaande delen: Deel 1: Platform onafhankelijk, Deel 2: Hardware, Deel 3: Nodig aan ICT en Deel 4: van mail naar chat. Deel 5: Papierloos werken Deel 6: G Suite of Office365. Deel 7: Het administratiepakket.
