We werken steeds meer samen. Alleen is het grote verschil dat we niet meer in hetzelfde gebouw zitten en ook lang niet altijd meer op hetzelfde moment werken. Hoe werk je dan toch op zo’n manier samen dat het voor iedereen handig is? We nemen je mee in deze blog.
Drukdrukdruk
Iedereen heeft het drukdrukdruk en dus zijn we met zijn allen op zoek naar een manier om slimmer samen te werken. De traditionele manier is niet echt efficiënt. Losse bestanden maken in Word, Excel en Powerpoint om die die vervolgens heen-en-weer te gaan zitten mailen, dat is niet per definitie heel slim, daar zijn we inmiddels wel achter. E-mail is al niet de meest efficiënte tool, maar om dan ook al die losse taken, afspraken en documenten die we naar elkaar mailen georganiseerd te houden, dat is inmiddels een ware klus geworden. Om dat te coördineren, daar moet je op z’n minst een spreadsheetje tegenaan gooien. Die dan op een gegeven moment een eigen leven gaan leiden.
Drie c’s: communicatie, coördinatie en content
Bij Presis mailen we niet meer. Niet met elkaar, maar ook steeds minder met klanten en andere relaties. Om op een gecontroleerde manier samen te werken en het werk gedaan te krijgen, hebben wij drie dingen rigoureus anders aangepakt: communicatie, coördinatie en content.
Communicatie
Ons primaire communicatiekanaal, zowel intern als extern, is de chat. Zoals iedereen dat privé ook al doet omdat het zo fijn werkt, dat doen wij ook zakelijk. Daarbij gebruiken wij Google Chat (en Google Meet omdat dat soms sneller is en je naar elkaar kunt zwaaien) om met elkaar alles af te stemmen. Daarbij gebruiken we natuurlijk wel onze eigen tips and tricks het nice and clean en overzichtelijk te houden.
Coördinatie
Ja, ook wij hebben een tijdlang de coördinatie van projecten en taken met spreadsheets gedaan. Totdat dat niet meer voldeed. Coördinatie bestaat in de kern uit taken met een deadline die iemand moet uitvoeren.
Daarnaast wil je opmerkingen of vragen over die betreffende taak bij de taak zelf zetten, zodat je alles bij elkaar hebt. Na verschillende tools gebruikt te hebben zijn wij bij Asana uitgekomen. Hiermee coördineren wij de interne en externe projecten op een eenvoudige manier met zowel collega’s als klanten. Je hoeft niet meer te vragen of iemand iets gedaan heeft, daar krijgen wij automatische een melding van zodra de taak afgerond is.
Content
Het beste versiebeheer is niet het versturen van verschillende documenten met allemaal een net ander naampje, maar geautomatiseerd versiebeheer van een en hetzelfde document. In Google Docs kun je letterlijk tegelijk samenwerken in hetzelfde document met mensen binnen en buiten je organisatie. Dat voorkomt verwarring, tijdverlies en fouten, doordat je het document niet meer heen en weer hoeft te sturen. Wij delen de link van het document via Google Chat met de andere persoon en dan gaan we samen met de content aan de slag. Dit doen we voor documenten, maar ook voor spreadsheets en presentaties.
Hoe gaat dit in de praktijk?
Ik werk samen met een externe partij voor de ontwikkeling van een interne webapplicatie. WIj hebben elkaar letterlijk nog nooit een e-mail gestuurd. In een gedeelde drive staan al onze werkdocumenten, we stemmen af via Google Chat en Google Meet en in een Asana-project houden we alle taken voor iedereen bij. Hierdoor besteden zij de maximaal mogelijke tijd aan dat wat er daadwerkelijk gedaan moet worden en dus zo weinig mogelijk aan coördinatie en afstemming.
Met andere externe partners werken wij op een vergelijkbare manier. Onze boekhouder kan bij onze administratie-map in Google Drive waar zij zelf de documenten gelijk in de juiste map zet, we stemmen af per chat en de takenlijst die we samen moeten doornemen staat op Asana.
Met andere woorden: We hebben een manier gezocht om gemakkelijker en efficiënter met elkaar samen te werken en daarmee hebben we de noodzaak om elkaar e-mails te sturen weggehaald. Hierdoor zijn wij dus meer met het werk zelf bezig in plaats van de coördinatie en de afstemming van het werk.
Het einde van e-mail?
E-mail gebruiken wij nog voor twee taken: reminders en externe communicatie. De reminders komen van onze interne systemen dat de deadline vandaag voor een bepaalde taak is. De overige e-mails zijn vaak klanten of leveranciers waarmee wij (nog) niet chatten. E-mail zal nog voorlopig nog wel blijven bestaan, maar gaat in de toekomst onherroepelijk een minder prominente rol spelen.
Geleidelijk proces
Dit alles is niet van de ene op de andere dag gegaan. Het proces is geleidelijk verlopen waarbij de belangrijkste stap iedere keer was: gewoon beginnen. En onderweg hebben we het punt voor punt verbeterd en zijn gekomen waar wij nu staan.
Meer weten?
Wil je eens sparren, ben je benieuwd hoe de overstap van Microsoft naar Google werkt of heb je andere vragen? Neem gerust contact met ons op. We denken met liefde met je mee.
