Wat is het verschil tussen Microsoft 365 (voorheen Office 365) en Google Workspace (voorheen GSuite)?
Het zijn alle twee office-pakketten, maar nu het bedrijfsleven massaal overstapt naar de cloud, is het lastig om te kiezen tussen deze twee grote aanbieders.
Want ondanks dat er wat andere partijen zijn die ook kantoorautomatisering aanbieden, blijkt het in de praktijk meestal te gaan tussen Microsoft 365 en Google Workspace.
We laten je hier alle verschillen zien tussen de twee pakketten, zodat jij een goede beslissing kunt maken welk pakket het beste bij jullie bedrijf past. En mocht je daarna nog vragen hebben of wil je even sparren; schroom niet om contact met ons op te nemen!
De office-omgevingen van Microsoft en Google hebben een aantal overeenkomsten, maar er zijn ook grote verschillen.
We tonen eerst de verschillen en de overeenkomsten, zodat je een verstandige keuze kunt maken bij jouw overstap naar de cloud.
Daarna gaan wij verder in op hoe de IT voorheen ingericht was, op de implementatie in een draaiende organisaties, en op veiligheid, privacy en het beheer.
Ten slotte kijken we naar hoe andere bedrijven het aanpakken. Zo krijg je een compleet beeld van alle belangrijke factoren in het beslissingsproces.
Wil je direct meer weten over een bepaald onderwerp? Klik dan direct op de link naar het onderwerp waar jij meer over wilt lezen.
Microsoft 365 is de meest gebruikte office-omgeving in het bedrijfsleven. Vrijwel iedereen kent het. Het is er op gericht om op kantoor gebruikt te worden. Google heeft een ander uitgangspunt: webbased werken, met de focus op digitaal samenwerken.
Microsoft Office is meer dan 30 jaar oud. Google Workspace is meer dan 15 jaar oud. Maar waar Microsoft vooral de focus had op de kantooromgeving (internet was nog geen gemeengoed), is Google Workspace direct webbased gegaan. Google loopt dus een flink aantal jaren voor op Microsoft op dit gebied. Met de overstap naar de cloud kiezen steeds meer bedrijven voor Google Workspace. 70% van de Fortune 500-bedrijven werkt met Google Workspace.
Het belangrijkste verschil is dat de office-pakketten van Microsoft en Google vanuit verschillende uitgangspunten opgezet zijn. Deze uitgangspunten zie je in alle office-applicaties van beide leveranciers terug:
De volgende bedrijven zijn na grondig onderzoek al overgestapt van Microsoft Office naar Google Workspace:
Deze ‘best of the best’-bedrijven werken al jarenlang met Google Workspace, omdat samenwerken voor hen cruciaal is, en Google Workspace hen de moderne webbased-omgeving biedt die zij nodig hebben om te excelleren.
Microsoft is jarenlang heer en meester geweest op het gebied van kantoorautomatisering. Iedereen gebruikte het. En omdat Microsoft Office de enige optie was, was het lange tijd een vanzelfsprekende keuze.
Vergelijk het met de mobiele-telefoonaanbieder Nokia. Tot ongeveer 15 jaar geleden had vrijwel iedereen een Nokia-telefoon. Wanneer deze aan vervanging toe was koos je weer een Nokia zonder daar lang over na te hoeven denken. Misschien dat je een ander model of een andere kleur koos, maar een ander merk was uit den boze.
Ongeveer 15 jaar geleden is de ontwikkeling van intelligente webapplicaties goed op stoom gekomen. De web- en internet-technologie was toen voldoende ver gevorderd om daar applicaties voor te ontwikkelen. Misschien heb je er nooit bij stilgestaan maar;
De afgelopen 15 jaar kende meer technologische veranderingen dan de 40 jaar daarvoor.
Het belangrijkste verschil tussen Microsoft en Google is het verschil in uitgangspunt. Waar Microsoft vooral blijft vasthouden aan de desktop, heeft Google ervoor gekozen om desktop-onafhankelijk te zijn en geheel in een webbrowser te werken. De programma’s zijn dus vanaf iedere plek te benaderen, en worden online geupdatet, zodat je niet steeds hoeft te wachten op eindeloze updates van je computer. Bovendien staat er niets lokaal, dus je computer blijft snel.
Een desktop is een computer waarop een eigen besturingssysteem draait. Dit kan een laptop zijn, maar ook een virtuele desktop, de zogenaamde terminal of citrix-server. Je moet programma’s eerst installeren voor je ze kunt gebruiken. Het werken met een desktop was tot voor kort de meest gebruikte manier van werken. De programmatuur staat lokaal, waardoor de pc (soms heel lang) bezig is met het installeren van nieuwe updates, en de computer op den duur trager wordt.
Omdat de web-technologie zich de afgelopen 15 jaar sterk ontwikkeld heeft, is het nu mogelijk om volledig webbased te werken. Dat wil zeggen dat de applicaties in een webbrowser zoals Chrome, Edge of Firefox draaien.
Grote webapplicaties, zoals het boekhoudpakket Exact Online, laten zien dat er geen grens is aan de complexiteit van applicaties die in een webbrowser kunnen draaien.
Het grote voordeel van webbased werken is dat je niet meer afhankelijk bent van een vaste computer. Je kunt werken op ieder apparaat met een webbrowser, wat enorm veel vrijheid en gebruiksgemak geeft.
Het maakt ook niet uit op welk besturingssysteem de computer draait. Of het nu Windows, MacOS, Linux of ChromeOS is, je kunt er op dezelfde manier op werken. Omdat er niets meer lokaal staat, op de webbrowser na, wordt de computer ook een stuk minder belast dan bij het werken met desktop applicaties. Hierdoor blijft hij sneller. Een ander voordeel is dat de applicaties zelf online staan. Iedereen werkt daardoor met dezelfde, meest recente versie, en updates worden automatisch uitgevoerd, zonder dat je hier op hoeft te wachten. Op een desktop kan het installeren van updates soms heel lang duren.
Nog een belangrijk verschil tussen werken op een desktop en webbased werken: de mogelijkheden op het gebied van samenwerken. Wanneer je werkt met een desktop-applicatie zoals Word, merk je al gauw dat er verschillende versies van een document ontstaan, bijvoorbeeld als je een versie naar iemand mailt en het document daarna nog aanpast.
Onhandig, maar het is technisch onmogelijk om in Word met twee desktops tegelijk in hetzelfde document te werken. Wanneer je dat probeert, krijg je melding ‘is al in gebruik’ te zien.
Bij het werken met web-documenten kan dit wel. Je kunt met meerdere personen in hetzelfde document werken. Wanneer je dit niet gewend bent, kan het nog een beetje onwennig overkomen, maar zodra je er een paar keer mee hebt gewerkt wil je niets anders meer. Geen versiebeheer meer, en realtime updates van je documenten. Het digitaal (realtime) samenwerken is ideaal voor teams die bijvoorbeeld aan een klantdocument werken.
Microsoft is inmiddels ook begonnen aan de ontwikkeling van webbased software en applicaties. Maar op dit gebied ligt Google duidelijk voor. Je merkt dat Google Workspace al vanaf het begin helemaal gericht is op webbased werken en het samenwerken.
Een voorbeeld van deze voorsprong van Google zijn de laadtijden en real-time synchronisatie bij het samenwerken in Workspace. Bij Microsoft valt er op deze onderdelen nog veel winst te behalen.
Hoe verhouden de onderdelen van de twee office-pakketten zich tot elkaar?
Hierna vergelijken wij de verschillende onderdelen van de twee office-pakketten in detail met elkaar. Wil je snel naar een bepaald onderdeel of een bepaalde applicatie, klik dan op een van de onderstaande links.
Outlook is voor de meeste mensen het bekendst. De vertrouwde interface is de laatste 20 jaar vrijwel onveranderd gebleven. De laatste grote verandering was dat de vervanging van het ‘dropdown-menu’ door een ‘lint’.
Gmail kenmerkt zich door eenvoud en overzichtelijkheid. Het streven van Google is om het scherm zo rustig mogelijk te krijgen. Dus als het geen zin heeft om iets te laten zien, zal Gmail dat ook niet doen. Door die filosofie rigoureus te hanteren heeft Google een schone en overzichtelijke Inbox gebouwd.
Microsoft Outlook
Google Mail (Gmail)
Een ander voordeel is dat Gmail niet op de desktop draait en dat komt het ‘zoeken’ ten goede. Met de krachtige zoekfunctie van Google kan iedere e-mail snel en eenvoudig teruggevonden worden, zelfs als deze al gearchiveerd is. Dit bespaart zeeën van tijd en energie. Google heeft het zoeken uitgevonden en deze kracht vind je ook terug bij het gebruik van Gmail.
Microsoft Word zal voor de meeste mensen weinig toelichting behoeven. Google Documenten ziet er eigenlijk uit als Word, alleen dan met een dropdown-menu en een stuk frisser en schoner.
Het grootste verschil met het werken van beide tekstverwerkers is dat je in Word iets meer opmaakmogelijkheden hebt en in Google Documenten je optimaal real-time kunt samenwerken met meerdere mensen tegelijk.
Microsoft Word
Google Documenten
Inmiddels is realtime samenwerken ook mogelijk met de webbased-versie van Microsoft Word. In de praktijk blijkt dat er nog wel duidelijk verschil tussen beide is in de snelheid van synchroniseren bij aanpassingen, wat het gebruiksgemak aanzienlijk vermindert. En de mogelijkheden van de webbased-versie van Word zijn beperkt; zodra je geavanceerdere functies nodig hebt, zul je de desktop-applicatie moeten gebruiken.
Ook in de tekstverwerker is de filosofie van Google zichtbaar in het overzichtelijke en minimalistische scherm. Je ziet alleen de opties die je op dat moment kunt gebruiken. In Microsoft Word zie je alle mogelijkheden tegelijk, waardoor het scherm wat onoverzichtelijk wordt.
Microsoft Word heeft meer geavanceerde opmaakmogelijkheden, die wel allemaal tegelijk zichtbaar zijn. Maar je zult wel een goed versiebeheer van je documenten moeten bijhouden.
Google Documenten is gemaakt om samen te werken in één document, heeft een overzichtelijke layout en je hebt altijd een volledig overzicht van al je revisies en van wie wat gedaan heeft sinds de aanmaak van het document: je kunt ophalen of herstellen wat je maar wilt.
De verschillen tussen Microsoft Excel en Google Spreadsheets zijn van een andere orde. Google Spreadsheets ligt ruimschoots voor op Excel voor wat betreft externe koppelingen en analyse.
Verder heeft Google Spreadsheets ongeveer 150 functies meer dan Excel. Omgekeerd kent Excel ongeveer 25 functies die nog niet in Google Spreadsheets zitten. Het maximum aantal cellen in Google Spreadsheets is 10 miljoen. Voor Excel is dit meer dan 1 miljoen.
Microsoft Excel
Google Spreadsheets
95% van Microsoft Excel is nagenoeg gelijk aan Google Spreadsheets. Wel worden sommige functies in de twee applicaties anders genoemd. Gelukkig zijn deze verschillen goed gedocumenteerd, waardoor je met een snelle zoekactie in de Google-zoekmachine direct geholpen bent.
De laatste grote applicatie is het presentatieprogramma. Ook hiervoor zijn in het verleden alternatieven ontwikkeld, zoals Prezi, maar die hebben het uiteindelijk niet gered. Powerpoint is nog steeds de standaard.
Het verschil tussen Microsoft Powerpoint en Google Presentaties is verwaarloosbaar. Dit zijn ook nog eens de applicaties die het meeste op elkaar lijken. Als je beide opent, moet je twee keer kijken om te zien in welke je zit te werken.
Microsoft Powerpoint
Google Presentaties
Het is mogelijk om je Google-presentaties offline te zetten als je ergens moet presenteren waar je niet over internet beschikt. Niet dat dat tegenwoordig veel voorkomt, maar het is wel fijn om te weten dat het mogelijk is.
Het laatste grote onderdeel is de opslag van bestanden. Beide programma’s zijn uiteraard goed uitgerust om probleemloos met alle bestanden uit hun eigen office-pakket te kunnen werken.
Microsoft OneDrive
Google Drive
Google Drive is de ‘Dropbox’ van Google. Het werkt in grote lijnen hetzelfde: je hebt een stukje schijfruimte op het internet dat je kunt synchroniseren met je desktop of laptop. Uiteraard is het ook mogelijk om geheel webbased te werken in je Google Drive. De bekende menu-boom zoals die in Windows gebruikt wordt, vind je ook terug in Google Drive.
Je hebt naast je eigen ‘Mijn Drive’ ook ‘Gedeelde Drives’. Hierop staan bestanden die het hele team kan gebruiken, en waar je meerdere personen toegang toe kan geven.
De hoeveelheid bestanden die we opslaan neemt exponentieel toe. Om het juiste bestand terug te vinden, wordt het belang van een goede zoekfunctie steeds groter. Zoals eerder gezegd heeft Google het zoeken uitgevonden en ook in Google Drive ondervind je hiervan de voordelen. De zoekfunctie van Google Drive is dan ook ongeëvenaard en zorgt ervoor dat je uit een enorme hoeveelheid bestanden snel het juiste bestand kunt vinden.
Microsoft heeft twee oplossingen voor het opslaan van bestanden. De eerste is Sharepoint, de tweede is OneDrive. OneDrive is de ‘Dropbox’-invulling van Microsoft, terwijl Sharepoint meer is bedoeld als centrale plek om informatie te delen. Over het gemak en de gebruiksvriendelijkheid van Sharepoint zijn de meningen verdeeld. Ook werkt het niet goed samen met MacBooks van Apple (zie bijvoorbeeld de ervaringen van onze klant PixelX). Het is wel de oplossing die geïntegreerd is in de Microsoft 365 omgeving.
Sharepoint wordt vooral in-house gebruikt. Microsoft biedt als storage-oplossing in de cloud ‘OneDrive’. Deze zit in dezelfde lijn als Dropbox en Google Drive. Het is een ‘harddisk’ in de cloud die je via een lokale client kunt koppelen aan je desktop.
Niet alleen in naam, maar ook in functie lijken deze twee applicaties behoorlijk op elkaar. Er zijn slechts een paar kleine verschillen te ontdekken.
Beide hebben een lokale interface en een webinterface, mobiele apps en de mogelijkheid om bestanden via deelbare links met andere mensen te delen. In de kern is iedere Drive een ‘harddisk op het internet’ die gekoppeld wordt aan je computer, met als doel om bestanden op te slaan. Veel spannender dan dat wordt het niet.
Er is op een ander vlak wel een verschil tussen de opslagoplossingen van Microsoft en Google. Google biedt namelijk unlimited storage versus Microsoft met 1 TB per user. Je moet voor de unlimited storage van Google wel aan twee voorwaarden voldoen:
Deze optie wordt niet geboden door Microsoft OneDrive of Sharepoint.
Beide opslagoplossingen hebben een file-server die de traditionele lokale fileserver vervang, beide kunnen ook als een ‘harde schijf’ met een letter gekoppeld worden en beide zijn webbased te benaderen. Wel zijn er verschillen in gebruiksgemak, zoals de geoptimaliseerde zoekfunctie van Google Drive.
Microsoft heeft drie oplossingen voor video-meetings:
Microsoft Skype
Google Meet
Skype is bij de meeste mensen wel bekend. Het heeft voor de grote doorbraak gezorgd in het videobellen. Een aantal jaar geleden is Skype gekocht door Microsoft, waarna het is opgenomen in de office-omgeving.
Deze versie van Skype is alleen voor Office 365 Premium beschikbaar. De komende tijd zal Skype uitgefaseerd worden door Microsoft en wordt vervangen door Microsoft Teams. Om gebruik te maken van Skype moeten alle deelnemers de applicatie geïnstalleerd hebben, daarnaast heeft iedereen een Skype-account nodig.
Het andere pakket van Microsoft om te videovergaderen is Microsoft Teams. Hiermee kun je vanuit de chat een videovergadering opzetten.
De videovergadertool van Google heet Meet. Deze tool is in alle versies van Google Workspace inbegrepen. Daarnaast kun je een videovergadering ook opnemen of automatisch laten ondertitelen.
Om deel te nemen aan een Meet heb je alleen een webbrowser nodig. Een Google-account is niet noodzakelijk.
Omdat niet iedereen met hetzelfde office-pakket werkt, komt het voor dat je vanuit Google Workspace met een Microsoft 365-document moet werken of andersom. Hoe dit werkt leggen wij hieronder uit.
Bestanden die gemaakt zijn in Microsoft 365 kunnen bewerkt worden in de online editor van Google Workspace. Dit geldt voor zowel Word, Excel als Powerpoint. Hier hoef je dus niets voor te downloaden of te installeren. Heel gemakkelijk dus!
Er zijn twee manieren om Google Documenten om te zetten naar Microsoft Word-documenten. De eerste manier is dat je een Google Document opslaat als een Word-document. Op deze manier maak je een permanent Word-bestand van je Google Document. Als dit document dan bewerkt terugkomt, heb je dus twee versies van hetzelfde document. Precies zoals dat nu ook gaat met Microsoft Office-documenten. Wees hier voorzichtig mee, want het jongleren met verschillende versies gaat vaak verkeerd.
Een tweede, wellicht handigere, manier is dat je het webbased Google Document eenvoudigweg deelt met de ontvanger. Je kunt Google Documenten namelijk met iedereen delen. De ontvanger heeft geen Google-pakket nodig om het gedeelde document te kunnen inzien, bewerken of uit te printen, maar heeft alleen toegang nodig.
Het is belangrijk dat je een nieuwe office-omgeving uitgebreid test voordat je een beslissing neemt. Het pakket moet je ondersteunen in de dagelijkse gang van zaken, en moet klaar zijn voor de toekomst. Een proefperiode of een testomgeving geeft je hiervan het beste beeld. Gelukkig kun je beide pakketten eenvoudig testen.
Een Proof of Concept (POC) gebruik je als je de twee pakketten in je eigen omgeving wilt testen. Met een POC wordt een zakelijk account aangemaakt waarop meerdere mensen kunnen inloggen. Met de POC kun je bijvoorbeeld ook koppelingen naar de applicaties testen die binnen jouw organisatie gebruikt worden. Je creëert als het ware een separaat eiland waarin je alle testen kunt uitvoeren die je wilt, zonder dat de dagelijkse operatie hierdoor verstoord wordt.
De mogelijke stap hierna is een pilot omgeving waarbij een deel van de organisatie met Office 365 of met Google Workspace werkt, en de meerderheid nog met de oude oplossing blijft werken. Een pilot omgeving wordt in de regel toegepast bij bedrijven met meer dan 100 medewerkers om te ontdekken hoe alles in de ‘echte omgeving’ verloopt als er van de nieuwe oplossing gebruik gemaakt wordt.
Ga naar outlook.com en log in met je Microsoft-, Outlook- of Hotmail-account. Als je deze nog niet hebt, dan kun je deze eenvoudig aanmaken. Nadat je ingelogd bent, zie je in de OWA (Outlook Web Access) de online versie van Outlook. Met de 9 puntjes linksboven kun je vervolgens naar de andere office-toepassingen gaan. Hier kun je overigens alleen de online applicaties testen. Om de desktopprogramma’s van Word, Excel en Powerpoint te testen, kun je het beste een proefaccount Office 365 aanmaken en deze op een Windows- of een Apple-computer installeren.
Om Google Workspace te proberen moet je ongeveer dezelfde stappen ondernemen. Je gaat in dit geval naar je gmail.com en logt in. Als je een Android-telefoon hebt dan heb je sowieso al een Google account waarmee je de omgeving kunt testen. Het menu rechts bovenin fungeert als navigatie tussen de verschillende office-applicaties, zodat je kunt kijken naar de tekstverwerker, het spreadsheet- en de presentatieprogramma. Aangezien alle Google apps volledig webbased zijn, hoef je niets te installeren.
Deze vraag wordt steeds belangrijker. Vrijwel iedereen kent de verhalen van bedrijven, scholen of particulieren die gehackt zijn en waarbij hun data gegijzeld werd in ruil voor bitcoins. Qua veiligheid zit er wel een verschil tussen Office 365 en Google Workspace. In Windows worden nog wel eens veiligheidsrisico’s ontdekt (er is in de loop der jaren veel aan geknutseld); Google Workspace is nagenoeg immuun voor ransomware. In Windows moeten alle applicaties beveiligd worden; in Workspace hoeft alleen de toegang tot internet beveiligd te worden.
Het inrichten van veiligheid kan op verschillende manieren aangepakt worden. Een uitgangspunt is als volgt:
Tegenwoordig gaat iedereen ervan uit dat alles ‘gewoon’ werkt. Maar niet zo heel lang geleden, toen ieder bedrijf nog zijn eigen serverpark had, was dat minder vanzelfsprekend. En volgens de wet van Murphy knalt een systeem er alleen uit nét voordat je die belangrijke presentatie hebt of die belangrijke e-mail wilt versturen.
Het goede nieuws is dat in algemene zin de clouddiensten van de grote aanbieders veel stabieler zijn dan de servers die een organisatie in eigen beheer heeft. Op de website allestoringen.nl kun je precies zien wanneer er voor het laatst storingen zijn opgetreden.
Het is tegenwoordig echter een heel stuk lastiger om alles up and running te houden in vergelijking met 15 jaar geleden. De hoeveelheid apparaten die zijn aangesloten op de gemiddelde IT-omgeving en de toegenomen afhankelijkheid van de omgeving, schroeft de druk aanzienlijk omhoog.
En soms conflicteren applicaties met elkaar zonder dat iemand weet waarom, zoals het geval was bij een van onze klanten.
De bottle neck is vaak de internetverbinding. Daarbij stellen wij nog wel eens de vraag aan onze klanten: ‘wanneer was de laatste keer dat het internet niet werkte?’. In het zeldzame geval dat de wifi eruit ligt, is het tegenwoordig heel eenvoudig om verder te werken via de hotspot van je telefoon totdat de problemen verholpen zijn.
Met privacy wordt ongewenste toegang tot je persoonlijke informatie bedoeld. Kort gezegd: iemand heeft beschikking tot jouw bestanden of informatie. Zowel Microsoft als Google hebben natuurlijk veel aandacht aan het onderwerp privacy geschonken. Mede ingegeven door de steeds strengere eisen van overkoepelende regelgeving zoals die binnen de EU.
Microsoft heeft zijn privacy geregeld in de SLA van het product. Deze is te vinden op de Microsoft-website. Deze SLA heeft betrekking op de zakelijke suite van Microsoft, de Office 365-varianten.
Wanneer een bedrijf zijn eigen Microsoft servers beheert of laat beheren, dan geldt op het gebied van de privacy nog een toevoeging ten opzichte van deze SLA. Het is namelijk technisch mogelijk bij lokale of uitbestede servers (private cloud) dat een system administrator zich toegang verschaft tot een e-mailbox of een bestandsfolder zonder dat daarvoor de toestemming nodig is van de eindgebruiker. De eindgebruiker wordt hier ook niet van op de hoogte gesteld. In de praktijk gebeurt dit vanuit ‘gebruiksgemak’ regelmatig, terwijl de (externe) zich hiermee op ontzettend glad ijs begeeft.
Google heeft twee verschillende typen accounts: een privé-account (Gmail) en een zakelijk account (Google Workspace). De inrichting van de privacy van deze twee is niet hetzelfde, de security wel.
Als iets gratis is, zoals Gmail, dan ligt er een ander verdienmodel aan ten grondslag. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor Facebook of Outlook / Hotmail: het gebruik is gratis, maar je betaalt wel indirect door bepaalde data en gegevens te verschaffen.
Nu is het niet zo dat er bij Google mensen in je e-mail zitten, maar wel dat algoritmen je e-mail indexeren. Dat doen ze zodat jij alles sneller kunt vinden, maar ook om je op maat gemaakte advertenties te tonen. En dat laatste valt onder ‘privacy’.
Wanneer je dit onprettig vindt, dan kun je ook als privépersoon overstappen naar de zakelijke variant van Gmail: Google Workspace. Google maakt namelijk geen onderscheid tussen een Workspace-account met 1 gebruiker of met 10.000 gebruikers. Je hebt dezelfde SLA en dezelfde privacy.
Dus of je nu Randstad, Boeing of Presis bent; je hebt allemaal hetzelfde product met dezelfde privacy, security en dienstverlening. Jouw data staan op dezelfde servers als waarop PwC de jaarrekeningen van zijn klanten bewaart. Superveilig dus.
Het is goed om te kijken naar hoe andere bedrijven hun office-omgeving hebben ingericht. Waar organisaties vroeger massaal met Microsoft Office werkten, zien we nu een duidelijke trendbreuk. Met name bedrijven in de top van hun branche, de koplopers, zijn in veel gevallen naar Google Workspace gemigreerd. In Amerika zit 70% van de Forbes 500 bedrijven al op Google Workspace.
Nederland is hierin wat behoudender, maar ook in ons land is er verandering gaande. Bekende voorbeelden van bedrijven die op Google Workspace zitten zijn Pon, de politie, KLM, Coolblue, Randstad, ING en PwC.
Wat voorbeelden van grote namen in het buitenland zijn:
Allemaal organisaties met meer dan 10.000 Workspace-accounts. In het geval van Colgate-Palmolive hebben ze na een soepele overstap naar Google Workspace nu 57.000 uur aan Meet-videosessies per maand.
Wel zit de meerderheid van bedrijven nog steeds op Microsoft. Vele hiervan ontdekken wel de voordelen van webbased werken en gaan gestaag over van eigen servers naar Microsoft Office 365. Vooral het ‘vertrouwde’ gevoel is hierbij belangrijk, maar het is niet meer zo vanzelfsprekend als vroeger om automatisch voor de laatste Microsoft Office desktopversie te kiezen.
In het IT-landschap zien we een aantal trends die de komende 20 jaar belangrijk worden. Als succesvol bedrijf is het natuurlijk belangrijk om een helder toekomstbeeld te schetsen, en te kijken of je nieuwe office-omgeving je hierbij ondersteunt. Los van de keus voor Office 365 of Google Workspace zijn er overkoepelende thema’s, die we hieronder toelichten.
De eerste trend is dat de zakelijke wereld het privégedrag navolgt. De voornaamste manier van privécommunicatie is verschoven van e-mail naar chat-platformen zoals WhatsApp en Messenger. Ook zakelijk zijn de chatprogramma’s sterk in opkomst, omdat de communicatie dan sneller, efficiënter en informeler verloopt.
Een tweede trend is dat steeds meer applicaties webbased worden, ook gamen en videobellen gebeurt steeds meer online. De verwachting is dat de desktop zijn langste tijd gehad heeft en stap voor stap vervangen wordt door webbased-applicaties.
Een derde trend is dat de applicaties steeds eenvoudiger worden in gebruik. En deze trend wordt ook versterkt door het gebruik van Machine Learning (ML) en Artificial Intelligence (AI) of Kunstmatige intelligentie. Waar je vroeger drie dagen op cursus moest om een nieuwe applicatie te leren kennen, is dit in veel gevallen teruggebracht tot een (automatische) onboarding van hooguit 1 of 2 uur. In algemene zin zien we dus dat de nieuwe generatie software gemakkelijker in het gebruik is dan ooit tevoren.
Waar er vroeger iedere drie jaar een nieuw Officepakket uitkwam (Office 2010, Office 2013, Office 2017) worden er nu maandelijks nieuwe functies aan de bestaande applicaties toegevoegd. Wat twee maanden geleden nog niet kon, kan nu gemakkelijk zonder dat daarvoor een nieuw pakket geïnstalleerd hoeft te worden. Google voert iedere maand zo’n 20 wijzigingen of toevoegingen in Workspace door, die je automatisch ziet als je inlogt. Een overzicht van de wijzigingen publiceren wij maandelijks op onze website.
We doen steeds meer met de telefoon en de tablet. Het is daarmee van belang dat het officepakket naadloos en probleemloos werkt op alle vormen van draagbare apparaten. De naadloze integratie hiermee is vooral belangrijk in flexibele bedrijfsculturen en werkomgevingen, denk aan thuiswerken.
We werken steeds vaker samen, maar zitten steeds minder op hetzelfde kantoor. In de toekomst is de vrijheid om altijd en overal te kunnen werken steeds meer van belang. Het is aan het bedrijf om dit te faciliteren op een manier die als toegankelijk en prettig ervaren wordt.
Een ander onderwerp van belang voor succesvolle bedrijven is de schaalbaarheid van de gekozen oplossing. Je IT-omgeving moet een explosieve bedrijfsgroei kunnen bijhouden. Daarnaast kun je ook te maken krijgen met piekbelastingen die je moet kunnen opvangen. Flexibiliteit en schaalbaarheid zijn belangrijk in de keuze voor een passende office-omgeving.
Het grootste voordeel voor medewerkers is dat de nieuwe ontwikkelingen het digitale leven makkelijker maken. Moest je in de jaren ‘80 en ‘90 nog een training van meerdere dagen volgen, tegenwoordig ben je met een online workshop binnen twee uur op weg geholpen om aan de nieuwe situatie gewend te zijn en helpt de software je steeds meer door routinetaken voor je uit te voeren. Zo kan AI bijvoorbeeld automatisch een verslag maken van je online meeting. Dat scheelt jou een hoop werk. Bovendien werkt de software intuïtief en is deze steeds meer taakgericht, waardoor het werken met de software alleen maar makkelijker wordt.
Hou een app simpel!
Als er geen systemen (servers) meer zijn om te beheren, wat gaan systeembeheerders dan nog doen? Onze ervaring is dat de rol van systeembeheerder inhoudelijk verandert.
De systeembeheerder wordt niet overbodig, maar het takenpakket van een systeembeheerder verschuift. In het verleden was een systeembeheerder veel tijd kwijt aan routinematig werk en het onderhouden van lokale systemen en werkstations. Nu is het van belang de juiste cloud-applicaties te kiezen.
Zo moeten nieuwe cloud-applicaties met elkaar kunnen communiceren, ze moeten voldoen aan de AVG/GDPR en de leveringszekerheid moet gegarandeerd zijn. De vernieuwde rol van een systeembeheerder gaat hiermee de richting van een Application Broker op. Iemand die de juiste strategische keuzen maakt, zodat webapplicaties het beste aansluiten bij de bedrijfsvoering.
Microsoft 365 heeft een beheeromgeving die gebaseerd op de traditionele beheeromgeving van een desktoppakket. Het voordeel hiervan is dat de beheerders vrij eenvoudig de overstap kunnen maken van de traditionele eigen servers naar de Microsoft 365-omgeving.
Het uitgangspunt van Google Workspace is dat het IT-beheer niet per se gecentraliseerd moet zijn. Iedereen moet zijn eigen IT kunnen snappen en beheren. Je hoeft dan niet voor elk wissewasje naar de systeembeheerder, maar doet het gewoon zelf.
Hiertoe kent Google ten eerste ‘beheerrollen’; rechten waarmee elke gebruiker de rol van ‘beheerder’ kan krijgen, waarmee die persoon extra functionaliteiten krijgt.
Ten tweede heeft Google de beheeromgeving zo toegankelijk gemaakt voor onderhouds- en uitbreidingstaken. Hierdoor kunnen veel meer mensen het (gedeeltelijk) beheer van een Workspace-omgeving zelf uit te voeren. Uiteraard is de toegang tot de beheeromgeving zeer nauwkeurig in te stellen.
Een belangrijk onderdeel van iedere vergelijking is het verschil in kosten. Zowel Microsoft als Google hebben drie versies van hun office-omgevingen om zo goed aan te kunnen sluiten op de uiteenlopende behoeftes van bedrijven.
| Microsoft 365 Business Essentials | Microsoft 365 Business | Microsoft 365 Business Premium |
| € 4,20 per maand (bij een jaarabonnement)
€ 5,10 bij maandelijks |
€ 8,80 per maand (bij een jaarabonnement
€ 10,60 bij maandelijks |
€ 10,50 per maand (bij een jaarabonnement
€ 12,60 bij maandelijks |
| Webapps
Geen Word, Excel en Powerpoint Geen Teams E-mail server 1TB opslag |
Webapps
Word, Excel en Powerpoint Geen Teams Geen E-mail server 1TB opslag |
Webapps
Word, Excel en Powerpoint Teams E-mail server 1TB opslag |
| Google Workspace Basis | Google Workspace Business | Google Workspace Enterprise |
| € 5,20 per maand
Bij maandelijks en bij jaarlijks |
€ 10,40 per maand
Bij maandelijks en bij jaarlijks |
€ 23 per maand
Bij maandelijks en bij jaarlijks |
| 30GB Storage per user | Unlimited Storage
Drive Teams |
Unlimited Storage
Enterprise auditing |
De twee meest verkochte versies van de twee aanbieders zijn:
Wanneer je voor Microsoft kiest, krijg je een product waarmee je vertrouwd bent. Microsoft houdt nog wel sterk vast aan de desktop, dus wanneer je kiest voor Microsoft zul je in de regel ook met een desktop moeten werken en deze moeten onderhouden. Houd ook rekening met oude applicaties die je eventueel wilt integreren in de Office Suite.
Het office-pakket van Microsoft is vertrouwd, maar wel wat duurder in gebruik en onderhoud.
Blijf dus op Microsoft wanneer je niet van je desktop-bedrijfsstructuur durft of wilt afstappen, of wanneer je afhankelijk bent van externe applicaties. In dit laatste geval is het wellicht technisch niet eens mogelijk om een overstap te maken.
Wanneer de uitgangspunten van Google (gezamenlijk werken, delen, gemak en snelheid) bij je bedrijf passen, is dit vermoedelijk de betere keuze. Google richt zich op flexibele bedrijven die graag gebruik willen maken van de nieuwste ontwikkelingen.
Een nadeel bij de overstap naar Google is dat het voor sommige mensen wennen zal zijn. Het is allemaal net iets anders en veranderen kost wat tijd. Een korte training kan je een goed beeld geven van wat er allemaal mogelijk is, en maakt mensen enthousiast om mee te gaan in de verandering (zie het verhaal van onze klant Raadhuis).
Een voordeel is dat je meelift op de innovatie van Google en dat de omgeving goed aansluit bij de nieuwe manier van denken en werken.
Wanneer je bedrijfsgroei voorziet, flexibiliteit en productiviteit topprioriteiten zijn en je daarbij ook wilt profiteren van het digitaal samenwerken, dan past Google Workspace het best bij je bedrijfsbehoefte.
Ieder bedrijf is uniek, daardoor is het niet mogelijk om een algemeen advies te geven. Wat wel voor ieder bedrijf hetzelfde is, is dat de ene keuze beter bij het bedrijf past dan de andere keuze. De valkuil is om ‘automatisch’ te kiezen voor dat wat je gewend bent. Als je dat zou doen, dan had iedereen in je bedrijf nu met de nieuwste Blackberry rondgelopen. Een goed toestel, maar tegenwoordig vragen we hele andere dingen van een telefoon.
Uiteindelijk is de beste keuze voor jou de keuze die het beste aansluit bij de verwachte toekomst. Zo ben je helemaal gereed voor wat er in het verschiet ligt.
© Presis 2024 | Cookies | Voorwaarden | Privacy Statement
